Нормативно правовая база управления документами

Делопроизводство и документооборот на предприятии

Н.А. Храмцовская ведущий эксперт компании ЭОС по управлению документацией, член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Создадим свое законодательство?!

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ (далее по тексту — Федеральный закон) главным образом решает вопросы, связанные с разграничением федеральной, региональной и муниципальной собственности на архивы и разделением прав и обязанностей в области архивного дела. Его принятие поставило перед субъектами Российской Федерации задачу приведения своего законодательства в соответствие с федеральным.

Есть целый ряд причин, по которым регионы со своей стороны заинтересованы в разработке соответствующих нормативно-правовых актов:

📌 Реклама Отключить

  • Во-первых, Федеральный закон ограничивается выделением федеральной собственности. Есть возможность продолжить «раздел имущества», а речь идет о немалых материальных ценностях. Безусловно, это главная причина, по которой регионы очень серьезно относятся к возможности создания своего «архивного» законодательства;
  • Во-вторых, управление государством осуществляется посредством документов. Контроль над архивами, над доступом к информации означает контроль над деятельностью государственных органов и тем самым дает власть. Не меньшую ценность представляет собой и инфраструктура архивных учреждений (здания, территория и т.д.);
  • В-третьих, новое законодательство значительно расширит возможности для зарабатывания денег архивными учреждениями.

Многие субъекты федерации серьезно и неформально относятся к разработке законов и нормативных актов, стараясь отразить в них свое понимание вопросов управления архивным делом. Хватает, однако, и тех, кто просто переписывает федеральные нормы. В связи с этим руководство Росархива в декабре 2004 года высказало свою точку зрения на вопрос о разработке регионального архивного законодательства. 📌 Реклама Отключить Мнение

Из выступления заместителя руководителя Росархива А.Н. Артизова «О реализации Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» 2 декабря 2004 г. на учредительном заседании Совета по архивному делу

Какими могли бы быть форма и содержание правового акта субъекта Российской Федерации? Из некоторых регионов к нам уже поступили сообщения, что попытки дословного переписывания федерального закона оказались безрезультатными, встретив негативную оценку юристов. В самом деле, зачем нужен акт субъекта, на 90% повторяющий федеральный закон прямого действия?

…Ни в коем случае не надо слепо копировать новый федеральный закон. Его нормы о сохранности, учете, комплектовании и использовании архивных документов, а также об обязанностях организаций и граждан в вопросах архивного дела не нуждаются в повторении. Эти нормы имеют, подчеркиваю, прямое действие на территории всей нашей страны. Лучше пойти по другому пути — внесения изменений и дополнений в действующие законы субъектов Российской Федерации об Архивных фондах субъектов Российской Федерации и архивах, изъять из них те нормы, которые противоречат новому федеральному закону, и напротив, сохранить оправдавшие себя на практике положения, дополнить их при необходимости не противоречащими федеральному закону новациями.

…Конкретная практика нормотворчества в регионах уже в ближайшее время покажет, какими будут новые законы и положения об Архивных фондах субъектов Российской Федерации и архивах.

С одной стороны, имеющаяся у регионов возможность принимать собственное законодательство может оказаться полезной для развития архивного дела. В тех из них, где руководство понимает важность развития архивного дела, в том числе для решения острых экономических и социальных вопросов, появляется возможность наладить ее лучше, чем в среднем по стране. 📌 Реклама Отключить

Однако, региональная архивная деятельность теперь полностью выведена из-под контроля федерального центра, что значительно затрудняет организацию сотрудничества и взаимодействия — как межрегионального, так и с федеральным центром.

Кроме того, уже сейчас возникают проблемы с организацией архивного хранения документов предприятий и организаций федерального подчинения, находящихся в регионах.

Начинающийся разнобой в региональном законодательстве в области архивной деятельности таит в себе немалые опасности. Различия в законах, в практике ведения архивных документов осложняют обеспечение сохранности архивного фонда нашего государства, появляется угроза утраты, при определенных обстоятельствах, исторического наследия страны. При этом могут пострадать интересы как граждан, так и юридических лиц.

📌 Реклама Отключить

Эти проблемы прекрасно видит и руководство Росархива. К сожалению, его полномочия в настоящее время значительно сокращены и урезаны. Федеральное архивное агентство не может напрямую контролировать разработку нормативных актов «на местах», и предлагает лишь услуги по рецензированию регионального законодательства.

Мнение

Из выступления руководителя Федерального архивного агентства В.П. Козлова 28 февраля 2005 года на коллегии Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации

…Нельзя допустить, чтобы в одном субъекте федерации существовали свои правила использования архивных документов и доступа к ним, а в другом субъекте — иные. Государственные, муниципальные, ведомственные архивы как нервная система государства, пусть даже и периферийная, должны действовать по единым правилам.

В настоящее время в ряде регионов уже приняты новые законы об архивном деле. Разработка законодательства идет очень активно, и, возможно, к концу года в большинстве субъектов Российской Федерации будет свой нормативно-правовой акт, регулирующий архивную деятельность. Поэтому именно сейчас интересно проанализировать, как в регионах решаются вопросы управления архивным делом, какие новые нормы вводятся, и насколько велики различия в законодательстве. 📌 Реклама Отключить

В процессе подготовки данной статьи были использованы 10 законов и проектов законов на различных стадиях разработки, доступных на 1 августа 2005 года. Это достаточно репрезентативная выборка, анализ которой позволяет выявить тенденции развития регионального архивного законодательства. В нее входят:

  • Проект закона Иркутской области «Об архивном деле в Иркутской области» от 23 мая 2005;
  • Закон Кировской области «Об архивном деле в Кировской области», принятый Законодательным Собранием Кировской области 24 февраля 2005 года;
  • Закон Московской области «Об Архивном фонде Московской области и архивах» в редакции Закона Московской области от 28.02.2005 № 73/2005-ОЗ;
  • Закон Новгородской области «Об архивном деле в Новгородской области», принятый областной Думой 2 марта 2005 года;
  • Закон Самарской области «Об архивном деле в Самарской области», принятый Самарской Губернской Думой 26 апреля 2005 года;
  • Проект закона «Об архивном деле в Свердловской области», принятый в первом чтении 25 января 2005 года Свердловской областной Думой;
  • Закон Удмуртской Республики «Об архивном деле в Удмуртской Республике», принятый Государственным Советом Удмуртской Республики 15 июня 2005 года;
  • Проект закона Хабаровского края «Об Архивном фонде Хабаровского края и архивах», принятый в первом чтении Законодательной Думой Хабаровского края 25 мая 2005 года;
  • Закон Ханты-Мансийского автономного округа — Югры «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе — Югре», принятый Думой Ханты-Мансийского автономного округа — Югры 24 мая 2005 года;
  • Закон Ярославской области «Об архивном деле в Ярославской области», принятый Государственной Думой Ярославской области 24 мая 2005 года.

Основные понятия в региональном законодательстве

К вопросам терминологии в регионах подошли по-разному, см. Таблицу 1. Кое-где законы вообще не содержат определений терминов (Иркутская область и Ханты-Мансийский Автономный округ) или же стоит ссылка на федеральный закон (Ярославская область). 📌 Реклама Отключить

Таблица 1

Общее количество терминов, данных в законах об архивном деле

Всего в законодательстве субъектов Российской Федерации дано 32 различных термина. Из 19 определений понятий, приведенных в Федеральном законе, только одно — «депозитарное хранение документов Архивного Фонда Российской Федерации» — не было использовано в региональных законах ни разу. Из общего числа терминов, включенных в региональное законодательство, три четверти заимствованы из Федерального закона. При этом определение «архивного дела» дано в половине законодательных актов, а термины «архивный фонд», «государственный архив», «документ Архивного фонда» приведены в 40% соответствующих законов. 📌 Реклама Отключить

В законодательстве регионов даны определения:

  • четырех различных видов архивных фондов (для сравнения: в Федеральном законе — два вида);
  • 6 видов архивов (в Федеральном законе — 3);
  • 7 видов документов (в Федеральном законе — 5);
  • 5 видов хранения архивных документов (в Федеральном законе — 4).

Определения, данные в региональных нормативно-правовых актах, в ряде случаев существенно отличаются как от определений Федерального законодательства, так и от своих региональных собратьев. Пример 1

В законе Свердловской области дана более широкая трактовка термина «постоянное хранение архивных документов», отражающая понимание региональными органами государственной власти того факта, что постоянно могут храниться не только документы Архивного фонда (т.е. либо прошедшие экспертизу ценности и по ее итогам отнесенные к Архивному Фонду, либо перечисленные в соответствующих перечнях с указанием срока хранения «постоянно»), но и другие документы, представляющие интерес для организации. См. статью 2 Проекта закона «Об архивном деле в Свердловской области»

📌 Реклама Отключить Пример 2

Закон Самарской области, напротив, относит к документам постоянного срока хранения только (ст.3 п.2) «документы, отнесенные в установленном порядке к составу архивного фонда Самарской области и подлежащие постоянному сроку хранения в государственных архивах Самарской области». При такой трактовке сокращается документальный массив, который можно отнести к категории «постоянного срока хранения». Из него исключаются документы почти всех коммерческих и негосударственных организаций, поскольку подавляющее большинство этих организаций не являются источниками комплектования архивного фонда!

Всего в региональных законах введено 17 дополнительных терминов (примерно половина их общего числа). Только один термин используется более или менее массово — в половине законов, и, что не удивительно, это определение архивного фонда региона. Остальные 16 терминов встречаются только по одному разу. Мы приведем выдержки из нескольких законов, подтверждающие сказанное. 📌 Реклама Отключить

Фрагмент документа

Закон Хабаровского края «Об Архивном фонде Хабаровского края и архивах». Статья 1 «Основные понятия, используемые в настоящем законе»

5) архивный фонд поселения — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, образующихся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (далее — муниципальные организации), расположенных на территории поселения, а также иных архивных документов, приобретенных в муниципальную собственность на законном основании, подлежащих передаче на хранение в муниципальный архив;

6) документы личного происхождения — архивные документы, образовавшиеся в деятельности лица, семьи, рода.

Фрагмент документа

📌 Реклама Отключить

Закон Самарской области «Об архивном деле в Самарской области».
Статья 3 «Основные понятия, применяемые в настоящем Законе»

3) экспертно-проверочная комиссия — коллегиальный орган, созданный для рассмотрения научно-методических и практических вопросов, связанных с определением состава документов архивного фонда Самарской области, экспертизой ценности документов и комплектованием ими государственных и муниципальных архивов;

4) межведомственная экспертная комиссия по рассекречиванию документов архивного фонда Самарской области — коллегиальный орган, созданный Правительством Самарской области с целью подготовки и проведения комплекса работ по рассекречиванию документов.

Фрагмент документа

Закон Новгородской области «Об архивном деле в Новгородской области»
Статья 3 «Основные понятия»

📌 Реклама Отключить

— орган управления архивным делом в Новгородской области — уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела;

— муниципальный архив документов по личному составу — структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа области или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов социального правового характера;

— государственный реестр уникальных документов Архивного фонда области — систематический перечень уникальных документов Архивного фонда области, создаваемый в целях обеспечения контроля за их сохранностью и информирования пользователей.

Слишком много внимания уделено в Федеральном законе вопросам раздела имущества. Возможно, это и послужило причиной того, что в региональном законодательстве появилось так много дополнительных терминов, поскольку регионы заинтересованы не только в разделе имущества, но и в организации нормального функционирования архивной отрасли.

📌 Реклама Отключить

Таким образом, различия в законодательстве регионов появляются уже на этапе определения терминологии. В принципе, расширение терминологической базы архивного дела в законодательстве можно было бы только приветствовать, если бы оно происходило централизовано и/или согласованно. «Разброд и шатания» в терминологии никогда не приводили ни к чему хорошему, и они не способствуют взаимопониманию при обсуждении важных вопросов, касающихся сохранения исторического наследия нашей страны.

Полномочия в области архивного дела

Во всех региональных законах подробно говорится о распределении полномочий в области архивного дела на региональном (а кое-где — и на муниципальном) уровне. По важности тема распределения полномочий рассматривается наравне с вопросами собственности, например, как в Законе Ярославской области. 📌 Реклама Отключить

Руководство Росархива, говоря о региональном законодательстве в области архивного дела, предлагало рассмотреть в региональных законах несколько вопросов, которые не были затронуты Федеральным законом.

Мнение

Из выступления заместителя руководителя Росархива А.Н. Артизова 2 декабря 2004 г. на учредительном заседании Совета по архивному делу

Акты субъектов Российской Федерации вправе регулировать также такие отсутствующие в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» вопросы, как:

  • процедура (порядок) передачи в собственность Российской Федерации, других субъектов и муниципальных образований архивных документов, находящихся в собственности субъекта Российской Федерации (здесь могут указываться конкретный орган власти, принимающий такое решение, инициатор представления о передаче, сроки рассмотрения этого представления и т.п.);
  • компетенция органов представительной и исполнительной власти субъекта федерации в вопросах реализации государственной политики в архивном деле;
  • особенности правового положения архивистов и архивных служб регионов (если таковые имеются), в том числе вопросы закрепления сети региональных архивных учреждений;
  • вопросы финансового и материально-технического обеспечения деятельности архивов субъекта федерации.

Определение полномочий органов государственной власти регионов стало одной из главных целей регионального законодательства. В Таблице 2 приведены данные о том, каким органам власти предоставляются полномочия в области архивного дела в соответствии с региональным законодательством. 📌 Реклама Отключить

Все законодательные акты в большей или меньшей степени подробности определяют полномочия различных ветвей законодательной и исполнительной власти. Подавляющее большинство регионов (80%) считает вопрос заслуживающим внимания законодательных органов, а 30% считают эту сферу деятельности настолько важной, что в управление архивным делом включаются губернаторы регионов. Все регионы, разделившие в законодательстве полномочия различных ветвей государственной власти, предоставили соответствующие полномочия правительству (администрации).

Статья 16 Федерального закона обязывает региональные органы государственной власти следить за соблюдением законодательства об архивном деле.

Таблица 2

Органы власти регионов, которым предоставлены полномочия в сфере архивного дела

📌 Реклама Отключить

Любопытно, что из регионов, предоставивших своим законодательным органам право принятия законодательства в области архивного дела, только 62% позаботились о полномочиях контроля за их соблюдением, и еще меньше — 50% — закрепили необходимость законодательного выделения бюджетных средств на содержание архивов и развитие архивного дела.

В тех регионах, где полномочия были предоставлены губернаторам, в их обязанности входит:

  • определение приоритетов финансирования и основных направлений социально-экономической политики (Свердловская и Ярославская области);
  • организация принятия и исполнения областных законов (Свердловская область) и нормативных актов, регулирующих деятельность архивной отрасли (Хабаровский край, Ярославская область);
  • принятие решений о передаче архивных документов (Свердловская область).

Из регионов, в законодательстве которых детализированы полномочия администрации (правительства), большинство (свыше 80%) дали ей полномочия по проведению государственной политики в области архивного дела и право решать вопросы о передаче архивных документов. Менее половины (44%) дали ей право принимать нормативно-правовые акты региона и обязали ее следить за соблюдением этих актов и организовывать хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. 📌 Реклама Отключить

Хочется особо отметить регионы, где в полномочия администрации (правительства) включены вопросы установления мер социальной поддержки работников архивной отрасли (Самарская область и Хабаровский край) и вопросы использования информационных технологий в области архивного дела (Хабаровский край и Ханты-мансийский автономный округ).

Очень интересен вопрос о том, какие именно полномочия региональное законодательство закрепляет за «уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела», — особенно на фоне резкого сокращения полномочий Федерального архивного агентства.

Во многих регионах на «уполномоченный орган» смотрят как на структуру, определяющую политику в области архивного дела. Из числа регионов, подробно рассмотревших в своем законодательстве вопрос о полномочиях вышеназванного органа, большинство (свыше 80%) предоставили ему право контроля за соблюдением законодательства об архивном деле и/или нормативно-правых актов регионов, возложили на него организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов. Многие из этих регионов (60%) включают в обязанности этого органа проведение экспертизы ценности документов и включение документов в состав архивного фонда региона, а 40% — предоставили ему управление архивами и дали право обращаться в суды в случаях нарушения архивного законодательства. Интересно, что только 40% регионов включили в сферу компетенции «уполномоченного органа» подготовку заключения при передаче архивных документов в другие формы собственности.

📌 Реклама Отключить

Печально, но об ответственности «уполномоченного органа» за «организацию взаимодействия и обмена информацией в сфере архивного дела» сказано только в законе Свердловской области; за организацию «взаимодействия со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти» — только в законе Кировской области. Сейчас архивная отрасль переживает этап размежевания, и мало кто задумывается о сохранении связей с Росархивом.

Наблюдающееся в региональном законодательстве «разнообразие» в распределении полномочий может привести, прежде всего, к формированию в регионах существенно отличающихся друг от друга систем управления архивным делом. В конечном итоге под угрозу может быть поставлено обеспечение надлежащей сохранности архивных фондов как отдельных регионов, так и архивного фонда Российской Федерации в целом.

ВВЕДЕНИЕ

Архивы недостаточно собрать–не менее важно обеспечить их сохранность. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране связана с безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное отношение к документам. В настоящее время в организациях большинство архивных документов закреплены на бумажном носителе этим и обуславливается актуальность выбранной темы. Российскими специалистами проделана большая работа по улучшению условий хранения документов и созданию вновь оборудованных архивохранилищ. В различных хранилищах сконцентрированы весьма разнообразные по времени происхождения, содержанию, оформлению, технике и способу воспроизведения документы. К ним относятся древние и современные рукописные, печатные материалы в виде книг, отдельных государственных актов, планов, чертежей, рисунков и художественных репродукций, выполненных на различных сортах бумаги, коже и пергаменте, посредством использования различных красителей органического и неорганического происхождения.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКОЕ ОСНОВЫ НОРАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ

1.1. Основные понятия нормативно-методического обеспечения архивного хранения на предприятии

Архивы организаций подразделяются на:

1. передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение;

2. не передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение.

Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации» Федеральный закон от 22 октября 2004г. №125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, передающие свои документы на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования этих архивов. Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.

Федеральный закон устанавливает следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ в архивах организаций-источников комплектования до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

1. для документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций — 15 лет;

2. для документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации — 10 лет;

3. для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций — 5 лет;

4. для отдельных видов архивных документов:

а. записей актов гражданского состояния — 100 лет;

б. документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;

5. проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;

6. технологической и конструкторской документации — 20 лет;

7. патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет;

8. научной документации — 15 лет;

9. кино- и фотодокументов — 5 лет;

10. видео- и фонодокументов — 3 года.

Также стоит осветить основные задачи архива организации, которыми являются:

1. комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

2. учет и обеспечение сохранности документов;

3. создание научно-справочного аппарата к документам архива;

4. использование хранящихся в архиве документов;

5. подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов РФ.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

1. ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций — источников комплектования архива;

2. принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;

3. учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

4. создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

5. организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

6. проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

7. осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;

8. организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

9. оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

10. участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

11. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива.

Наряду с основными задачами и функциями архива организации, существуют и основные правила работы архивов организаций.

За последнее десятилетие, основными правилами работы архивов организаций являются:

1. работа с имеющимися правилами;

2. введение и использование новых разделов правил;

3. применение и использование данных правил в работе негосударственных организаций.

В настоящее время Федеральная архивная служба России ведет активную работу по созданию новой нормативно-методической базы архивного дела, пересмотру и отмене устаревших документов. В соответствии, с вышедшими в 2002 году «Основными правилами работы архивов организаций» необходимость разработки которых была обусловлена кардинальными изменениями в области экономики, реформированием управленческих структур, правовых основ архивного дела, а также широким внедрением в сферу управления новых информационных технологий.

Данные «Основные правила…» вышли взамен «Основных правил работы ведомственных архивов» 1987 года.

Разработчики «Основных правил работы архивов организаций» стремились сохранить преемственность с Правилами 1987 года, не изменяя без особой нужды положения старых Правил, которые и до настоящего времени не утратили практического значения. Это касается таких вопросов, как задачи и функции архивов, порядок подготовки и передачи дел и документов из подразделений организации в ее архив, условия и режим обеспечения физической сохранности документов, организация и проведение экспертизы ценности, отбора и передачи документов на постоянное государственное хранение.

В то же время содержание таких разделов, как «Учет документов в архиве», «Научно-справочный аппарат к документам архива», «Использование документов архива», определяются новым законодательством в области Информационного права и архивного дела, новыми нормативно-методическими документами, утвержденными Росархивом в этих компонентах архивного дела, а также необходимостью унификации положений и требований «Основных правил работы архивов организаций» с «Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации», также недавно вышедшими в свет.

В редакции Правил от 2002 г., учтен фактор широкого внедрения, в делопроизводство и архивное дело, современных информационных технологий, и в связи с этим, в них включены положения по учету, экспертизе ценности и передаче на государственное хранение электронных документов, а также имеется подраздел, определяющий основные требования к формированию и ведению научно-справочного аппарата к документам архива.

Правила освещают новые задачи, возникшие в работе архивов в настоящее время, такие как организация депозитарного хранения документов, выполнение архивами платных работ и услуг, требования к охранному режиму архивов. В раздел «Организация документов» в архиве включен новый подраздел «Организация документов по личному составу».

Данные Правила устанавливают комплекс положений, норм и требований, позволяющих на их основе выполнять архивами организаций все их функции по формированию архивного фонда организации, описанию и учету документов, обеспечению сохранности документов, их использованию в самой организации и по запросам иных пользователей, а также передаче упорядоченных документов постоянного хранения в государственные архивы.

Правила предназначены регламентировать работу архивов государственных организаций независимо от масштаба деятельности организаций, их места в управленческих структурах и объемов сохраняемой документации.

Во введении к Правилам говорится о том, что в негосударственных организациях их применение обязательно в том случае, если в архиве этой организации хранятся документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации (АФРФ), т. е. документы предшествующей государственной организации, на базе которой образовалась новая негосударственная организация.

1.2. Законодательная база нормативно-методического обеспечения архивного хранения на предприятии

Порядок архивного хранения документов в организации регламентируется:

1. Закон об архивном деле в Российской Федерации;

2. Основные правила работы архивов организаций;

3. Методические рекомендации по разработке инструкций;

4. Перечень типовых управленческих документов;

5. Перечень НТД 2007.

В данной курсовой работе были рассмотрены только основные нормативно-правовые акты регулирующие деятельность архивного отдела Новокаолинового горно-обогатительного комбината, в частности Погрузочно-транспортного цеха:

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации».

Статья 1 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» говорит, что закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Данное положение говорит о том, что закон распространяется на все организации, независимо от их организационно-правовой формы и на частных лиц — собственников архивных документов.

Закон определяет ряд ключевых архивных понятий:

1. архив;

2. архивный фонд;

3. архивный документ;

4. документы Архивного фонда Российской Федерации;

5. особо ценный документ;

6. уникальный документ;

7. документ по личному составу;

8. документ постоянного, длительного и временного срока хранения и другие архивные термины и понятия.

Закон разъясняет, что в Российской Федерации проводится единая государственная политика в области архивного дела (ст. 4, п. 1).

Закон разграничивает полномочия в области архивного дела между Российской Федерацией, субъектами Российской Федерации и муниципальными образованиями и устанавливает следующие виды собственности архивных документов:

1. федеральная собственность;

2. собственность субъектов Российской Федерации;

3. муниципальная;

4. частная.

К архивным документам, находящимся в частной собственности относятся следующие документы:

1. организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства (далее — негосударственные организации);

2. созданные гражданами или законно приобретенные ими.

Согласно закону, документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут отчуждаться или переходить от одного лица к другому в порядке универсального правопреемства либо иным способом. При этом правопреемник в тридцатидневный срок со дня отчуждения или перехода прав обязан уведомить о переходе к нему прав собственника соответствующий государственный, муниципальный архив, музей, библиотеку, научную организацию, включенную в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, с которыми прежний собственник заключил договор.

В главе 4 Закона раскрывается порядок хранения и учета архивных документов. В частности в статье 17 главы 4 говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также действующими перечнями документов.

Закон устанавливает порядок, обеспечивающий сохранность документов при реорганизации или ликвидации организаций:

1. при реорганизации государственных и муниципальных организаций, органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. При реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с Росархивом или органами Росархива в субъектах Российской Федерации.

2. при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

На основании Распоряжения Правительства Российской Федерации «Об обеспечении сохранности документов по личному составу» принято решение о том, что учредители вновь создаваемых юридических лиц должны включать в свои учредительные документы положения (статьи) об обеспечении учета и сохранности документов по личному составу и о своевременной передаче их на государственное хранение при ликвидации организации.

Закон Челябинской области «Об архивном деле в Челябинской области» регулирует отношения в сфере управления архивным делом в Челябинской области в интересах граждан, общества и государства.

Статья 4. Органы и учреждения, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов

На территории Челябинской области могут действовать:

1. государственные архивы и их филиалы;

2. структурные подразделения органов местного самоуправления муниципальных районов, городских округов, создаваемые для осуществления хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

3. муниципальные учреждения, создаваемые органами местного самоуправления для осуществления хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

4. иные организации и учреждения в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Статья 6. Включение архивных документов, находящихся на территории Челябинской области, в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Решение вопросов о включении документов, находящихся на территории Челябинской области, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется экспертно-проверочной комиссией органа исполнительной власти Челябинской области, уполномоченного в сфере архивного дела.

Методическим документом, на основании которого осуществляется хранение документов в архиве организации, являются «Основные правила работы архивов организаций».

Негосударственные организации, являющиеся собственниками документов, сами обеспечивают хранение создаваемых и поступающих к ним документов или передают их на хранение в государственный, муниципальный или иной архив на основании договора после проведения экспертизы ценности документов.

Независимо от того, является ли организация источником комплектования и передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив или является собственником своих документов и сама организует хранение документов, в организации должна проводиться экспертиза ценности документов в целях определения сроков хранения документов и их систематизации.

Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая Экспертная Комиссия (далее — ЭК). ЭК является совещательным органом при руководителе организации и организует свою работу на основании «Положения о постоянно действующей Экспертной Комиссии организации», утверждаемого руководителем и создаваемого на основании «Примерного положения», разработанного Росархивом. Основными функциями ЭК является согласование Номенклатуры дел организации и Описей дел, передаваемых на хранение в архив и Актов на выделения документов к уничтожению.

Основой систематизации документов в целях их последующего хранения в организации является Номенклатура дел. Номенклатура дел закрепляет состав дел, создаваемых в организации, и сроки их хранения. Нормативными документами, на основании которых устанавливаются сроки хранения документов, являются Перечни документов со сроками хранения.

При определении сроков хранения дел, включаемых в Номенклатуру дел организации, используются «Типовые перечни со сроками хранения» и отраслевые «Перечни…», разрабатываемые Федеральными министерствами и иными органами управления и организациями для организаций, входящих в их систему.

Для определения сроков хранения используются следующие Перечни:

1. Управленческой документации «Перечень типовых управленческих документов 2010 года»;

2. Научно-технической и производственной документации «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций 2007 г», устанавливающий сроки хранения документов научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций, применяемых в различных отраслях экономики.

В виду трудоёмкости и сложности (необходимости наличия у работника, выполняющего данную работу необходимых архивоведческих знаний и навыков) и, как правило, отсутствия в штате организации специалиста- архивариуса для подготовки и передачи документов и дел на хранение в архив организации желательно привлекать к исполнению данных работ специализированные архивные компании, обладающие необходимой квалификацией и опытом работы.

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.

Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 «О государственной тайне» и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне».

К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125 – ФЗ.

Конституция РФ

Постановление Правительства Российской Федерации от 07.04.2004 №177 «Вопросы Федерального архивного агентства» (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.05.2008 №406) // Собрание законодательства РФ, 12.04.2004, №15, ст. 1470.

Постановление Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 №290 «О Федеральном архивном агентстве» (в ред. Постановления Правительства РФ от 07.11.2008 №814) // Собрание законодательства РФ, 21.06.2004, №25, ст. 2572.

Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 // СПС «Консультант Плюс» — официально документ опубликован не был.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».

ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

ГОСТ Р 6.30-2005. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. М., 2008.

Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М., — 2008

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива) от 06.02.2002.

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558).

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 №1182).

Устав ООО «ВБ Сервис»

Номенклатура дел ООО «ВБ Сервис» на 2016 год

Анохина С.А., Кожушкова Н.В.Производственная практика по документоведению: методические рекомендации для студентов очного и заочного отделений, обучающихся по специальности 032001.65 (350800) «Документоведение и документационное обеспечение управления» / Магнитогорск: МаГУ, 2010. – 35 с.

Басаков М.И.Современное делопроизводство. — М. 2008.

Бурова, Е. Некоторые особенности составления и оформления номенклатуры дел / Е. Бурова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013. – № 2. – С. 38–46

Великанова С.С., Самарокова И.В., Кожушкова Н.В., Аракчеева З.В.Кадровое делопроизводство: учебное пособие / Москва, 2017.

Гладких, С.Р. Комментарий к законодательству о порядке хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях» / С.Р. Гладких // Право и экономика. – 2011. – № 6. – С. 24 – 26.

Иритикова В.С Оформление документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2012. — №12.- С.25-36.

Иритикова В.С. Как оформить переходящие дела? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014. – №11. – С.76-84.

Иритикова Вера Разработка номенклатуры дел: классика жанра

Кожушкова Н.В. Структура документа.Системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации: общие требования к составлению и оформлению. Электронное издание /. Магнитогорск, 2016.

Кожушкова Н.В., Коробков Ю.Д. Комплексный анализ организационно-распорядительного документ: формирование профессиональных компетенций документоведа// Документ.Архив. Современность: материалы IV Международной научно-практической конференции, посвященной 20-летию подготовки документоведов в Уральском федеральном университете. Министерство образования и науки Российской Федерации, Уральский федеральный университет им. первого Президента России Б.Н. Ельцина. 2012. С. 382-386.

Кошелева, Е.А. Новый перечень документов со сроками хранения / Е.А.Кошелева // Кадровые решения. – 2010. – № 12. – С. 29 – 30.

Кузина И.Л. Архивное право : учеб. пособие — Комсомольск-на-Амуре : КнАГТУ, 2011. — 136 с.

Лепеха О.А. Номенклатура дел организации: от идеи к реализации // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2014. — №11. – С.18-24.

Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации в современном законодательстве Российской Федерации и субъектов Российской Федерации / Е.Н. Попова // Вестник архивиста. – 2000. — № 1 (55). — С. 206 — 210.

Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел. Методическое пособие. — М.: Главархив, 1990.

Рогожин С.Ю Справочник по делопроизводству Санкт-Петербург 2009

Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Оформление документов. М., 2008.

НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА ДОУ

Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.

Нормативно-правовую базу ДОУ составляют:

1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2. Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующих вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;

3. Государственная система документационного обеспечения управления;

4. Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;

6. Государственные стандарты и документацию;

7. Унифицированные системы документации;

8. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

9. Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;

10. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления.

До недавнего времени государственное регулирование делопроизводства осуществляла Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Федеральной архивной службе России осуществляла межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координируя развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. В настоящий момент эти функции переданы Федеральному архивному агентству.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социально информации. Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Из действующих на сегодняшний день законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих вопросы работы с документами в РФ надо знать следующие:

Законодательные акты РФ:

1. Конституция РФ;

2. Гражданский кодекс РФ;

3. Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208–ФЗ от 26.12.1995;

4. Федеральный закон от 08 февраля 1998 г. № 14–ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изменениями от 11 июля, 31 декабря 1998 г., 21 марта 2002 г., 29 декабря 2004 г.);

5. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24–ФЗ;

6. Федеральный закон «О стандартизации» № 5154–1 от 10 июля 1993 г.;

7. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129–ФЗ от 21 ноября 1996 г.;

8. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 25.03.2011 № 63–ФЗ;

9. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации;

10. Закон РФ «О языках народов Российской Федерации». № 1807–1 от 25 октября 1991 г.;

11. Положение «Об Архивном фонде РФ». Указ Президента РФ 17.12.1994 № 552;

12. Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ» 16.07.2003 № 03 – 33/пс.

Нормативные и методические документы:

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

3. ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов;

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;

5. Основные правила работы ведомственных архивов;

6. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ;

7. Укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию;

8. Основные правила работы архивов организации;

9. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления;

10. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93;

11. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения;

12. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Поэтому квалифицированный секретарь, так же как и документовед, должен знать, что ст.№ 51 и последующие статьи главы 4 ГК РФ устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица. При этом дальнейшее развитие этих положений Гражданского кодекса РФ было фундаментально изложено в соответствующих Федеральных законах: «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Если организация осуществляет свою деятельность на территории субъекта федерации, где делопроизводство ведется не только на русском, но и на национальном языке, необходимо также руководствоваться Законом Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации». Не знать данный документ нельзя, поскольку очень часто организация, имеющая обширные международные связи и взаимоотношения забывает о требованиях законодательства в части использования языка документирования.

Работу с документами ограниченного доступа регламентируют:

— Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485 «О государственной тайне»;

— Указ Президента Российской федерации от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений отнесенных к государственной тайне» (с изменениями от 24 января 1998 г.);

— Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

— Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;

— Постановление Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности».

Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 10 июля 1993 г. № 5145-1 устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации в области документационного обеспечения управления.

Уже упоминавшийся Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов. Настоящий закон также регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

Одним из наиболее важных законов в области работы с документами является Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования. В законе дано не только определение понятия «электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме», но и определения электронной цифровой подписи: «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе», специальная глава закона (Глава 2) раскрывает условия использования электронной цифровой подписи, при которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

С 1994 года в РФ действует Положение «Об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденное указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552. Данный документ важен для нас тем, что он установил правовые основы хранения документов в нашей стране, закрепив государственное регулирование всех вопросов, связанных с хранением и использованием документов, которые могут быть отнесены к Архивному фонду Российской Федерации. Работникам негосударственных организаций в связи с этим важно знать, что даже документы, являющиеся собственностью частной компании, являются негосударственной частью Архивного фонда РФ.

Согласно Положению об Архивном фонде РФ в состав негосударственной части входят документы, являющиеся собственностью негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации. Таким образом, документы коммерческих структур после экспертизы их ценности, проводимой совместно с органами и учреждениями Федерального архивного агентства, могут быть отнесены к архивным документам негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. В связи с этим на данные документы будут распространены действия законодательства об Архивном фонде Российской Федерации, в частности обязанности по обеспечению их сохранности. Закон закрепил право юридических и физических лиц на создание архивов. Дальнейшее развитие норм, установленных данным Положением, отражено в недавно изданном Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Одним из системообразующих нормативно-методических документов нашей отрасли является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» — является основным документом в ДОУ и может быть рекомендован в качестве настольной книги секретаря и делопроизводителя. Документ разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации». Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Качественно и наглядно представлены схемы расположения реквизитов документов, образцы бланков документов. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти способствует решению технологических задач документирования. Указанный нормативно-методических документ устанавливает правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов.

Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

К нормативно-методическим документам, ряд положений которых может применяться и в настоящее время, относятся Единая государственная система делопроизводства и Государственная система документационного обеспечения управления.

Последний из названных документов на сегодняшний день составлен основу ДОУ. В этой системе установлены единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Изложенные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи компьютерной техники.

Одним из «настольных» нормативных документов работников делопроизводственной сферы является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения». Перечень включает в себя документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве. Столь глобальные задачи, безусловно, относятся к компетенции службы ДОУ, но поскольку формирование дел производится в каждом структурном подразделении, работающей с документами, то Перечень окажет неоценимую помощь при определении критериев формирования документов в дела.

Полный текст вышеперечисленных документов Вы найдете в разделе «Нормативные акты».

Резюмируя представленный обзор основных нормативно-методических документов по делопроизводству и работе с документами в РФ, необходимо отметить, что технология в работе с документацией в нашей стране является хорошо продуманной системой, организованной на рациональных и обоснованных принципах. Квалифицированный секретарь или делопроизводитель, владеющий этой технологией и имеющий соответствующие знания о нормативных требованиях, окажется более полезен своей организации, нежели тот, который каждый раз «изобретает колесо» на свой страх и риск. Кроме того, получив информацию о существующих нормах работы с документами, секретарь или делопроизводитель станет эффективно работающим звеном системы документационного обеспечения управления своей организации.

Нормативно — правовая база работы в архиве

1234

ВВЕДЕНИЕ

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно — и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами. Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» и Указом Президента Российской Федерации от 30.11.1995 № 1203 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне».

Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов.


Цель курсовой работы: Использование архивных документов.

Задачи курсовой работы:

1. Описать направление использования архивных документов.

2. Рассмотреть цели использования архивных документов.

3. Раскрыть Анализ использования архивных документов.

4. Рассмотреть работу с персоналом.

5. Описать маркетинг в архивах.

6. Рассмотреть этапы информации архивного дела.

7. Описать информационные технологии и организация их внедрения в архивах.

Глава 1. МЕНЕДЖМЕНТ В АРХИВЕ

Нормативно — правовая база работы в архиве

Вся деятельность в архиве должна базироваться на правовой основе. Нормативно-правовую базу работы архива составляют помимо архивного законодательства, подробно рассмотренного в соответствующем разделе, нормы гражданского, административного и трудового права РФ, постановления и указы правительства, ведомственные нормативные акты. К последним относятся приказы Росархива, постановления ее коллегии, основные правила работы государственных и ведомственных архивов, отраслевые инструкции и нормативы, например, примерное положение (устав) об архиве, типовые структуры, типовые нормы времени и выработки на основные виды работ в архивах.

Однако основные нормативные документы, которыми в своей работе руководствуются директор архива и руководители структурных подразделений, должны быть разработаны в самом архиве и утверждены органами управления архивным делом данного субъекта Российской Федерации. Состав этих документов различен для государственных архивов и архивов учреждения (табл. 1).


Самым важным документом, определяющим деятельность архива, является его Положение (Устав).

Положение о государственном архиве или архиве учреждения (Устав) определяет его юридический статус (юридическое лицо, структурное подразделение),

ранг (центральный республиканский, объединенный ведомственный),

профиль архива (источники комплектования, состав документов, принимаемых на хранение);

задачи, функции, права и обязанности архива, организационные основы деятельности архива.

Положение о структурном подразделение архива определяет задачи, функции права, организацию деятельности структурного подразделения архива.

Должностные инструкции сотрудников определяют обязанности, права и ответственность сотрудников архива. Они составляются на всех сотрудников, кроме директора архива и его заместителей.

Штатное расписание — перечень должностей учреждения (организации) с указанием количества и размеров должностных окладов.

Все документы, кроме Положения об архиве и инструкции о службе документационного обеспечения управления (ДОУ), подписываются директором архива.

Положение (Устав) о государственном, центральном отраслевом архивах, центральном архиве министерства (ведомства) утверждается соответствующим органом управления архивным делом. Так, Положение об архиве учреждения, который является юридическим лицом, утверждается в государственном архиве, Положение об архиве учреждения и структурном подразделении — руководством этого учреждения.

Работа с персоналом

Работа с персоналом предполагает, прежде всего, подбор сотрудников с соответствующей квалификацией, деловыми и, конечно же, человеческими качествами для каждого участка и направления. Прежде всего, необходимо помнить основные требования квалификационных справочников в отношении основных категорий специалистов.

Заведующий архивом

Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

Руководит работой по составлению описей дел, передачи документов в государственные архивы, составлению актов 0б уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

Осуществляет контроль за состоянием в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

Организует работу по ведению учета документооборота и кол-ве дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Должен знать:

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов;

Единую государственною систему делопроизводства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;

Структуру предприятия, учреждения, организации;

Основы организации производства, труда и управления; законодательство о труде;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда. Архивариус

Должностные обязанности.

Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии.

Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет Правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки, хранения которых истекли.

Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Кодификатор

Должностные обязанности. Ведет работу по подбору, хранению, систематизации и учету законодательных и нормативных правовых актов и документов.

Выдает необходимые работникам предприятия законодательные и нормативные правовые документы.

Вносит в экземпляры законодательных и нормативных правовых документов в соответствии с принятыми изменениями и дополнениями необходимые отметки.

Подготавливает заявки на размножение законодательных и нормативных правовых документов и рассылает их по структурным подразделениям предприятия.

Составляет перечень устаревших документов.

Ведет учет выдачи-возвращения документов.

Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Должен знать:

Законодательные и нормативные правовые акты,

Постановления,

Распоряжения,

Приказы,

Другие руководящие материалы и документы,

Касающиеся вопросов делопроизводства,

Правил хранения законодательных и иных нормативных документов;

Принципы разработки классификаторов и порядок пользования ими;

Основы организации труда;

Правила эксплуатации технических средств; основы организации труда;

Правила эксплуатации технических средств;

Основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда.

В государственном архиве также предъявляются определенные требования к квалификации архивиста 1-й и 2-й категорий, ведущего специалиста и других сотрудников. Правильный подбор и расстановка кадров имеет очень большое значение для результатов работы.

Маркетинг в архивах

Информационный маркетинг. Для решения задач планирования работы руководство архива должно изучить информационные потребности общества, состояние рынка информационных услуг в области архивного дела, спроса отечественного и зарубежного потребителя на архивную информацию.

В основе маркетингового исследования лежат такие показатели интенсивности и эффективности использования документов, как потребители информации, тематика исследований, запросов, публикаций, частота обращений к различным фондам.

Одним из направлений маркетинга является исследование цен на информационные услуги и спроса на мировом рынке ретроспективной документной информации. Основными информационными услугами архивов являются копирование документов, продажа комплектов микрофильмов и микрофиш архивных документов, изданий документов и справочников на CD-ROM, созданий платных информационных ресурсов (машиночитаемых версий исторических источников в Интернет). Ценовую политику на рынке этих услуг определяют продуценты — производители и продавцы информации. Продуцентами могут быть как сами архивы, так и специальные фирмы, занимающиеся публикацией архивных документов на технотронных носителях и продажей микрофильмов и микрофиш.

В отношении ценовой политики американские экономисты рекомендуют не предлагать редкие товары по низким ценам, а ограничить предложение микрографических товаров, установив высокие цены на них. Для повышения цен государственные архивы и библиотеки, которые должны продавать микрофильмы по фиксированной цене, пользуются услугами посреднических фирм, имея постоянный процент от продажи микрокопий фирмой.

Для того чтобы решить эти проблемы, существует механизм информационного маркетинга, который обеспечивает связь потребителей ретроспективной документной информации с ее хранителями, устанавливает, в какой мере информационные услуги архива отвечают требованиям пользователя.

Информационный маркетинг в системе федеральной архивной службы — деятельность по изучению динамики информационного рынка и прогнозированию спроса потребителей на информационные товары и услуги.

В современных условиях создания отечественного рынка информации и выхода российских архивистов на мировой информационный рынок главная задача маркетинга — дать ориентиры для установления цен на информационные услуги в архивах и микрокопии архивных документов. Чем выше спрос на ту или иную информацию, тем выше ее цена.

Мировой рынок документной информации — совокупность информационных товаров и их потребителей во всех странах мира.

Основные действующие лица на этом рынке — продуценты, или продавцы информации, и покупатели информации.

Вместе с тем задачи информационного маркетинга в архивах значительно шире вопросов ценообразования. Так, сведения о количественных характеристиках (числе посетителей, запросов и т.д.) необходимы для планирования работы архива, определения его бюджета и штата. Сведения о качественной стороне использования (категориях пользователей, тематике исследований, доле использованных дел и формах использования и т.д.) помогают выявить ошибки в экспертизе ценности документов, а главное — организовать всю работу по созданию и усовершенствованию справочников системы НСА. Разумеется, фонды, к которым наблюдается устойчивый интерес исследователей, нуждаются в более подробном НСА.

Платные услуги в архивах. Государственные архивы — федеральные, центральные, краевые, областные, муниципальные — относятся к госбюджетным организациям, и основным источником их финансирования является федеральный бюджет, бюджет субъекта Российской Федерации или муниципального образования.

За счет государственного финансирования существуют и архивы учреждений и организаций государственной формы собственности.

Поскольку государственное финансирование, как правило, не обеспечивает всех расходов, связанных с нормальной работой архивов (строительство и ремонт зданий архивохранилищ, покупка оборудования и компьютерной техники, оплата коммунальных услуг, оплата труда архивистов), архивам разрешена самостоятельная предпринимательская деятельность.

Чтобы самостоятельная предпринимательская деятельность архива находилась в рамках закона, необходимо строго придерживаться документов, регламентирующих платные услуги, оказываемые архивом: перечня платных услуг; цен на платные услуги; договора на коммерческое использование документов архива.

Перечень платных услуг составляется в каждом архиве и утверждается директором архива. В перечне указываются все виды работ, за которые взимается плата, и исполнители работ.

Перечень каждого архива составляется на основе «Номенклатуры платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями и организациями», который утверждается Росархивом

Он предназначен для государственных, объединенных ведомственных и межведомственных архивов.

В номенклатуре указаны услуги, за которые архивным учреждениям категорически запрещается взимать плату, и услуги, за которые плата может взиматься, если их исполнение «не мешает реализации основных задач и функций архива». Ниже приводится перечень платных и бесплатных услуг архива (табл. 15).

В каждом архиве с учетом его возможностей и штата на основе данной номенклатуры составляется свой перечень услуг. Архив вправе сам определять льготные категории пользователей: пенсионеры, детские дома и т.д.

По каждому пункту перечня платных услуг необходимо рассчитать их цену. Список цен на платные услуги утверждается директором архива. Цена рассчитывается с учетом себестоимости работы (расход материала, оплата труда и другие расходы), существующих налогов и рентабельности (прибыли). В принципе, архив имеет право назначить свободную, т.е. любую цену.

Цена на услуги должна иметь экономическое обоснование в соответствии с методическими рекомендациями Росархива.

Если пользователь собирается реализовать проект, предполагающий получение прибыли за счет использования архивных документов (так называемое коммерческое использование), с ним следует заключить лицензионный договор.

При заключении договора на коммерческое использование документов архива за основу берется «Временное положение об использовании документов государственного архива и центра хранения документации в коммерческих целях», разработанное Росархивом.

Лицензионный договор заключается между архивом и пользователем на определенный срок. Он закрепляет права, обязательства и ответственность сторон.

Основанием заключения договора является оформленное заявкой намерение пользователя, а также следующее инициативное предложение государственного архива: публиковать архивные документы в печатной, факсимильной, микрографической, электронной и иных формах; экспонировать архивные документы на платных выставках; использовать их в коммерческих радио- и телепрограммах при подготовке коммерческих кино и видеофильмов, звукозаписей; использовать архивные документы в имущественно — хозяйствен­ных спорах, генеалогических изысканиях, научно-технических раз­работках и технических, в том числе градостроительных проектах; создавать тематические базы данных.

Нормативно-правовая база работы архива

  • Главная
  • Избранное
  • Популярное
  • Новые добавления
  • Случайная статья

Вся деятельность в архиве должна базироваться на правовой основе. Нормативно-правовую базу работы архива составляют по­мимо архивного законодательства, подробно рассмотренного в соответствующем разделе, нормы гражданского, администра­тивного и трудового права РФ, постановления и указы прави­тельства, ведомственные нормативные акты. К последним отно­сятся приказы Росархива, постановления ее коллегии, основ­ные правила работы государственных и ведомственных архивов,

Государственный архив

1. Положение об архиве (Устав архива)

2. Положение о структурном подразделении архива

3. Структура и штатное расписание архива

4. Смета расходов архива на год

5. Должностные инструкции сотрудников

Архив учреждения

1. Положение об архиве у ч р е ж д е -ния; положение о центральном отраслевом архиве; положение о центральном архиве министерства, ведомства; положение об объеди­ненном ведомственном (межве­домственном) архиве

2. Инструкция о службе доку-ментационного обеспечения управ­ления (ЦОУ) или инструкция по делопроизводству организации

3. Если в архиве учреждения есть подразделения — положение о структурном подразделении, на­пример положение об электронном архиве учреждения

4. Должностные инструкции сотрудников архива

ются на всех сотрудников, кроме директора архива и его замес­тителей.

Штатное расписание — перечень должностей учреждения (орга­низации) с указанием количества и размеров должностных окладов.

Все документы, кроме Положения об архиве и инструкции о службе документационного обеспечения управления (ДОУ), под­писываются директором архива.

Положение (Устав) о государственном, центральном отрасле­вом архивах, центральном архиве министерства (ведомства) ут­верждается соответствующим органом управления архивным де­лом. Так, Положение об архиве учреждения, который является юридическим лицом, утверждается в государственном архиве, По­ложение об архиве учреждения и структурном подразделении — руководством этого учреждения.

Планирование в архиве

Планирование — деятельность по составлению планов, опреде­ляющих приоритетные задачи архива.

Планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны пре­вышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.

Структурные подразделения имеются, как правило, в государ­ственном архиве. Структура государственного архива складывается из отделов, созданных обычно по функциональному принципу, т.е. по направлениям работы архива: отдела комплектования и ведом­ственных архивов, отдела учета, хранилищ, отдела научно-справоч­ного аппарата, читального зала, отдела использования, приемной (справочного стола) архива и других отделов. За основу при разра­ботке структуры архива берется типовая структура, утвержденная Росархивом, в которой указывается состав структурных подразде­лений для различных категорий архивных учреждений.

В государственном архиве помимо отделов создаются коллеги­альные совещательные органы, в работе которых принимают уча­стие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений. К та­ким органам относятся:

экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности докумен­тов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения дея­тельности архива;

научный совет (для координации исследовательской и изда­тельской работы);

комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов).

Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.

В муниципальных архивах и архивах учреждений вместо струк­турных подразделений могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста.

В архиве учреждения различные направления работы, как пра­вило, распределяются между сотрудниками.

Штатная численность работников архива определяется, исхо­дя из объема документов архива, хронологических границ, ста­туса архива и финансовых возможностей учреждения (ведомства) и государственного бюджета. Для государственных архивов суще­ствуют специальные формулы расчета штатной численности.

Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы (табл. 14).

Таблица 14

Государственный архив Архив учреждения
1. План работы архива на год. 1.1. План научно- исследовательской работы архива на год*. 1.2. План научно-издательской работы архива на год* (приложение к годовому плану). 2. План структурного подразделения архива на год. 3. Индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника. 4. Отчет о выполнении работы архива за год. 5. Отчет о выполнение плана за полугодие (квартал). 6. Отчет о выполнение плана структурного подразделения за год, полугодие, квартал. 7. Отчет о выполнении индивидуального плана работы сотрудника. 8. Табель учета рабочего времени работников архива 1. План работы архива учрежде­ ния на год. 2. Планы-графики приема дел от источников комплектования архива (на год с поквартальной разбивкой). 3. Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей на год (с поквартальной разбивкой). 4. Перспективные (пятилетние) планы передачи документов на государственное хранение и представления сводных разделов описей — составляются по инициативе государственного архивов. 5. Отчет о выполнении годового плана архивом (в него вклю­ чаются сведения о выполнении планов-графиков). 6. Дневник учета труда работника (за месяц, квартал). 7. Табель учета рабочего времени

* Составляются по инициативе архива.

Планирование может быть текущим и перспективным. Перс­пективные планы (программы) составляются на долгосрочный период — 5, 10, 15 лет.

Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квар­тал, 1 месяц.

Главным документом по планированию работы в архиве явля­ется план работы архива на год.

План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития от­расли.

План работы архива состоит:

из введения;

текстовой части — перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;

расчетной части (основных показателей плана работы на год);

предложений (плана научно-издательской и научно-исследо­вательской работы).

Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управ­ления. Бюджет рабочего времени — это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому на­правлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.

Соответственно, самый важный отчетный документ — годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архи­ва могут прилагаться документы централизованного государствен­ного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения доку­ментов в организациях — источниках комплектования.

Работа с персоналом

Работа с персоналом предполагает прежде всего подбор со­трудников с соответствующей квалификацией, деловыми и, ко­нечно же, человеческими качествами для каждого участка и на­правления. Прежде всего, необходимо помнить основные требо­вания квалификационных справочников1 в отношении основных категорий специалистов.

Заведующий архивом

Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ве­дению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации.

Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, ре­гистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Ру-Квалификационный справочник должностей служащих. — М., 2001. — С. 37-38.

ководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

Инструктирует работников структурных подразделений о порядке фор­мирования, подготовки и сдачи дел в архив.

Контролирует своевременность поступления в архюв документов, за­конченных делопроизводством.

Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и времен­ного хранения.

Руководит работой по составлению описей дел ллгя передачи доку­ментов в государственные архивы, составлению актов 0б уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

Осуществляет контроль за состоянием в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

Организует работу по ведению учета документооборота и количестве дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в доку­ментах архива.

Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разра­ботке положений и инструкций по ведению делопроизводства и органи­зации архивного дела.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие ру­ководящие и нормативные документы вышестоящих 1идругих органов, касающиеся работы архивов; Единую государственною систему дело­производства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру предприятия, уч­реждения, организации; основы организации производства, труда и уп­равления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового рас­порядка; правила и нормы охраны труда.

Архивариус

Должностные обязанности. Осуществляет работу п. о ведению а р х и в -ного дела на предприятии.

Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, посту­пивших в архив.

Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет Правильность фор­мирования и оформления при их передаче в архив.

В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хране­ния, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государ­ственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хра­нения которых истекли.

Ведет работу по созданию справочного аппарата по /документам, обес­печивает удобный и быстрый их поиск.

Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

Следит за состоянием документов, своевременностью их восстанов­ления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в поме­щении архива.

Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, име­ющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

Принимает необходимые меры по использованию в работе совре­менных технических средств.

Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; по­рядок составления описаний документов постоянного и временного хране­ния и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составле­ния отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; пра­вила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Кодификатор

Должностные обязанности. Ведет работу по подбору, хранению, сис­тематизации и учету законодательных и нормативных правовых актов и документов.

Выдает необходимые работникам предприятия законодательные и нормативные правовые документы.

Вносит в экземпляры законодательных и нормативных правовых до­кументов в соответствии с принятыми изменениями и дополнениями необходимые отметки.

Подготавливает заявки на размножение законодательных и норма­тивных правовых документов и рассылает их по структурным подразде­лениям предприятия.

Составляет перечень устаревших документов.

Ведет учет выдачи-возвращения документов.

Принимает необходимые меры по использованию в работе совре­менных технических средств.

Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, по­становления, распоряжения, приказы, другие руководящие материалы и документы, касающиеся вопросов делопроизводства, правил хранения законодательных и иных нормативных документов; принципы разработки классификаторов и порядок пользования ими; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы организации труда; пра­вила эксплуатации технических средств; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

В государственном архиве также предъявляются определенные требования к квалификации архивиста 1-й и 2-й категорий, веду-

щего специалиста и других сотрудников. Правильный подбор и расстановка кадров имеет очень большое значение для результа­тов работы.

Маркетинг в архивах

Информационный маркетинг. Для решения задач планирования работы руководство архива должно изучить информационные по­требности общества, состояние рынка информационных услуг в области архивного дела, спроса отечественного и зарубежного потребителя на архивную информацию.

В основе маркетингового исследования лежат такие показатели интенсивности и эффективности использования документов, как потребители информации, тематика исследований, запросов, пуб­ликаций, частота обращений к различным фондам.

Одним из направлений маркетинга является исследование цен на информационные услуги и спроса на мировом рынке ретрос­пективной документной информации. Основными информацион­ными услугами архивов являются копирование документов, про­дажа комплектов микрофильмов и микрофиш архивных докумен­тов, изданий документов и справочников на CD-ROM, созданий платных информационных ресурсов (машиночитаемых версий ис­торических источников в Интернет). Ценовую политику на рынке этих услуг определяют продуценты — производители и продавцы информации. Продуцентами могут быть как сами архивы, так и специальные фирмы, занимающиеся публикацией архивных до­кументов на технотронных носителях и продажей микрофильмов и микрофиш.

В отношении ценовой политики американские экономисты рекомендуют не предлагать редкие товары по низким ценам, а ограничить предложение микрографических товаров, установив высокие цены на них. Для повышения цен государственные архи­вы и библиотеки, которые должны продавать микрофильмы по фиксированной цене, пользуются услугами посреднических фирм, имея постоянный процент от продажи микрокопий фирмой.

Для того чтобы решить эти проблемы, существует механизм информационного маркетинга, который обеспечивает связь по­требителей ретроспективной документной информации с ее хра­нителями, устанавливает, в какой мере информационные услуги архива отвечают требованиям пользователя.

Информационный маркетинг в системе федеральной архивной службы — деятельность по изучению динамики информационно­го рынка и прогнозированию спроса потребителей на информа­ционные товары и услуги.

В современных условиях создания отечественного рынка ин­формации и выхода российских архивистов на мировой информа-

ционный рынок главная задача маркетинга — дать ориентиры для установления цен на информационные услуги в архивах и микро­копии архивных документов. Чем выше спрос на ту или иную информацию, тем выше ее цена.

Мировой рынок документной информации — совокупность информационных товаров и их потребителей во всех странах мира. Основные действующие лица на этом рынке — продуценты, или продавцы информации, и покупатели информации.

Вместе с тем задачи информационного маркетинга в архивах значительно шире вопросов ценообразования. Так, сведения о количественных характеристиках (числе посетителей, запросов и т.д.) необходимы для планирования работы архива, определе­ния его бюджета и штата. Сведения о качественной стороне ис­пользования (категориях пользователей, тематике исследований, доле использованных дел и формах использования и т.д.) помо­гают выявить ошибки в экспертизе ценности документов, а глав­ное — организовать всю работу по созданию и усовершенствова­нию справочников системы НСА. Разумеется, фонды, к которым наблюдается устойчивый интерес исследователей, нуждаются в более подробном НСА.

Платные услуги в архивах. Государственные архивы — феде­ральные, центральные, краевые, областные, муниципальные — относятся к госбюджетным организациям, и основным источни­ком их финансирования является федеральный бюджет, бюджет субъекта Российской Федерации или муниципального образования. За счет государственного финансирования существуют и архивы уч­реждений и организаций государственной формы собственности.

Поскольку государственное финансирование, как правило, не обеспечивает всех расходов, связанных с нормальной работой ар­хивов (строительство и ремонт зданий архивохранилищ, покупка оборудования и компьютерной техники, оплата коммунальных ус­луг, оплата труда архивистов), архивам разрешена самостоятель­ная предпринимательская деятельность.

Чтобы самостоятельная предпринимательская деятельность ар­хива находилась в рамках закона, необходимо строго придержи­ваться документов, регламентирующих платные услуги, оказыва­емые архивом:

перечня платных услуг;

цен на платные услуги;

договора на коммерческое использование документов архива.

Перечень платных услуг составляется в каждом архиве и утверж­дается директором архива. В перечне указываются все виды работ, за которые взимается плата, и исполнители работ.

Перечень каждого архива составляется на основе «Номенк­латуры платных работ и услуг, выполняемых архивными уч­реждениями и организациями», который утверждается Росар-

хивом1. Он предназначен для государственных, объединенных ве­домственных и межведомственных архивов.

В номенклатуре указаны услуги, за которые архивным учреж­дениям категорически запрещается взимать плату, и услуги, за которые плата может взиматься, если их исполнение «не мешает реализации основных задач и функций архива». Ниже приводится перечень платных и бесплатных услуг архива (табл. 15).

В каждом архиве с учетом его возможностей и штата на основе данной номенклатуры составляется свой перечень услуг. Архив впра­ве сам определять льготные категории пользователей: пенсионе­ры, детские дома и т.д.

По каждому пункту перечня платных услуг необходимо рас­считать их цену. Список цен на платные услуги утверждается ди­ректором архива. Цена рассчитывается с учетом себестоимости ра­боты (расход материала, оплата труда и другие расходы), суще­ствующих налогов и рентабельности (прибыли). В принципе, ар­хив имеет право назначить свободную, т.е. любую цену.

Цена на услуги должна иметь экономическое обоснование в соответствии с методическими рекомендациями Росархива2.

Если пользователь собирается реализовать проект, предполага­ющий получение прибыли за счет использования архивных доку­ментов (так называемое коммерческое использование), с ним сле­дует заключить лицензионный договор.

При заключении договора на коммерческое использование докумен­тов архива за основу берется «Временное положение об использова­нии документов государственного архива и центра хранения доку­ментации в коммерческих целях», разработанное Росархивом.

Лицензионный договор заключается между архивом и пользо­вателем на определенный срок. Он закрепляет права, обязатель­ства и ответственность сторон.

Основанием заключения договора является оформленное заяв­кой намерение пользователя, а также следующее инициативное предложение государственного архива:

публиковать архивные документы в печатной, факсимильной, микрографической, электронной и иных формах;

экспонировать архивные документы на платных выставках;

использовать их в коммерческих радио- и телепрограммах при подготовке коммерческих кино- и видеофильмов, звукозаписей;

использовать архивные документы в имущественно-хозяйствен­ных спорах, генеалогических изысканиях, научно-технических раз­работках и технических, в том числе градостроительных проектах;

создавать тематические базы данных.

Последнее издание Номенклатуры было утверждено в 1993 г.

2 Расчет свободных цен на работы и услуги, выполняемые архивными учреж­дениями и организациями. — М., 1990.

9 Архивоведение

Таблица 15

Услуги, предоставляемые архивом бесплатно Примеры из перечня платных услуг
Социально-правовые запросы граждан: о подтверждении трудового стажа; размеров заработной платы; прохождении военной службы; участии в партизанском дви­жении; избрании на выборные долж­ности; награждении орденами и меда­лями, присвоении званий; нахождении на излечении; получении образования; репрессиях, раскулачивании, лишении избирательных прав; пребывании в концлагерях, насильственном вывозе в Герма­нию в годы Великой Отечест­венной войны Социально-правовые запросы граждан: о наследовании имущества; родственных связях. За изготовление нескольких экземпляров архивных копий и почтовые отправления
Обслуживание в читальном зале архива в общем порядке Обслуживание в читальном зале архива по специальному договору: срочное представление дел; предоставление дел в коли­честве большем, чем установ­лено правилами работы читаль­ного зала; тематическое выявление дел архивистами; работа в читальном зале в часы, не предусмотренные расписанием
Предоставление документов во временное пользование орга-низациям-фондообразователям для служебного пользования Предоставление документов во временное пользование (не фондообразователям), в том числе для экспонирования на выстав­ках, в телепередачах, для кино­съемок и т. п.
Копирование или выявление документов для органов прокура­туры, суда, МВД и ФСБ, Комис­сии по реабилитации жертв поли­тических репрессий, для Использование следующих документов: тематическое выявление доку­ментов и дел, в том числе с по­мощью ЭВМ (за исключением

Услуги, предоставляемые архивом бесплатно Примеры из перечня платных услуг
органов представительной и исполнительной власти выявления дел для органов власти, управления, суда, прокуратуры для их служебной деятельности); исполнение генеалогических запросов, запросов по истории учреждений и организаций; подготовка и проведение выставок документов, проведение уроков, экскурсий по архиву, лекций, тематических вечеров и др.; копирование документов; подготовка публикаций документов; создание баз данных по доку­ментам архива и другие услуги
Организационно-методическое руководство организацией до­кументов в делопроизводстве и работой архивов государ­ственных учреждений и пред­приятии — источников комплектования Совершенствование документа-ционного обеспечения управле­ния, организации и совершенст­вование работы архивов: разработка перечней документов, номенклатуры дел, указателей видов документов; инструкции о документационном обеспечении деятельности аппарата управления, положения об экспертной к о м и с с и и , положения об архиве учреждения и др.; проектирование автоматизи­рованных информационных систем; составление исторических спра­вок о фондообразователях и др.
Научно-техническое информирование архивных учреждений Научно-исследовательская работа по основным направлениям деятельности архивных учреждений, научно-техническое информирование: проведение научно-исследова­тельских и опытно-конструктор­ских работ

Услуги, предоставляемые архивом бесплатно

Продолжение табл. 15

Примеры из перечня платных услуг

Нормативно-правовая основа работы ведомственных архивов

Законодательными и нормативными актами Российской Федерации предусмотрено обязательное ведение учета документов, как в государственных, так и в негосударственных архивах. Так, например, ФЗ Об архивном деле Российской Федерации установил, что: «Все документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации устанавливается Федеральной архивной службой России»; Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежит обязательному государственному учету.

Современные правила учета базируется на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции России от 8 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений в отношении учреждений системы Федеральной архивной службы и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, физических и юридических лиц хранящих документы АФ РФ.

С целью централизованного хранения, упорядочения и использования документов, законченных делопроизводством, в том числе и документов по личному составу в организации создается архив.

При организации работы архива необходимо руководствоваться основными нормативно — методическими документами, которые помогут в работе:

Сегодня правовой основой создания архивов организации является нормативно-методическая база:

ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

Основные правила, работы государственных архивов Российской Федерации;

Основные правила работы архивов организаций.

Регламент государственного учета документов архивного фонда Российской Федерации;

— Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», где говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

«Основные правила работы архивов организаций» являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Для организации работы архива необходимо принять положение об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия. 18.08.1992.№ 176:

  • 1) основные положения;
  • 2) состав документов архива;
  • 3) задачи и функции архива;
  • 4) права архива;
  • 5) организация работы архива.

При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.

В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно — методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК учреждения Положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия от 19.01.1995 г. N 2.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *