Основные понятия электронных таблиц

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ

После изучения главы 6 студент должен:

знать

  • • назначение программ электронных таблиц в обработке массивов числовых данных;
  • • интерфейс электронных таблиц, структуру документа (книги), адресацию и взаимосвязь ячеек;
  • • виды данных в ячейке (число, текст, формула, функция, формат);
  • • различие между содержимым, значением и форматом ячейки;
  • • категории, имена и правила написания основных функций электронных таблиц;
  • • различие между категориями и рядами данных в таблице;
  • • виды диаграмм, их применение для наглядного отображения больших объемов табличных данных;

уметь

  • • создавать, редактировать и форматировать таблицы данных;
  • • составлять формулы, применять функции обработки числовых и текстовых массивов информации;
  • • выбирать вид диаграмм, наиболее адекватно представляющий табличные числовые данные, строить их, представлять в отчетах и презентациях;

владеть

  • • навыками построения электронных таблиц;
  • • навыками вычислений в электронных таблицах;
  • • навыками оформления графиков, диаграмм и условных обозначений;
  • • навыками извлечения данных из текстовых и числовых массивов-списков по критериям.

Основные понятия и способ организации

Электронная таблица – программа для математической, статистической и графической обработки массивов текстовых и числовых данных, организованных в виде таблиц. Программы электронных таблиц иначе называют табличными

процессорами. Электронная таблица распределяет и обрабатывает данные (текст, числа, формулы) в ячейках строк и столбцов, выводит на экран их значения, автоматизирует расчеты, служит эффективным средством моделирования вариантов и ситуаций при изменении данных. Формулы и функции, встроенные в таблицу, предопределяют взаимоотношения ячеек друг с другом. При изменении данных происходит мгновенный пересчет значений в ячейках, показывающий, к каким последствиям это приведет.

Информационная структура таблицы описывается строками с номерами 1, 2, 3, … и столбцами с буквами А, В, С,… поэтому ячейки (или клетки) таблицы обозначаются координатами А2, С3, D4 (рис. 6.1). Ячейка – минимальный элемент таблицы на пересечении столбца и строки, имеющий адрес (имя), по которому определяется и обрабатывается ее содержимое, оформляется и выводится значение. Имя ячейки (адрес) определяется ее столбцом и строкой. Адрес С15 означает: ячейка столбца С и строки 15.

В ячейки таблицы можно ввести данные, задать формат их представления (проценты, руб.), установить формулы вычисления зависимых значений. Например, в ячейки столбцов «Цена за штуку», «Количество, шт.» вводят данные, а в ячейки столбца «Общая стоимость» – формулы умножения цены за штуку на количество штук. Ячейки с формулами показывают значения результата вычисления, причем если данные в ячейках столбцов В и С изменить, значения ячеек столбца D будут пересчитаны. Это позволяет изучать сценарии типа «что, если», а также моделировать различные ситуации, связанные с изменением данных. Для табличных расчетов характерны относительно простые формулы и большие объемы исходных данных.

Табличный процессор различает типы данных, хранящихся в ячейках таблицы, чтобы правильно интерпретиро-

Рис. 6.1. Фрагмент электронной таблицы

вать содержимое и применить к нему какую-либо операцию. С клавиатуры можно ввести текст, числа (смесь текста и чисел расценивается как текст), даты (разновидность числовых данных), формулы, функции.

Табличный процессор может обработать обширную числовую информацию в массиве баз данных, анализировать финансы, доходы, налоги, провести исследование в экономической и правовой статистике, социологии, выдать результат не только в виде чисел, но и диаграмм, графиков, организационных схем. Оценка данных, сопоставление результатов вычислений, выполненных в электронной таблице, ускоряет принятие решения в управленческой и деловой деятельности.

Выполняемые в таблице расчеты и функции определены имеющимися в ее активе командами, которые представлены строкой меню. Для облегчения работы с командами в программах электронных таблиц предлагаются панели с инструментами.

Наиболее известные табличные процессоры – Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Works.

13 Электронные таблицы. Основные понятия

Назначение и основные понятия электронных таблиц

Назначение электронных таблиц Microsoft Excel — один из наиболее популярных пакетов для среды Windows, принадлежащий к классу так называемых табличных процессоров, или электронных таблиц. Но Excel — это и нечто большее, чем просто программа, которую можно использовать для упрощения различных математических операций, сложных расчетов. Она дает возможность строить диаграммы различного типа на основе данных таблицы, создавать базы данных и работать с ними, ставить численный эксперимент и др. Многообразие возможностей позволяет использовать Excel не только в экономической области, но также в учебной, научной, административной и хозяйственной сферах деятельности.

Основные понятия электронных таблиц:

Строки, столбцы, ячейки

В представлении пользователя электронная таблица Excel состоит из 65536 (216) строк и 256 (28)столбцов, размещенных в памяти компьютера. Строки пронумерованы целыми числами от 1 до 65536, а столбцы обозначены буквами латинского алфавита А, В, …. Z, АА, АВ, …, IV. На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы — ячейка.

Для указания на конкретную ячейку таблицы мы используем адрес, составляемый из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых эта ячейка находится (например, Al, F8, С24, АА2 и т. д.).

Примечание Буквенные обозначения столбца расположены по Алфавиту, обозначение, как и номер, может «увеличиваться» и «уменьшаться». Поэтому далее для простоты мы называем обозначение столбца номером Указатель ячейки — темный прямоугольник, определяющий текущую ячейку. Указатель можно перемещать по таблице, как при помощи клавиатуры, так и мышью.

Блок (область) ячеек

Блок представляет собой прямоугольную область смежных ячеек. Блок может состоять из одной или нескольких ячеек, строк, столбцов.

Адрес блока состоит из координат противоположных углов, разделенных двоеточием. Например: В13:С19, A12:D27. Блок можно задать при выполнении различных команд или вводе формул посредством указания координат или выделения на экране.

Рабочий лист, книга

Электронные таблицы в Excel имеет трехмерную структуру. Таблица состоит из листов, как книга. В книге может размещаться от 1 до 255 электронных таблиц, и каждая из них называется рабочим листом. Количество листов в книге по умолчанию может устанавливать пользователь, выполнив команду Сервис, Параметры, Общие и изменить значение счетчика Листов в новой книге. На экране виден только один лист — верхний. Нижняя часть листа содержит ярлычки других листов. Щелкая кнопкой мыши на ярлычках листов, можно перейти к другому листу.

Документом (т. е. объектом обработки) MS Excel является файл с произвольным именем и расширением .xls. В терминах Excel такой файл называется рабочей книгой.

Адресация ячейки

Обозначение ячейки, составленное из номера столбца и номера строки (А5, В7 и т. д.) называется относительным адресом или просто адресом. При некоторых операциях копирования, удаления, вставки Excel автоматически изменяет этот адрес в формулах. Чтобы отменить автоматическое изменение адреса данной ячейки, вы можете назначить ей абсолютный адрес. Для этого необходимо проставить перед номером столбца и (или) перед номером строки знак доллара «$». Например, в адресе $А5 не будет меняться номер столбца, в адресе В$7 — номер строки, а в адресе $D$12 — ни тот, ни другой номер.Чтобы сослаться на диапазон ячеек, можно указать через двоеточие адреса начальной (левой верхней) и конечной (правой нижней) ячейки в диапазоне. Например, обозначение А7:Е7, ВЗ:В6

В Excel предусмотрен очень удобный способ ссылки на ячейку с помощью присвоения этой ячейке произвольного имени. Чтобы присвоить ячейке имя, выделите ее и щелкните на поле адреса активной ячейки. Наберите произвольное имя и нажмите клавишу Enter. Выделенной ячейке будет присвоено имя. Это имя вы можете использовать в дальнейшем вместо адреса данной ячейки. Именами можно обозначать постоянные величины, коэффициенты, константы, которые используются в вашей таблице.

Основные понятия электронных таблиц. Содержание электронных таблиц

Цель – познакомить с функциональными возможностями табличных процессоров и общей методологией их использования в профессиональной работе с данными.

Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер расширяет возможности использования таблиц за счет того, что позволяет не только представлять их в электронной форме, но и обрабатывать входящие в них данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется табличными процессорами, или, проще, электронными таблицами.

Особенность табличных процессоров заключается в том, что с их помощью можно не только вводить данные в ячейки таблиц, редактировать и форматировать их, но и применять формулы для описания связи между значениями, хранящимися в раз­личных ячейках. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изме­нение содержимого какой-либо одной ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями, и, тем самым, при обнов­лении каких-либо частных данных, обновление всей таблицы происходит автома­тически.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Электронные таблицы нашли широчайшее применение в экономических и бухгалтерских расчетах. Их можно эффективно использовать для:

• автоматической обработки зависящих друг от друга данных;

• автоматизации итоговых вычислений;

• создания сводных таблиц;

• ведения простых баз данных;

• обработки записей баз данных;

• совместной работы с экономическими или бухгалтерскими документами;

• подготовки табличных документов;

• построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel. Она предназначена дляработы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых. данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции Созданная таблица может быть выведена на печать. Рассмотрим основные понятия и приемы работы с последней версией программы — MS Excel 2000, входящей наряду с другими программами в пакет Microsoft Office 2000.

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содер­жать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист активной рабочей книги, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листав нижней части окна. С помощью ярлычков можно переклю­чаться между рабочими листами, входящими в ту же рабочую книгу. Чтобы пере­именовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке, набрать с клавиатуры имя листа и нажать (рис.1).

Табличное пространство рабочего листа состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комби­нациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерован­ных от А до IV. Строки последовательно нумеруются числами, от 1 до 65536 (мак­симально допустимый номер строки).

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются мини­мальными элементами хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она рас­положена, например: А1 или DE234. Обозначение ячейки (ее номер) выполняет адресную функцию. Адреса ячеек используются при записи формул, определяю­щих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках.

Одна из ячеек всегда является активной (текущей) и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль табличного курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.

На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например: А1 :С15.

Рис.1. Рабочий лист электронной таблицы Excel

Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, это можно сделать протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Рамка текущей ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон. Чтобы выбрать столбец или строку целиком, достаточно щелкнуть на заголовке столбца (строки). Протягиванием указателя по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула, — а также оставаться пустой. Программа Excel при сохранении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1) и содержащую все заполненные ячейки.

Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе, эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинается с символа «=» (знака равенства).

Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под панелями инструментов. Содержимое строки формул всегда соответствует содержимому текущей ячейки, так что оба метода ввода равноправны. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул.

Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Enter в строке формул или клавишу ENTERна клавиатуре. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу ESC.Для очистки текущей ячейки или выделенного диапа­зона проще всего использовать клавишу DELETE.

Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа — по правому. Способ выполнения вычислений не зависит от того, каким способом данные отформатированы, но для человека внешний вид данных позволяет быстро определить их назначение.

Для экономических расчетов применяют три принципиально разных формата записи чисел: обычный числовой, финансовый и формат даты.

Обычный числовой формат используют для записи различных отвлеченных чисел, например: количества какой-либо продукции, процентной ставки, возраста и т. п.

Для записи денежных сумм используются финансовые форматы, отличающиеся указанием денежной единицы (например, р.) и фиксированным числом знаков после десятичного разделителя (обычно две цифры, обозначающие копейки). Разумеется, можно денежные суммы записывать и обычными числами, но при работе с финансовым форматом программа иначе подходит к округлению чисел и контро­лирует, чтобы в результате многочисленных операций с очень большими суммами не потерялось ни единой копейки.

Для записи даты можно применять разные варианты форматирования, но надо отдавать себе отчет в том, что, например, запись 12 Октябрь, 1938 также означает некоторое число. Его можно представить как количество миллисекунд, прошедших начиная с некоторой известной программе точки отсчета. Обратите также внимание на то, что хотя даты — это тоже числа, с ними возможны не все числовые операции. Так, например, разность дат имеет физический смысл, а сумма дат никакого смысла не имеет.

Текстовые форматы используют для записи текстовых строк и цифровых нечисловых данных. К таким данным относятся, например: почтовые индексы, номера телефонов, регистрационные номера и другие цифровые обозна­чения. Несмотря на то, что номера телефонов записывают цифрами, арифметичес­кие операции с ними не имеют никакого смысла.

Рис.2. Диалоговое окно Формат ячеек

Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или в выбранном диапазоне ячеек, используют команду Формат ► Ячейки. Вкладки открывающегося диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его вырав­нивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет (рис.2).

Вопросы для самоконтроля:

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ

Стр 1 из 6

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

ПО ТЕМЕ

«ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ EXCEL»

2005г

ОГЛАВЛЕНИЕ_ 2

1 ВВЕДЕНИЕ_ 4

2 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ_ 4

Рабочий лист: 4

Книга: 5

Ярлычки листов_ 5

Вставка нового листа: 5

Рабочее поле 5

Строка_ 5

Столбец_ 5

Ячейка_ 5

Указатель ячейки (маркер) 5

Текущая ячейка_ 5

Блок_ 5

Адрес блока_ 5

Выделение столбцов: 6

Выделение строк: 6

Выделение блока: 6

Выделение несмежных блоков: 6

Выделение рабочего листа: 6

Добавление строк, столбцов, ячеек: 6

Изменение ширины столбцов и высоты строк: 6

Перемещение блока: 7

Копирование блока: 7

Удаление строк, столбцов, блоков, ячеек: 7

Конкатенация или объединение содержимого двух ячеек: 7

3 ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ_ 7

Ввод текста_ 8

Ввод чисел_ 9

Ввод даты и времени_ 10

Ввод рядов данных_ 11

ПРИМЕР 1: 11

ПРИМЕР 2: 12

ПРИМЕР 3: 12

ПРИМЕР 4: 13

Ввод формул_ 14

ПРИМЕР 5: 15

Ссылки на ячейки_ 15

Ссылки на ячейки из других рабочих листов_ 16

Ссылки на ячейки из других файлов_ 16

ПРИМЕР №6_ 17

4 ПОСТРОЕНИЕ ДИАГРАММ_ 19

ПРИМЕР №7_ 19

5 ФУНКЦИЯ ЕСЛИ() 20

ПРИМЕР №8_ 20

Таблица истинности для логической операции И_ 21

Таблица истинности для логической операции ИЛИ_ 21

Таблица истинности для логической операции НЕ_ 21

ПРИМЕР №9_ 22

6 РАБОТА С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ_ 23

КАК С БАЗОЙ ДАННЫХ_ 23

Автофильтр_ 23

Расширенный фильтр_ 26

7 ЗАКЛЮЧЕНИЕ_ 28

8 ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ_ 28

ВВЕДЕНИЕ

Электронные таблицы предназначены для хранения и автоматизированной обработки данных, которые можно представить в табличном виде. Например, бухгалтерские вычисления, матричные вычисления в инженерных расчетах, финансовые планы и т.д.. В задачах подобного рода в одну часть таблицы заносятся данные, которые могут периодически обновляться. Другая часть таблицы используется для расчета по формулам с использованием данных из первой части. Кроме этого, с помощью электронных таблиц можно строить различные графики и диаграммы, делать непростой экономический анализ, работать с электронной таблицей как с базой данных…

Впервые электронные таблицы (ЭТ) появились в 1979 году и предназначались для компьютеров фирмы Apple. Только в 1982 году для компьютеров семейства IBM появились первые ЭТ и назывались они Lotus 1-2-3.

Первая версия Excel вышла в 1987 году. Excel имел удобный графический интерфейс, более широкие функциональные возможности. Удобство работы с программой привело к ее популярности среди пользователей. В настоящее время Excel (его последние версии) занимает ведущее место в мире среди электронных таблиц.

Пособие нацелено на создание у студента представления о возможностях электронных таблиц и их использовании. Электронные таблицы рассматриваются на примере Microsoft Excel 2000. Однако полученные знания станут базовыми для работы с любыми электронными таблицами.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ

Рабочий лист:

Электронная таблица Excel имеет трёхмерную структуру. Она состоит из листов, как книга. Каждый лист представляет собой таблицу, состоящую из строк и столбцов. На экране виден только один лист – верхний. На строке состояния отображены ярлычки других листов. Щелкая кнопкой мыши по этим ярлычкам, можно перейти к другому листу.

Книга:

При запуске Excel на экране появляется документ – рабочая книга («Книга 1»), содержащая несколько рабочих листов. В Excel под рабочую книгу отводится один файл со стандартным расширением .xls.

Ярлычки листов

можно

— перемещать, зацепив курсором мыши

— удалять: контекстное меню ярлычка ® удалить

— переименовывать: два медленных щелчка мышью по ярлычку ® переименовать

Вставка нового листа:

Выделить ярлычок листа, на место которого встанет новый ярлычок, ® меню Вставка ® Лист. Ярлычки листов меняют местами обычным перетаскиванием левой кнопкой мыши.

Рабочее поле

ЭТ состоит из строк и столбцов. Maксимальное количество строк равно 65536, столбцов 256. Каждое пересечение строки и столбца образует неделимую единицу электронных таблиц – ячейку (клетку), в которую можно вводить данные: текст, числа, даты и время, формулы.

Строка

– ряд в ЭТ. Именуется номером в левом крайнем столбце.

Столбец

– колонка в ЭТ. Колонки именуются с использованием букв латинского алфавита в следующем порядке: A–Z, AA, AB,AC–AZ, BA,BB,BC–BZ…

Ячейка

– первичный неделимый элемент таблицы, в который заносятся данные. Каждая ячейка имеет уникальный адрес, состоящий из буквы столбца и номера строки. Например, B5, C4, IF200, KL60234, лист!GT12344, Вася!G120,… (Если требуются данные с другого листа Книги, перед адресом ячейки записывается имя листа с восклицательным знаком)

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *