Акт оформление по госту

Содержание

Требования к оформлению актов

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько видов:
— о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;
— об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;
— об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;
— сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов)*(1);
— приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
— передачи-приема (дел, документов);
— обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);
— испытаний (образцов, систем, технологий);
— ревизии, инвентаризации;
— расследования аварий, несчастных случаев;
— ликвидации организаций и др.

Акт – это документ, который составляется коллегиально (не менее двух составителей).

Объясняется это констатирующей природой этого документа и доказательственным назначением. Например, на основании актов часто принимаются важные кадровые решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд не примет его во внимание, а факт, который в нем зафиксирован, при отсутствии других доказательств может быть признан неустановленным.

Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Это акты приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также акты ревизии, инвентаризации, расследования несчастных случаев на производстве (статья 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы. Иные акты составляются в произвольной форме.

Ведущим принципом для составителей акта является – установление фактического состояния дел и достоверное их отражение в акте. Во время работы комиссии ведутся черновые записи, которые содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения, они являются основой составления актов.

Акты составляются при ревизии предприятия или отдельных должностных лиц, при обнаружении дефектов, недостачи, при приемке-передаче дел, п тхтри проведении испытаний новых изделий и образцов, при приемке законченных объектов, при обследовании, сдаче документов на уничтожение, на списание пришедшего в негодность хозяйственного инвентаря, оборудования, инструментов, при несчастных случаях и т.д.

Акты по материальным, финансовым и другим важным вопросам утверждаются руководителем предприятия и заверяются печатью.

Коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза или иных нарушений правил транспортировки, составляются на типографском бланке-образце, заполняются без помарок, подчисток или зачеркиваний. Заверяются такие акты подписями двух сторон.

Реквизиты акта:

— название вида документа

— дата, индекс

— место составления

— заголовок к тексту

— гриф утверждения

— текст

— отметка о наличии приложения

— отметка о контроле

— отметка об исполнении и направлении его в дело.

Требования к оформлению текста:

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть строится по схеме:

«-Основание:…

-Составлен комиссией в составе:…

-Председатель:…

-Члены комиссии:…

-Присутствовали:…»

При перечислении лиц, участвующих в составлении акта, указывают должности, инициалы, фамилии.

Если акт составлен комиссией, то первым указывают председателя комиссии, его должность, инициалы и фамилию. Фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами и пишут через полтора интервала.

В констатирующей части излагают цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируют установленные факты.

В тексте должны быть сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку.

Требования к составлению и оформлению актов

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 4

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).

Акты отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию:

  • сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);
  • обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);
  • испытаний (образцов, систем, технологий);
  • выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);
  • передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);
  • нарушения установленных правил;
  • ревизии, инвентаризации;
  • расследования аварий, несчастных случаев;
  • ликвидации организации и т.д.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и объективное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. 5

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например:

Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института,

Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть строится по схеме: основание – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).

Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.

После слова «составлен» указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы. 8

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр – бухгалтерия,

2-й экземпляр – коммерческий отдел,

3-й экземпляр – покупатель.

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности.

Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Например: акт о ликвидации учреждения, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

Акт оформляется на бланке организации. Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.

Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания,заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

Присутствовали:

– оформляется в случае необходимости.

51) Требования к составлению и оформлению акта.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

В управленческой практике встречаются факты составления акта одним должностным лицом, однако чаще актом документируют деятельность комиссии.

Акты составляются в следующих случаях:

  • обследования, проверок работ и ревизий деятельности организаций

  • организации, реорганизации, переименования и ликвидации организаций и их структурных подразделений

  • экспертизы

  • проверок наличия и состояния дел и документов

  • техники безопасности и охраны труда

  • нарушения трудовой дисциплины

  • и т.д.

Акт оформляется на общем бланке учреждения по ГОСТ Р 6.30-2003.

Формуляр документа включает следующие реквизиты:

  • наименование организации — автор документа

  • наименование вида документа

  • дата

  • номер

  • место составления

  • гриф утверждения

  • заголовок к тексту

  • текст

  • подписи

Логическая структура текста акта включает следующие части: вводную и констатирующую.

Во вводной части обосновывается работа комиссии, дается ссылка на документ, являющийся основанием ее работы. Таким документом может быть приказ вышестоящего учреждения или руководителя учреждения, докладная записка, которые требуют установления каких-либо фактов и назначается состав комиссии.

Во вводной части перечисляются лица, участвующие в установлении фактов и событий в следующем порядке:

Председатель комиссии – должность, инициалы, фамилия

Члены комиссии – должность, инициалы, фамилия.

Если в составлении акта принимали участие не только члены комиссии, но и другие должностные лица, то они должны быть указаны в акте после перечисления членов комиссии:

Присутствовали – должность, инициалы, фамилия.

Констатирующая часть начинается словами:

«В период с…..по…..комиссия провела проверку…..»

Текст констатирующей части должен содержать детальное описание документируемой ситуации (факта, события и др.), изложение характера, методов, сроков работы, а также изложения выводов, предложений, заключения комиссии в связи с проделанной работой.

При составлении текста акта должен соблюдаться тон нейтрального изложения, лишенный эмоциональной окраски. Информация, выявленная комиссией должна быть краткой, точной и объективной.

Текст акта излагается от третьего числа.

Допускается изложение текста с разбивкой на отдельные пункты, каждый из которых нумеруется.

После изложения результатов проверки обязательно указывается количество экземпляров, в которых составлен акт, и место нахождения каждого экземпляра.

Акт подписывают председатель и члены комиссии, а также должностные лица, присутствовавшие при работе комиссии. Наименование должности в подписи не указывается.

Акт утверждает тот руководитель учреждения, который назначил комиссию.

Акт приобретает юридическую силу с момента утверждения (а не составления).

52) Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности служебных писем.

Служебные письма подразделяются на инициативные и ответные.

Помимо реквизитов бланка письма, в формуляр служебного письма входят такие реквизиты, как: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подпись, отметка об исполнителе, идентификатор электронной копии документа. Все реквизиты должны оформляться в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Стоит отметить, что наименование вида документа не указывается, но может указываться его разновидность («гарантийное письмо»).

Подписание писем, как правило, относится к компетенции руководителя организации, его заместителей, руководителей структурных подразделений.

Письма, содержащие сведения финансового, кредитного характера, а также служащие доказательством расчетных обязательств подписывают руководитель и главный бухгалтер организации. Подписи должностных лиц в этом случае заверяют оттиском печати. Основным элементом служебного письма является его текст. Изложение содержания письма должно соответствовать поставленной автором цели. Стилистика изложения должна подчеркивать официальный характер документа. Тон письма – неизменно нейтральный и корректный.

При подготовке текста письма следует добиваться полноты представления информации при краткости ее изложения. Целесообразно готовить письмо по одному вопросу. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и известно, что они будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации – адресата. Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма используют, когда нет необходимости изложения сложных административных ситуаций. Текст простого письма не должен превышать одной – двух машинописных страниц. Структура текста простого письма может состоять из одной или двух смысловых частей. В первом случае, без изложения причин излагают просьбу или напоминание, выражают благодарность или сочувствие. Если простое письмо состоит из двух частей, в первой указывают причины и обоснования написания письма, а во второй – содержание основного вопроса (просьбы, предложения, согласия и т.п.).

Сложные письма не должны превышать пяти страниц и включают три логические части:

вступление, основное содержание, заключение. Во вступлении излагаются причины его написания, даются ссылки на документы, служащие юридическим основанием для обращения. Основное содержание включает описание фактов и событий, изложение тезисов и их аргументацию, анализ ситуации. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний и т.п.

В служебных письмах предпочтительнее использовать простые распространенные предложения, с обособленными оборотами: » В связи с …», «В соответствии с …» и др.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа. Если письмо содержит персональное обращение к адресату или конфиденциальную информацию, текст может излагаться от первого лица единственного числа.

Разновидности служебных писем:

  • информационные

  • инструктивные

  • гарантийные

  • рекламные

  • сопроводительные

  • претензионные

  • письма-напоминания

  • письма-приглашения

  • письма-поздравления

  • письма-подтверждения

Как правильно составить акт – образец заполнения

Если вы хотите узнать, как правильно составляются акты, а также увидеть образец заполнения этого документа, то эта статья специально для вас! Необходимость фиксации тех или иных фактов или событий для того, чтобы установить реальное положение дел, может возникнуть в абсолютно любой организации, независимо от сферы ее деятельности. Именно такие цели и преследуются при составлении актов.

Разнообразие актов, которые используются на практике, очень велико. Это могут быть акты приемки-сдачи документов или работ, акты обследования объектов, приема-передачи ценности, акты инвентаризации и многие другие. Форма некоторых актов устанавливается нормативными документами, для других имеются строгие требования, которые следует соблюдать при оформлении. Но часть актов можно составить и в произвольной форме.

Поэтому при необходимости составить тот или иной акт желательно иметь под рукой его образец. Однако, независимо от того, какой вид акта вам требуется, необходимо знать единые правила оформления таких документов. Эти правила следует соблюдать при составлении всех видов актов, если вы хотите получить грамотно оформленный документ.

Общие требования к составлению акта

  1. В составлении и подписании любого акта участвует сразу несколько лиц. Зачастую на предприятии специальным приказом создают комиссию (смотрите в образце). Может быть назначен специальный состав комиссии для оформления того или иного акта. Это актуально в случае проведения инвентаризации или при расследовании определенной негативной ситуации. Если же по одному и тому же направлению деятельности предполагается периодически составлять акты, то может быть создана постоянно действующая комиссия.
  2. Акты следует оформлять при помощи унифицированной формы, если она предусмотрена для того или иного акта. В других случаях для оформления актов используются стандартные бланки предприятия, в которых должны содержаться все обязательные реквизиты документа. Для вашего удобства мы приводим в данной статье образец акта. Для того, чтобы лучше воспринять информацию о правильном составлении акта, будет полезнее посмотреть пример, чем читать длинное описание.
  3. Дата составления считается и датой акта. В случае проведения предварительных работ перед составлением акта (например, при инвентаризации или во время испытаний нового оборудования) в тексте документа должен быть указан этот период.
  4. Заголовок допустимо составить в одном из двух вариантов: с предлогом (о или об) или же без предлога. Например, заголовок может звучать как акт о списании материальных запасов или же акт приемки выполненных работ.
  5. В начале текста акта должно содержаться указание на основание для его составления. Основание может представлять собой ссылку на договор, приказ или определенный нормативный документ. Ссылка должна содержать дату и номер договора. Например, так. «Основание: приказ директора ЗАО «Солнечный зайчик» от 12.03.2014 №97 «О проведении…».
  6. В начале акта также необходимо перечислить членов комиссии и ее председателя. Следует указывать не только фамилии членов комиссии (в алфавитном порядке), но также и их должности.
  7. В тексте акта нужно отразить произошедшие факты, которые послужили основанием для составления акта. Текст можно завершить выводами и предложениями комиссии.
  8. Материал может быть изложен не только в текстовом виде с разбитием на абзацы или пункты, но и в форме таблицы. При оформлении акта не следует пользоваться устаревшими оборотами, как «мы, нижеподписавшиеся» и т.п.
  9. Акт составляется в стольких экземплярах, как это указано в нормативном документе или же в соответствии с количеством заинтересованных сторон. Если возникнет необходимость указания местонахождения каждого экземпляра, следует отметить это после основного текста. Это будет выглядеть так:

Составлен в 3 экземплярах:

1 экземпляр – в ЗАО «Колесница»

2 экземпляр – в ООО «Профиль»

3 экземпляр – в дело № 05/13

  1. Если акт предусматривает наличие приложения, то ставится отметка аналогично отметке о наличии приложений к деловому письму. Эта отметка указывается перед подписями и после указания на то, где находятся экземпляры акта.
  2. Акт должен быть подписан всеми членами комиссии или же лицами, которые принимали участие в составлении данного документа. Подписи должны находиться в той же последовательности, как и в начале акта, однако при их оформлении нет необходимости указывать должности. По правилам даже тот человек, который не согласен с содержанием акта, должен все же подписать данный документ. В случае несогласия такой человек может поставить рядом с подписью пометку о том, что имеются замечания. Замечания могут быть изложены в свободной форме на отдельном листе, а затем приложены к акту.
  3. С актом должны быть ознакомлены все, чью деятельность или интересы он затрагивает. Под подписями необходимо поставить отметку «С актом ознакомлены:», после чего должны стоять подписи этих заинтересованных лиц.
  4. Согласно действующим нормативным документам некоторые варианты актов также должны пройти процесс утверждения руководителем организации. Нормы делопроизводства требуют, чтобы гриф утверждения стоял в верхнем правом углу на первом листе акта. Это может выглядеть таким образом:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Производственное решение»

Е.С. Поликарпов

На этом мы завершим все теоретические аспекты данного вопроса. И предлагаем вашему вниманию пример, которым можно будет руководствоваться при оформлении любого акта, за исключением тех, которые имеют унифицированную форму.

Образец акта

Общество с ограниченной ответственностью УТВЕРЖДАЮ
«Громада» Генеральный директор
ООО «Громада»
АКТ И.Ю.Пустынникова
09.11.2014 № 12 09.11.2014
г. Астрахань

проведения проверки …

Основание: приказ ООО «Громада» от 02.11.2014 № 189 «О проведении проверки …».

Составлен комиссией:

Председатель – заместитель генерального директора Р.А.Кривошеев
Члены комиссии: начальник отдела сбыта А.А. Бутырин,
начальник управления №1 Н.П. Захарова

С 03.11.2014 по 09.11.2014 комиссия провела проверку состояния ….

Далее идет некоторое количество связного текста, который может быть разбит на абзацы или даже отдельные пункты. При необходимости можно использовать табличные формы.

Председатель комиссии Р.А.Кривошеев
Члены комиссии А.А. Бутырин
Н.П. Захарова

Теперь у вас есть все необходимое для составления необходимого акта. На нашем сайте вы также сможете найти и другие полезные примеры актов.

Виды и порядок составления актов

Введение

1. Виды актов

1.1 Акты Правительства Российской Федерации

1.2 Акты, не подлежащие государственной регистрации

1.3 Акты оказания услуг

1.4. Локальные нормативные акты организации

2. Составление и оформление актов

Заключение

Практическое задание

Список литературы

Введение

Одним из видов документов, с которыми в своей деятельности часто сталкиваются организация и ее кадровая служба, является акт. В широком смысле акты — это обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке. Специфика акта состоит в том, что этот вид документа применяется в различных системах документации (организационно-распорядительной, финансово-бухгалтерской, проектно-конструкторской и др.).

Термин «акт» широко используется также в области права для обозначения решений, действий или документов, имеющих юридическое значение (нормативные правовые акты, акты законодательства, законодательные акты, акты международного права, акты гражданского состояния и др.). В этой области термин «акт» выступает не как обозначение вида документа, а родовое понятие для группы документов. Например, к законодательным актам относятся такие виды документов, как Конституция Российской Федерации, законы Российской Федерации; к нормативным правовым актам (актам законодательства), кроме перечисленных, относятся такие виды документов, как постановления Совета Депутатов, постановления и приказы министерств и иных органов государственного управления, решения органов местного управления и самоуправления и др. Акты гражданского состояния — это акты, подтверждающие в установленном порядке факты рождения, смерти, заключения брака, его расторжения, усыновления, перемены фамилии, имени, отчества. Им соответствуют такие разновидности документов, как свидетельство о рождении, свидетельство о заключении (расторжении) брака и др. Акты международного права — это такие виды документов, как международные договоры, соглашения, конвенции и др.

Оставив в стороне юридический аспект, акту можно дать следующее определение: Акт — документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.

Как видно из определения, в большинстве случаев акт составляется комиссией с целью объективной фиксации фактов или определенной ситуации (авария, хищение и т.п.). Возможно составление акта одним уполномоченным лицом — ревизором, инспектором и т.п. Акты готовятся по результатам ревизий, при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию, выделении документов к уничтожению и т.д. Так как акты применяются при документировании различных сторон деятельности организаций и должностных лиц, фиксации фактов, событий и действий в различных сферах, то единой, универсальной формы акта не существует. Оформление акта в каждом конкретном случае может иметь свои особенности. Кроме того, для некоторых видов актов нормативно-методическими документами установлены специальные формы, не подлежащие изменению.

Тем не менее, к оформлению актов предъявляется ряд общих требований. Они зафиксированы в «Государственном стандарте 6.38-95 УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов» и Методических указаниях по его применению, а также в Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях.

При составлении и оформлении акта используются следующие реквизиты:

• наименование организации;

• название вида документа;

• дата;

• индекс;

• место составления;

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о наличии приложения (если оно имеется);

• виза ознакомления с актом;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

• подпись.

Дополнительными реквизитами акта могут быть: гриф утверждения; код организации по ОКПО; код документа по ОКУД (для документов, входящих в УСОРД, код по ОКУД, как было сказано выше, имеет лишь форма акта о ликвидации (реорганизации) организации (предприятия); отметка о контроле.

1.1 Акты Правительства Российской Федерации

Правительство Российской Федерации на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, нормативных указов Президента Российской Федерации издает постановления и распоряжения, обеспечивает их исполнение.

Акты, имеющие нормативный характер, издаются в форме постановлений Правительства Российской Федерации. Акты по оперативным и другим текущим вопросам, не имеющим нормативного характера, издаются в форме распоряжений Правительства Российской Федерации.

Порядок принятия актов Правительства Российской Федерации устанавливается Правительством Российской Федерации в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, нормативными указами Президента Российской Федерации.

Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации обязательны к исполнению в Российской Федерации.

Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации подписываются Председателем Правительства Российской Федерации.

Датой официального опубликования постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации считается дата первой публикации его текста в одном из официальных изданий Российской Федерации.

Постановления Правительства Российской Федерации, за исключением постановлений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, подлежат официальному опубликованию не позднее пятнадцати дней со дня их принятия, а при необходимости немедленного широкого их обнародования доводятся до всеобщего сведения через средства массовой информации безотлагательно .

Постановления Правительства Российской Федерации, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу не ранее дня их официального опубликования. Иные постановления Правительства Российской Федерации вступают в силу со дня их подписания, если самими постановлениями Правительства Российской Федерации не предусмотрен иной порядок их вступления в силу. Распоряжения Правительства Российской Федерации вступают в силу со дня их подписания.

Акты Правительства Российской Федерации могут быть обжалованы в суд.

Правительство Российской Федерации вправе принимать обращения, заявления и иные акты, не имеющие правового характера.

1.2 Акты, не подлежащие государственной регистрации

Не подлежат направлению на государственную регистрацию ведомственные акты, не содержащие правовых норм, затрагивающих права, свободы и законные интересы граждан или не носящих межведомственный характер. Такими актами являются, в частности:

— акты персонального характера (о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и т.п.);

— акты, действие которых исчерпывается однократным применением, кроме актов об утверждении положений, инструкций и других аналогичных документов, содержащих правовые нормы;

— акты оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);

— акты, которыми решения вышестоящих органов доводятся до сведения органов и организаций (предприятий, учреждений) системы министерства, ведомства;

— акты, направленные на организацию исполнения решений вышестоящих органов или собственных решений министерств, ведомств и не содержащие новых норм;

— акты нормативно-технического характера (ГОСТы, СНиПы, тарифно-квалификационные справочники, формы отчетности и т.п.);

— акты рекомендательного и методического характера.

Акты, не подлежащие в соответствии с законодательством опубликованию, вступают в силу со дня присвоения им номера государственной регистрации, если в самом акте не указан более поздний срок.

Акты, не прошедшие государственную регистрацию, а также зарегистрированные, но не опубликованные в установленном порядке, не влекут за собой правовых последствий и не могут служить законным основанием для регулирования соответствующих правоотношений, применения каких бы то ни было санкций к гражданам, должностным лицам и организациям за невыполнение содержащихся в них предписаний; на указанные акты нельзя ссылаться при разрешении споров .

1.3 Акты оказания услуг

Обосновать арендные платежи не сложно, поскольку их необходимость очевидна. На первый взгляд, и с документальным подтверждением таких затрат не должно быть особых проблем. Ведь, если оплата производится ежемесячно, то актов оказанных услуг у фирмы соберется предостаточно. Вот только на деле оказывается что, документ почти нечего не подтверждает.

Для чего стороны составляют акт? Ответ на вопрос очевиден: с целью зафиксировать тот факт, что обязательства по договору выполнены. Однако если при заказе работ все более или менее ясно – результат имеет вещественную форму, то при оказании услуг исполнитель не передает заказчику никакого материального результата. Соответственно, и заказчику принимать нечего, а значит, составление акта в том виде, в котором он оформляется при выполнении работ, теряет всякий смысл.

Согласитесь, сложно сказать, что, например, лицо, принявшее участие в семинаре по налогообложению, не воспользовалось оказанной услугой. Ведь услуга-то как раз и заключается в участии в семинаре, а значит, после его окончания в любом случае она будет считаться оказанной. Следовательно, совершенно неважно, составлен или нет акт об оказании услуг.

Выходит, что для документального подтверждения расходов на услуги акт не нужен, поскольку акт не свидетельствует как таковой о факте оказания услуги. А значит, в большинстве случаев подтвердить свои затраты организация может и без акта. Например, действительность расходов на уже упоминавшийся семинар вполне докажут договор, счет, платежные документы, счета-фактуры, приказ о направлении сотрудника на семинар. Тем более что статья 252 Налогового кодекса не предусматривает определенного перечня документов, которые необходимы в качестве подтверждения .

Хотя, конечно, составление акта требуется для определения даты оказания услуги, которую надо знать с тем, чтобы верно учесть расходы. Кроме того, с момента подписания акта начинается отсчет срока исковой давности.

Нет необходимости составлять акт и для подтверждения расходов в виде арендных платежей. Ведь аренда не является услугой ни с точки зрения гражданского законодательства, ни с точки зрения Налогового кодекса. Так, в Гражданском кодексе положения о договорах возмездного оказания услуг и аренды расположены в разных главах. А значит, эти категории отношений являются самостоятельными и для них установлены различные правила.

По Налоговому кодексу арендные отношения не относятся к категории «услуга», поскольку не соответствует ее определению, данному в статье 38 кодекса. Напомним, что данная норма признает услугой деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются уже в процессе осуществления этой деятельности. Аренда же не является деятельностью, поскольку это возможность на законных основаниях владеть и использовать чужую вещь. Кроме того, она не имеет таких результатов, которые бы реализовывались или потреблялись в процессе самой аренды.

Это означает, что арендная плата является платой не за услугу, а за пользование имуществом. Следовательно, подтверждать факт перечисления денег будет не акт оказанных услуг, а договор аренды, акт приема-передачи помещения, счет на оплату, выставленный арендодателем, и платежные документы, подтверждающие оплату этого счета. А для зачета НДС арендатору потребуется еще и счет-фактура.

Заметим, что такой же позиции придерживаются и специалисты ФНС. В письме от 5 сентября 2005 г. № 02-1-07/81 отмечается, что арендная услуга начинает потребляться с момента заключения договора. В то же время Минфин не так давно выразил мнение, что акты оказанных услуг все же надо выставлять ежемесячно (письмо от 7 июня 2006 г. № 03-03-04/1/505). Только вот требование об обязательном составлении актов приема-передачи услуг ни главой 25 Налогового кодекса, ни законодательством о бухгалтерском учете не предусмотрено.

1.4 Локальные нормативные акты организации

Очень часто в литературе по кадровому делопроизводству употребляется термин — локальные нормативные акты. В справочниках дается подробное разъяснение этого термина. Многие статьи журналов, освещающих проблемы кадровых служб, не раз писали о необходимости принятия данных документов в каждой организации.Но далеко не во всех организациях в наличии данная документация.

В соответствии со статьей 68 п. 3 ТК РФ работодатель при приеме на работу обязан ознакомить работника с действующими в организации локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника.

Локальные нормативные акты — документы, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений в данной организации и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором и соглашениями .

О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:

Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ)

Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190 ТК РФ)

Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ)

При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ)

График отпусков (ст. 123 ТК РФ)

Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными актами работодатель может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками, например: положение о персонале, положения о структурных подразделениях (отделах), должностные инструкции.

Остановимся на таком документе, как должностная инструкция. Необходимы ли они в организации? Какую роль играет данный документ в регулировании трудовых отношений между работником и работодателем? Должностная инструкция — организационно-распорядительный документ, в котором определяется место работника в организации, основные функции, конкретные обязанности, функциональные права и ответственность при осуществлении деятельности в определенной должности.

Отсутствие четко разработанных регламентов, инструкций и прочих режимных элементов всегда предоставит возможность работодателю выразить свое недовольство качеством и объемом результатов труда сотрудников. Общее правило: если вы хотите неразберихи, никогда не занимайтесь регламентированием труда и не тратьте времени на разработку управленческой документации.

Несмотря на то, что в последние годы все больше руководителей начинает понимать необходимость и полезность разработки различного рода организационной документации, существует еще много компаний, где руководство не озабочено разработкой всех необходимых регламентов, в таком случае допускаются следующие ошибки:

ОШИБКА 1: абсолютное отсутствие должностных инструкций.

Все обязанности «передаются на словах». Руководство считает, что «лучше душевно поговорить, чем марать тонны бумаги».

ОШИБКА 2: формальный подход к написанию должностных инструкций.

Когда инструкции созданы для отчетности и не используются в реальной жизни, кандидат выходит на работу, слабо представляя себе, круг своих обязанностей, первое время «плавает» в выборе наиболее важных из них и обычно выбирает для регулярного выполнения только то, что наиболее интересно или не составит труда выполнить. Эта ситуация становится особенно критичной тогда, когда это касается работы «прибылеприносящих» сотрудников. Так, например, в деятельности менеджеров отдела продаж часто вытесняется трудная и не всеми любимая работа по привлечению и «обхаживанию» новых клиентов.

ОШИБКА 3: неверное распределение обязанностей:

Те или иные работы ни за кем конкретно не закреплены, и их выполняет тот, кто в данный момент свободен или «просто вспомнил» о необходимости выполнить их.

Пример: Задача пополнения прайс-листов в торговом зале возложена на всех менеджеров зала, при этом не назначен «ответственный» за выполнение этих работ. Как следствие, прайс-листы распечатываются нерегулярно, да и то, только после соответствующей просьбы клиента. При этом они содержат большое количество ошибок и неточностей.

Не продумана система «подмены сотрудника в случае отсутствия или по болезни».

Пример: Розничный салон по продаже компьютерной техники. С целью привлечения клиентов, изготовлен рекламный щит, который необходимо каждое утро выставлять перед дверями салона. Для выполнения этой задачи назначен сотрудник, которому доплачивается «за вынос» определенная сумма к основному заработку. В целом эта схема работала весьма успешно, за исключением тех дней, когда данный сотрудник по каким-то причинам не являлся на работу или опаздывал к началу рабочего дня. Тогда рекламный щит, как правило, не выставлялся. Или выставлялся, но после долгих уговоров кого-нибудь из работников. Основные аргументы, предъявляемые руководству: «мне не платят за эту работу» и «я сейчас не могу этого сделать, потому что у меня много своей работы».

Сотрудникам вменено большое количество «разношерстных» обязанностей .

Пример: Системный администратор, помимо своих основных функций, выполняет роль экспедитора и сотрудника, занимающего вопросами рекламы. Он много времени проводит в разъездах по нуждам фирмы. В результате, обычно не успевает изготовить и поместить рекламу в СМИ или не оказывается «под рукой» в момент, когда необходим срочный ремонт техники. В этом случае, если вы поинтересуетесь «почему обязанности не выполняются в должной мере?», ваш сотрудник, скорее всего, сошлется на чрезмерную занятость и большое количество обязанностей.

Несмотря на то, что обязательность должностных инструкций возникает только в строго определенных случаях, именно она позволит работодателю:

Рационально распределить обязанности между работниками.

Правильно организовать отбор кадров при найме, произвести их последующую расстановку.

Укрепить служебную дисциплину.

Повысить эффективность деятельности организации.

Создать организационно-правовую основу деятельности сотрудников.

Повысить ответственность сотрудника за результаты своей деятельности.

Обеспечить объективность оценки при аттестации сотрудника.

Применить адекватные меры поощрения и дисциплинарных взысканий.

Избежать трудовых споров

Порядок в организации наступит тогда, когда деятельность сотрудников будет регламентирована. Может быть, не стоит экономить на разработке управленческой документации?

2. Составление и оформление актов

Акт — справочно-информационный документ, фиксирующий состояние объекта и, при необходимости, рекомендации комиссии.

Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др .

Все разновидности актов составляются по единой схеме. Формуляр акта:

постоянные реквизиты «единого бланка»:

эмблема (03);

наименование организации (06);

наименование вида документа (08) (АКТ);

переменные реквизиты «единого» бланка:

дата (09);

регистрационный номер (10);

место составления или издания документа (12);

заголовок (17);

текст (19);

отметка о наличии приложения (20) ;

подписи членов комиссии (21);

гриф утверждения (15) .

Дата (09) и место составления (12), проставляемые в бланке акта должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок (17) акта отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога «О» («Об») и формулируется с помощью отглагольных существительных. Например:

Допускается, чтобы заголовок акта отвечал на вопрос «чего?». Например:

Или

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются члены комиссии и (при необходимости) присутствующие лица.

В качестве основания указывается наименование распорядительного документа, его дата, регистрационный номер и заголовок. Как правило, основанием для работы комиссии является приказ, который определяет состав комиссии, ее задачи и полномочия. Например:

Основание: приказ директора от 19.09.99 № 52 «О мерах по обеспечению сохранности документов»

При перечислении членов комиссии необходимо указать должность, фамилию и инициалы каждого по следующей схеме:

Составлен комиссией:

Председатель — должность Фамилия И.О.

Члены комиссии:

Должность Фамилия И.О.

Должность Фамилия И.О.

Должность Фамилия И.О.

Фамилии членов комиссии располагаются по убыванию должностных рангов или по алфавиту (если должностные ранги равны).

В качестве присутствующих указывают лиц, чью работу проверяет комиссия:

Присутствовали: должность Фамилия И.О., должность Фамилия И.О.

Фамилии присутствующих располагаются по убыванию должностных рангов или по алфавиту (если должностные ранги равны).

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией, и ее результаты (когда работала комиссия, что она делала, как, какие факты были выявлены).

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Заключительная часть может отсутствовать, если члены комиссии примут решение ограничиться констатацией фактов.

Если необходимо, оформляют отметку о наличии приложения (20). Если необходимо, оформляют рассылку акта, т.е. указывают количество составленных экземпляров и место их нахождения. Например:

Следует обратить особое внимание на то, что под экземпляром акта понимают его подлинник. Рассылка акта оформляется только в тех случаях, если экземпляры акта направляются в сторонние организации, а не сотрудникам своей фирмы.

Если необходимо, лица, присутствовавшие при работе комиссии, должны своими личными подписями удостоверить факт ознакомления с содержанием акта по форме:

Акт подписывают все члены комиссии. При оформлении подписей не указываются должности, не ставятся тире или двоеточие. Например:

Некоторые разновидности актов (ликвидации учреждения, проверок, ревизий, о выделении документов к уничтожению) обязательно подлежат утверждению, что оформляется соответствующим грифом (15).

Акт — документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.

Термин «акт» широко используется также в области права для обозначения решений, действий или документов, имеющих юридическое значение (нормативные правовые акты, акты законодательства, законодательные акты, акты международного права, акты гражданского состояния и др.)

Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др.

Все разновидности актов составляются по единой схеме.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются члены комиссии и (при необходимости) присутствующие лица.

В качестве основания указывается наименование распорядительного документа, его дата, регистрационный номер и заголовок. Как правило, основанием для работы комиссии является приказ, который определяет состав комиссии, ее задачи и полномочия.

Практическое задание

ЗАО «Информационные системы» УТВЕРЖДАЮ

___________№_____________ Директор

______________________ И.И. Иванов

г. Москва

АКТ

О проверке сохранности документов

Основание: приказ директора от 01.11.99 № 12 «О мерах по обеспечению сохранности документов»

Составлен комиссией:

Председатель — заместитель директора по персоналу Петров П.П.

Члены комиссии:

1. Заместитель главного бухгалтера Сидорова С.С.

2. Начальник отдела кадров Васильева В.В.

3. Менеджер Романова Р.Р.

Присутствовали: заведующая канцелярией Кузнецова К.К.

В период с 10.11.99 по 12.11.99 комиссия проводила проверку организации и условий хранения управленческих документов.

В ходе проверки установлено:

1. Документы хранятся в структурных подразделениях.

2. Дела формируются не в соответствии с номенклатурой дел.

3. Отмечен случай утери документа (письмо ЗАО «Восход» от 15.03.97 № 123).

Комиссия рекомендует:

1. Установить порядок централизованного хранения документов в канцелярии.

2. Выделить и оборудовать специальное помещение для архива.

Составлен в 2 экз.

1-й экз. — в дело № 01-14

2-й экз. — в объединение «Мосгорархив»

Председатель П.П. Петров

Члены комиссии

С.С. Сидорова

В.В. Васильев

Р.Р. Романова

Список литературы

1. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. М.: ПРОФИЗДАТ, 2003, с.208

2. Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. М.: 2003

3. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 1. Управленческое документоведение. — УрАГС: Екатеринбург. 2002.

5. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. Киев: Знання, 2000

6. Ларин М. В. Развитие понятия «документ». — Делопроизводство. №1. 2000.

7. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М.: 2004

8. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов М: ИКЦ МарТ, 2004

Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 1. Управленческое документоведение. — УрАГС: Екатеринбург. 2002., С. 132

Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 1. Управленческое документоведение. — УрАГС: Екатеринбург. 2002., С. 167

Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов М: ИКЦ МарТ, 2004, С. 38

Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. М.: 2003, С. 78

Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. М.: ПРОФИЗДАТ, 2003, С.208

Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов М: ИКЦ МарТ, 2004

Заполняется при необходимости

ОФОРМЛЕНИЕ
АКТА

АКТ – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

1. Акты составляются при ревизии предприятия или отдельных должностных лиц, при обнаружении дефектов, недостачи, при приемке-передаче дел, п тхтри проведении испытаний новых изделий и образцов, при приемке законченных объектов, при обследовании, сдаче документов на уничтожение, на списание пришедшего в негодность хозяйственного инвентаря, оборудования, инструментов, при несчастных случаях и т.д.

2. Акты по материальным, финансовым и другим важным вопросам утверждаются руководителем предприятия и заверяются печатью.

3. Коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза или иных нарушений правил транспортировки, составляются на типографском бланке-образце, заполняются без помарок, подчисток или зачеркиваний. Заверяются такие акты подписями двух сторон.

4. Реквизиты акта:

— название вида документа (А К Т — двойная разрядка)

— дата, индекс

— место составления

— заголовок к тексту

— гриф утверждения

— текст

— отметка о наличии приложения

— отметка о контроле

— отметка об исполнении и направлении его в дело.

5. Требования к оформлению текста:

5.1. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

5.2. Вводная часть строится по схеме:

Основание:

Составлен комиссией в составе:

Председатель:

Члены комиссии:

Присутствовали:

5.3. При перечислении лиц, участвующих в составлении акта, указывают должности, инициалы, фамилии.

Если акт составлен комиссией, то первым указывают председателя комиссии, его должность, инициалы и фамилию. Фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами и пишут через полтора интервала.

5.4. В констатирующей части излагают цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируют установленные факты.

5.5. В тексте должны быть сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

5.6. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

6. После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку.

Акты

Очистить

Акт — одна из ключевых бумаг в документообороте компании. Существует множество видов актов для различных операций. Обычно документы заполняются по определенной форме, оговоренной в законе.

Ключевые характеристики актов

Акт – это документ, используемый для подтверждения тех или иных операций, событий. Формируется, к примеру, при проведении этих операций:

  • Ревизии и различные исследования.
  • Инвентаризация.
  • Испытание новой техники.
  • Передача ТМЦ.
  • Передача дел новому руководителю.
  • Направление в эксплуатацию объектов завершенного строительства.

Обычно акт составляется комиссией или другой группой лиц. Он может документировать итоги работы как временных, так и постоянных комиссий.

Разновидности актов

Акты подразделяются на виды в зависимости от их содержания, обстоятельств составления. Можно выделить следующие документы:

  • О списании активов.
  • О приеме-передаче активов/работ/документов.
  • О проверках техники/ итогов работы.
  • Об осмотрах.
  • О нарушениях в сфере трудовой дисциплины.
  • Об отказе поставить подпись, подтверждающую ознакомление с приказом.
  • Об отказе предоставить объяснения касательно дисциплинарного нарушения.
  • Об испытаниях оборудования/образцов.
  • О ликвидации учреждения.
  • О ревизии/инвентаризации.
  • О проведении расследования по факту ЧП, несчастных случаев.

Акты обычно констатируют тот или иной факт. Рассмотрим пример. Руководитель издал приказ, с которым нужно, по закону, ознакомить сотрудника. Однако последний отказывается поставить свою подпись. Факт отказа необходимо зафиксировать. Для этого и используется акт.

Акты, подтверждающие нарушение трудовой дисциплины

Акты требуются для подтверждения должностных проступков. К примеру, это следующие виды нарушений:

  • Неисполнение своих обязанностей.
  • Невыполнение распоряжений руководителя.
  • Прогулы.
  • Появление на рабочем месте в пьяном состоянии.

Трудовые правонарушения обычно сопровождаются составлением этих актов:

  • О прогуле.
  • Об отказе в предоставлении объяснений.

Подобные акты особенно важно составлять правильно. Связана эта необходимость с тем, что подобные документы часто оспариваются. Действие актов напрямую касается интересов сотрудника. Последний вполне может обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Документ может быть оспорен на одном том основании, что акт оформлен неверно. К примеру, сотрудник явился на работу пьяным. По этому факту был составлен акт. Но этот документ был оспорен из-за того, что он составлялся без присутствия свидетелей. Даже если работник действительно был пьяным, это не имеет никакого значения. Документ не имеет юридической силы, если он составлен неверно.

Особенности оформления актов

Основная особенность акта – это то, что документ составляется несколькими людьми. Связано это с сутью рассматриваемого вида документа. Акт выполняет следующие функции:

  • Фиксация фактов. Предполагается, что фиксировать факты нужно при свидетелях. Нужно это для обеспечения достоверности, подтверждения, что факт действительно имел место быть.
  • Принятие ключевых решений. Часто на базе актов принимаются различные решения. Эти решения иногда оспариваются через суд. Оспаривание может производиться на основании того, что акт был заключен без свидетелей. А потому документ обязательно нужно составлять в присутствии нескольких лиц.

Крайне важно оформлять акты в соответствии со всеми правилами. В обратном случае их легко можно будет оспорить.

Рассмотрим пример. Сотрудник пришел на работу в пьяном состоянии. Составлен акт, фиксирующий это состояние. Документ оформлялся без свидетелей. На основании акта работник был уволен. Однако сотрудник не согласился с решением работодателя и обратился в суд. Работодатель не смог доказать факт опьянения сотрудника, так как акт составлялся без свидетелей. Никто кроме руководителя не смог подтвердить нарушение ТК и внутренних распорядков.

Как уже говорилось, акт составляет группа лиц. Но под группой могут пониматься не только свидетели, но и специально сформированная комиссия. Состав ее определяет руководитель фирмы. Для утверждения состава необходимо издать приказ. Комиссия формируется, к примеру, при следующих операциях:

  • Прием-сдача ценностей и документов.
  • Инвентаризация.
  • Расследование ЧП.

Обычно акты, формируемые комиссией, составляются по специальной форме, оговоренной в нормативных актах.

Что должно содержаться в документе?

Обычно акты о нарушении дисциплины создаются или представителями кадрового отдела, или руководителями подразделений. Как правило, формы подобных документов не установлены законом. То есть, акты создаются в произвольной форме. Но в них должна содержаться обязательная информация:

  • Дата и место оформления документа.
  • ФИО, должность и инициалы лица, составившего акт.
  • Лица, в присутствии которых сформирован документ (их ФИО и должность).
  • Нарушение сотрудника, из-за которого составляется акт.
  • Объяснения, данные работником касательно нарушения.
  • Подписи свидетелей, которые присутствовали при оформлении.
  • Подписи лиц, оформлявших акт.
  • Подпись сотрудника, подтверждающая ознакомление с документом.

Трудящийся, допустивший нарушение, должен быть ознакомлен с документом под роспись. Работник может отказаться в проставлении росписи. В этом случае в том же акте ставится отметка об отказе. Она заверяется подписями свидетелей и лиц, составляющих документ.

Существуют особенности составления того или иного вида акта. Если это акт о прогуле, очень важно указать точное время вплоть до минуты. Если это акт о приходе на работу в пьяном состоянии, нужно подробно описать состояние сотрудника. Если это акт с предоставлением объяснений касательно факта нарушений, нужно точно зафиксировать слова работника. Если это акт с отказом о предоставлении объяснений, нужно указать, в связи с каким нарушением составлялся изначальный акт. Перед составлением конкретного вида документа нужно ознакомиться с правилами его создания.

Дополнительные требования к оформлению

Для создания акта нужен или бланк фирмы, или специальный бланк со стандартным текстом. Документ этот должен соответствовать нормам ГОСТ Р 6.30-2003. В частности, в акте должны быть эти положения:

  • Наименование фирмы.
  • Наименование документа (акт).
  • Номер.
  • Наименование акта, заголовок (к примеру, «о прогуле»).
  • Подписи.
  • В некоторых случаях должен присутствовать граф утверждения.

К СВЕДЕНИЮ! Заголовок документа должен быть согласован с наименованием («акт»). То есть, он должен быть поставлен в родительном или предложном падеже.

  • Форма ОП-18. Акт о передаче товаров и тары при смене материально ответственного лица102
  • Форма ОП-12. Акт о реализации готовых изделий кухни за наличный расчет47
  • Форма ОП-11. Акт о продаже и отпуске изделий кухни45
  • Акт замены газового счетчика162
  • Акт утилизации шин457
  • Акт уничтожения служебных удостоверений233
  • Акт о проведении испытаний трубопроводов на прочность и герметичность538
  • Акт об обнаружении счетной ошибки473
  • Акт списания запчастей на автомобиль1795
  • Акт о браке на производстве1508
  • Акт утилизации мебели в бюджетном учреждении1430
  • Акт списания дебиторской задолженности963
  • Акт уничтожения персональных данных на бумажных носителях1260
  • Форма ОП-22. Акт на отпуск питания по безналичному расчету187
  • Форма ОП-23. Акт о разделке мяса-сырья на полуфабрикаты706
  • Форма ОП-21. Акт на отпуск питания сотрудникам организации232
  • Форма ОС-4б. Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)666
  • Форма ОС-16. Акт о выявленных дефектах оборудования1475
  • Акт оценки по договору страхования имущества201
  • Акт замера протяженности маршрута778
  • Форма ОС-4а. Акт о списании автотранспортных средств978
  • Форма Т-73. Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы641
  • Форма КС-9. Акт о разборке временных (нетитульных) сооружений456
  • Форма ОС-14. Акт о приеме (поступлении) оборудования988
  • Акт распределения имущества при ликвидации ООО921
  • Акт о недостатках объекта долевого строительства1171
  • Акт приема-передачи недвижимости для договора найма1675
  • Акт приема-передачи имущества в пользование для договора ренты1066
  • Акт приема-передачи технической документации2257
  • Акт приема-передачи имущества в собственность для договора дарения1353
  • Акт о предоставлении работников по договору на предоставление персонала (аутстаффинга)406
  • Акт согласования по договору поставки автомобиля313
  • Акт приема-передачи в пользование индивидуального банковского сейфа и ключа563
  • Акт приема-передачи исключительных прав1410
  • Акт приема-передачи мусора и отходов1609
  • Акт приема-передачи судна1482
  • Акт приема-передачи материалов для договора подряда2593
  • Акт приема-передачи электрической энергии2011
  • Форма ЭЛ-8. Акт проверки заземления2654
  • Форма ОП-10. Акт о реализации и отпуске изделий кухни871
  • Форма ИНВ-24. Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей879
  • Форма ИНВ-10. Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств413
  • Форма ИНВ-9. Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них260
  • Форма ИНВ-6. Акт инвентаризации расчетов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути408
  • Форма ИНВ-4. Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных787
  • Акт осмотра мест рубок (мест заготовки древесины)1170
  • Форма КОМИС-5. Акт о снятии товара с продажи518
  • Форма КОМИС-3. Акт об уценке323
  • Форма СП-36. Акт о приемке продукции для реализации (продажи)528
  • Форма СП-46. Акт на передачу, закупку скота и птицы по договорам829
  • Форма СП-26. Акт сортировки яиц в цехе инкубации296
  • Форма СП-24. Акт настрига и приема шерсти195
  • Форма М-7. Акт о приемке материалов3619
  • Акт аэродинамических испытаний системы дымоудаления1724
  • Акт проверки установки оборудования на фундамент1621
  • Форма ИНВ-11. Акт инвентаризации расходов будущих периодов1326
  • Форма ИНВ-8. Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них1162
  • Акт проверки пожарных гидрантов2563
  • Форма МХ-3. Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение2411
  • Форма МХ-11. Акт о расходе товаров по партии420
  • Форма МХ-17. Акт о зачистке бурта, траншеи, овощехранилища227
  • Форма МХ-14. Акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения1204
  • Акт утилизации продуктов питания5114
  • Акт приема-передачи гаража4855
  • Форма СП-47. Акт на перевод животных1047
  • Акт о непредоставлении письменного объяснения работником3499
  • Акт на проектно-изыскательские работы1917
  • Акт об отказе давать объяснения нарушения трудовых обязанностей639
  • Акт приема-передачи квартиры6614
  • Акт приема-передачи автомобиля12468
  • Акт об отказе от подписания приказа об увольнении1685
  • Акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним997
  • Акт о совершении аморального проступка871
  • Акт о разглашении охраняемой законом тайны754
  • Акт об установлении нарушения требований охраны труда2874
  • Акт об установлении комиссией факта опьянения581
  • Акт об отказе работника от заверения записей в трудовой книжке и от получения ее на руки1038
  • Акт на списание трудовых книжек2432
  • Форма КС-17. Акт о приостановлении строительства2368
  • Форма КС-18. Акт о приостановлении проектно-изыскательских работ537
  • Форма КС-8. Акт о сдаче в эксплуатацию временного сооружения1466
  • Форма КС-10. Акт об оценке подлежащих сносу зданий, сооружений и насаждений907
  • Акт опечатывания помещения5039
  • Акт испытания стеллажей4574
  • Акт консервации оборудования6376
  • Акт приема-передачи имущества в уставной капитал4527
  • Акт перевода единиц измерения4298
  • Акт внутренней проверки аптеки6000
  • Акт служебного расследования на предприятии4195
  • Акт передачи давальческих материалов6609
  • Акт-допуск для производства строительно-монтажных работ5468
  • Форма 0504104. Акт о списании объектов нефинансовых активов6375
  • Акт приема-передачи во временное пользование8076
  • Корректировочный акт выполненных работ6461
  • Акт испытания лестниц и стремянок6677
  • Акт дополнительных работ9144
  • Акт приема-передачи мебели9302
  • Акт категорирования гостиницы5903
  • Акт проведения дезинфекции помещений6866
  • Акт дезинфекции автотранспорта7133
  • Акт проверки выполнения коллективного договора2535
  • Акт допуска прибора учета в эксплуатацию8204
  • Акт безвозмездной передачи материальных ценностей8388
  • Форма ОП-8. Акт о бое, ломе и утрате посуды и приборов4492
  • Форма М-35. Акт об оприходовании материальных ценностей7279
  • Акт передачи топливной карты водителю5846
  • Акт ревизии финансово-хозяйственной деятельности4880
  • Акт выполненных работ по грузоперевозкам7269
  • Акт на списание подарков8914
  • Передаточный акт при реорганизации в форме присоединения5460
  • Акт оприходования металлолома7963
  • Акт уценки товара4632
  • Акт о недостаче товара при инвентаризации5512
  • Акт переоценки товара5263
  • Акт испытания пожарных гидрантов на водоотдачу6772
  • Акт списания бланков строгой отчетности9043
  • Акт установки материальных ценностей8066
  • Акт демонтажа оборудования9353
  • Акт возврата оборудования6308
  • Акт осмотра котельной5288
  • Форма ТОРГ-16. Акт о списании товаров8965
  • Форма МБ-4. Акт на списание спецодежды6652
  • Акт уничтожения средства электронной подписи3451
  • Форма 0504230. Акт о списании материальных запасов9698
  • Акт об осуществлении технологического присоединения8127
  • Акт о неисправимых повреждениях документов3218
  • Акт о недостатках выполненных работ9612
  • Акт проверки условий хранения оружия и патронов10456
  • Акт о невыполнении должностных обязанностей8637
  • Акт опрессовки системы отопления9329
  • Акт загрузки транспортного средства4084
  • Акт замены счетчика воды10005
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению8354
  • Акт вывоза мусора7940
  • Акт выставления поста охраны3372
  • Акт контрольного замера расхода топлива9425
  • Форма СП-12. Акт на сортировку и сушку продуктов растениеводства2912
  • Акт на заземление газового котла по форме протокола ЭЛ-83197
  • Акт установки оборудования9804
  • Акт о завесе тары2827
  • Акт об отказе ознакомления с приказом10612
  • Форма МХ-1. Акт приема-передачи ТМЦ на ответственное хранение13679
  • Форма СП-54. Акт на выбытие животных и птицы5361
  • Форма СП-39. Акт на оприходование приплода животных3187
  • Акт приемки товаров по количеству и качеству11325
  • Акт о результатах инвентаризации. Форма 05048359400
  • Акт утилизации отходов8581
  • Акт о проверке эффективности работы вентиляции12297
  • Акт о недопуске на объект6843
  • Акт установки средства электронной подписи2684
  • Акт разбивки осей объекта капитального строительства на местности8055
  • Акт раскроя ткани6815
  • Акт осмотра транспортного средства18288
  • Акт осмотра кабеля на барабане перед прокладкой5454
  • Акт закрепления транспортного средства за водителем10796
  • Акт визуального осмотра сварных швов8024
  • Акт об отстранении от работы в состоянии алкогольного опьянения11261
  • Акт приемки защитного покрытия6597
  • Акт вывода оборудования из эксплуатации7278
  • Акт об отказе от подписи в уведомлении10758
  • Акт оказания юридических услуг10386
  • Акт об окончании монтажных работ8131
  • Акт об оказании транспортных услуг11463
  • Акт о возврате товара поставщику13257
  • Акт вскрытия помещения10039
  • Акт экспертизы товара9725
  • Акт устранения замечаний в строительстве10420
  • Акт простоя по вине заказчика8932
  • Акт о проверке наличных денежных средств кассы по форме КМ-98180
  • Акт проверки внутреннего противопожарного водопровода9315
  • Акт осмотра территории12613
  • Форма СП-13. Акт расхода семян и посадочного материала6751
  • Акт осмотра электроустановки10738
  • Акт приемки лесов в эксплуатацию10180
  • Как составить акт осмотра товара7275
  • Акт замера сопротивления изоляции9688
  • Акт на передачу прав на программное обеспечение6640
  • Акт о выявленных недостатках товара13431
  • Акт о повреждении груза12573
  • Акт согласования технологической и аварийной брони11316
  • Акт замены оборудования10564
  • Акт согласования границ земельного участка8695
  • Акт изъятия документов9263
  • Акт разграничения балансовой принадлежности и эксплуатационной ответственности13418
  • Акт аудиторской проверки8249
  • Форма ОС-3. Акт о приёме-сдаче отремонтированных основных средств8848
  • Акт приема-передачи транспортного средства16316
  • Акт технического осмотра зданий и сооружений15204
  • Акт индивидуального испытания оборудования9915
  • Акт технического состояния оборудования14408
  • Акт технической готовности электромонтажных работ9454
  • Акт приема-передачи ключей от помещения12751
  • Акт об опоздании на работу9414
  • Акт освидетельствования ответственных конструкций11279
  • Акт осмотра оборудования17176
  • Акт передачи строительной площадки подрядчику15781
  • Акт проверки работоспособности пожарной сигнализации11333
  • Акт сверки с разногласиями13758
  • Форма МБ-8. Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов10851
  • Акт приема-передачи помещения в аренду18262
  • Акт приема-передачи денежных средств20419
  • Акт приема-передачи векселей8295
  • Акт возврата помещения по договору аренды14298
  • Акт ввода в эксплуатацию объекта основных средств11927
  • Акт приема-передачи основных средств по форме ОС-120387
  • Акт об отказе подписать акт16435
  • Акт о порче имущества26150
  • Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж по форме ОС-1513244
  • Акт выбраковки товара9550
  • Акт о нарушении трудовой дисциплины12432
  • Акт о расхождении по форме ТОРГ-216172
  • Акт о списании основных средств по форме ОС-415851
  • Акт об отказе писать объяснительную21087
  • Акт об уничтожении печати и штампа17338
  • Акт приема-передачи печати15445
  • Акт на списание ГСМ28148
  • Акт на списание канцтоваров17332
  • Акт об окончании пусконаладочных работ15340
  • Акт о браке товара16610
  • Акт приема-передачи трудовых книжек12217
  • Акт об оказании услуг22917
  • Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению22541
  • Акт утилизации товара23723
  • Образец акта обследования объекта28255
  • Акт о приёмке выполненных работ КС-228527
  • Акт освидетельствования скрытых работ35096
  • Акт ввода в эксплуатацию объекта18081
  • Акт о списании автотранспортных средств13923
  • Акт осмотра помещения42789
  • Акт о невыходе на работу25476
  • Акт о неисправности оборудования43290
  • Приёмо-сдаточный акт17174
  • Акт ввода в эксплуатацию оборудования21707
  • Акт об отсутствии работника на рабочем месте33068
  • Акт входного контроля31756
  • Акт приёма-передачи нежилого помещения21112
  • Акт о несчастном случае на производстве24344
  • Закупочный акт25527
  • Акт сдачи-приёмки выполненных работ24753
  • Акт сверки взаиморасчётов27747
  • Акт взаимозачёта между организациями35397
  • Акт на списание материалов40493
  • Акт приёма-передачи товара23286
  • Акт приёма-передачи документов29778
  • Дефектный акт. Образец заполнения45288
  • Акт приёма-передачи оборудования22779
  • Форма КС-14. Акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией23437
  • Форма КС-11. Акт приемки законченного строительством объекта34703
  • Акт КМ-2 о снятии показаний счётчиков ККМ при сдаче её в ремонт6668
  • Акт КМ-1. Перевод показаний денежных счетчиков на нули5308
  • Форма КМ-3. Акт о возврате денежных сумм покупателям29790
  • Акт инвентаризации наличных денежных средств по форме ИНВ-1521897

Акты. Порядок составления и оформления актов.

Акт — документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.).

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном («акт — о чем?») или родительном падеже («акт — чего?»).

Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.

Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт Республики Беларусь, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др. (оформляется с использованием слова «Основание»).

При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей указываются наименования организаций, которые они представляют.

Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются отдельно.

Слова «Основание», «Составлен комиссией», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от границы левого поля документа и остаются открытыми.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты.

В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.

Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта.

Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экз. — в дело N 10-11

2-й экз. — директору предприятия

3-й экз. — в бухгалтерию предприятия

Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью.

При наличии к акту приложений ссылка на них дается после текста и оформляется как реквизит «отметка о наличии приложения».

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

С актом под роспись должны быть ознакомлены лица, упомянутые в акте. Об этом ниже подписи делается соответствующая отметка (виза ознакомления), включающая слова «С актом ознакомлен(а, ы)», подпись ознакомленного лица, расшифровку подписи и дату ознакомления.

В акте о приеме-передаче дел вместо отметки об ознакомлении с актом оформляется отметка о приеме и сдаче дел.

Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.

Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению. Акт утверждается должностным лицом, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта.

Акты проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности подписываются проводившим проверку (ревизию) работником контролирующего органа (руководителем проверки (ревизии)) и уполномоченными лицами проверяемой организации в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.

Дополнительным реквизитом, придающим акту юридическую силу, является печать. Согласно постановлению Совета Министров РБ от 25.02.1993 № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь» печатью должны удостоверяться акты приема законченных строительством объектов, выполненных работ и др. В актах, подлежащих утверждению, печать проставляется на грифе утверждения.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *