Взаимодействие бухгалтерской службы с работодателем

Взаимодействие и взаимоотношения бухгалтерской службы с работодателями, собственниками, персоналом предприятия, государственными органами, кредиторами и инвесторами

Организация взаимоотношений бухгалтерского аппарата со структурными подразделениями предусматривает обеспечение учета коммерческой, текущей, инвестиционной деятельности.Одной из составляющих частей системы управления хозяйствующим субъектом является подсистема бухгалтерского учета, предусматривающая в своей структуре финансовый, управленческий и налоговой учет с соответствующими информационными потоками, которые характеризуются наличием прямой и обратной связей.

В настоящее время сложилось три основных типа организации структуры бухгалтерии: линейна (иерархическая), вертикальная (линейно- штабная) и комбинированная (функциональная). Сущность линейной структуры организации бухгалтерии заключается в том, что все работники учета подчинены непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии характерна для небольших бухгалтерских служб с численностью аппарата 7-10 человек. При организации аппарата бухгалтерской службы по вертикали создаются промежуточные звенья управления (отделы, сектора, бюро, группы) возглавляемые старшими бухгалтерами. Распоряжения главного бухгалтера в этом случае доводятся до старших бухгалтеров отделов, которые определяют конкретных исполнителей, контролируют выполнение работ. Вертикальная структура бухгалтерской службы применяется в большинстве средних и части крупных по своим размерам организаций. Применение комбинированного типа организации структуры службы бухгалтерского учета в ней устанавливаются структурные подразделения (например, по производствам) выполняющие замкнутый цикл работ. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителям подразделений бухгалтерской службы, которые самостоятельно распоряжаются в пределах установленной компетенции. Такая форма организации работы аппарата бухгалтерии характерна для особо крупных организаций. При наличии в штате бухгалтерии более двух специалистов бухгалтерская служба должна оформляться как структурное подразделение организации, возглавляемое главным бухгалтером, который и осуществляет руководство бухгалтерией.

В мировой практике характерно наличие двух бухгалтерий: финансовой и управленческой. Финансовая бухгалтерия обеспечивает взаимоотношения фирмы с государством, банками, акционерами, поставщиками, покупателями и другими контрагентами, представляет информацию для опубликования в открытой печати.

Управленческая бухгалтерия обеспечивает эффективность работы центров ответственности, сегментов деятельности на основе синтетического и аналитического учета материальных активов, готовой продукции, расчетов с персоналом. Деятельность бухгалтерии управленческого учета не регламентируется государством. Цель ее заключается в предоставлении информации и ее анализе по центрам ответственности, прибыльности сегментов деятельности, обеспечении учета доходов и расходов.

Взаимосвязь между финансовой и управленческой бухгалтериями осуществляется через систему счетов

Для определения функций работников учетной службы, распределения между ними должностных обязанностей организация разрабатывает и утверждает положение о бухгалтерской службе. В нем раскрывают основные задачи и функции отделов бухгалтерского учета и распределение должностных обязанностей между работниками учетной службы.

45. Взаимодействие и взаимоотношения бухгалтерской службы с работодателями, собственниками, персоналом организации и др. Лицами.

Взаимодействие и взаимоотношения бухгалтерской службы с работодателями, собственниками, персоналом организации и др. лицами

регулируются действующими законами, указами, стандартами БУ, а также положением о бухгалтерии, должностными инструкциями, приказами по организации.

Способы организации бух службы: Центр/бух-рия – учетный процесс сосредоточен в бухгалтерии, где осуществляется ведение синтетического и аналитического учета на основе первичных документов, поступающих их др. подразделений. В подразделениях только регистрируются факты хоз. деятельности, те создаются первичные документы. Подготовку бух. информации для всех групп пользо­вателей осуществляет бухгалтерия организации.

Децентр/бух-рия – в подразделениях рассредоточен бух состав, осуществляется ведение синтетич и аналитич учета, готовятся сводные док-ты, сост отчетность, кот поступает в гл. бухгалтерию, которая сводит данные в единый отчет, те составляет отчетность по всей организации включая подразделения.

Для большинства учетных систем в мировой практике характерно наличие двух бухгалтерий: финансовой (общей) и управленческой (аналитической, промышленной). Фин. бухгалтерией реша­ются проблемы взаимоотношений фирмы с государством, банками, акционерами, поставщиками, покупателями и другими контрагента­ми. Фин. бухгалтерия представляет информацию для опубликования в открытой печати.

Управленческая (аналитическая, промышленная) бухгалтерия направлена на решение внутренних проблем, связанных с повышением эффективности работы в разрезе центров ответственности, сегментов деятельности. В управленческой бухгалтерии организуют синтетический и аналитический учет движения материальных активов, готовой про­дукции, расчетов с рабочими и служащими. Деятельность управленче­ской бухгалтерии не регламентируется государством.

46. Формы финансового контроля и его взаимосвязь с бухгалтерским учетом.

Один из наиболее важных рычагов управления финансовой системы – фин. контроль (ФК).

Контроль, который осущ-ся не в качестве специальной контрольной деят-ти (например, контроль главных бухгалтеров или текущий контроль органов федер-го казначейства), не имеет специальной организационной формы и итогового акта, поскольку реализуется в рамках основной деятельности указанных органов и должностных лиц.

Контроль, проводимый специализированными контрольными органами, имеет особую организационную структуру, осуществляется посредством различных форм ФК. К таким относятся: Счетная палата РФ, счетные палаты субъектов РФ, налоговые органы, таможенные органы, контрольно-ревизионные органы Министерства финансов РФ, аудиторские организации, ревизионные комиссии (ревизоры) АО и других субъектов частного права. Контроль, осуществляемый этими органами, в основном представляет собой последующий ФК.

В законодат-ве отсутствует определение понятия «форма ФК». Законодательство не содержит ни единого перечня форм ФК. Как правило, в акте, регламентирующем деятельность какого-либо контрольного органа или определяющем его компетенцию, используются такие понятия, как ревизия и проверка; — Указом Президента РФ «О мерах по обеспечению госуд-го ФК в РФ» от 25ю07.96 № 1095 предусмотрено проведение контрольными финансовыми органами комплексных ревизий и тематических проверок; — согласно ст. 82 НК РФ налоговый контроль осуществляется посредством налоговых проверок; — органы и агенты валютного контроля, осуществляя контроль за проводимыми в РФ резидентами и нерезидентами валютными операциями, проводят проверки валютных операций резидентов и нерезидентов в РФ; — контроль соблюдения организациями порядка работы с денежной наличностью осуществляется также в форме проверок (п. 2.14 Положения «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ» от 05.01.98.)

В связи с этим возрастает роль независимого аудиторского контроля. В его основе лежит взаимная заинтересованность государства, администрации предприятий и их владельцев в достоверной учетной и отчетной информации.

Важнейшее место в системе ФК занимает Мин-во финансов РФ, которое не только разрабатывает финансовую политику страны, но и контролирует ее реализацию. ФК возложен на все структурные подразделения Минфина России соответственно их компетенции. Так, органы казначейства призваны осуществлять гос-ую бюджетную политику; управлять процессом исполнения федер-го бюджета, осуществляя при этом жесткий контроль за поступлением, целевым и экономным использованием государственных средств. Деятельность налоговой службы направлена на обеспечение единой системы контроля за соблюдением российского налогового законодательства; правомерности исчисления, полноты и своевременности внесения налогов в бюджет и внебюдж. фонды. Функции органов Государственного страхового надзора (Госстрахнадзор) также ограничены особой сферой – страховой деятельностью. Эти Эти органы обеспечивают соблюдение требований законодательства РФ о страховании, развитие страховых услуг, защиту прав и интересов участников страховых отношений.

Наряду со всеми перечисленными органами существует специальное контрольное подразделение Минфина России, предназначенное именно для проведения ФК, — Контрольно-ревизионное управление (КРУ) с его территориальными органами на местах. Основными задачами деятельности КРУ являются: усиление контроля за целевым использованием средств федер-го бюджета, выделяемых субъектам РФ; осуществление контроля за целевым и рациональным использованием госуд-х внебюджетных фондов и др. федер. средств; проведение ревизий и проверок поступления и расходования средств федерального бюджета; использование внебюджетных средств, доходов от имущества, находящихся в федер. собственности; проведение документальных ревизий и проверок фин-хоз. деят-ти организаций любых форм собственности по мотивированным постановлениям правоохранительных органов.

Взаимосвязь ФК и БУ состоит в следующем: — во-первых, именно контрольная функция БУ в первую очередь востребована фин. контролем. БУ является источником, информационной базой, позволяющей органам, осущ-щим ФК, достичь целей своей деятельности – изучить ХД организации и на основании полученных данных сделать вывод о неправомерности или правомерности и целесообразности совершаемых организацией хозяйственных операций; — во-вторых, сам ФК выступает частью учетного процесса и реализуется непосредственно в ходе БУ. Данное утверждение действует относительно предварительного и текущего ФК, осущ-мого самим гл. бух-ром и иными уполномоч-ми должностными лицами.

Имеется 2 неоценимых свойства БУ, используемых, прежде всего, последующим ФК со стороны специальных органов (ревизионной службы предприятия, аудиторских компаний, налог. службы и т.д.): Первый их них – способность БУ обозревать ХД организации в ретроспективе, как бы прожить прошлое вместе с предприятием. Второе ценное для ФК свойство – то, что БУ по существу является отражением именно тех явлений деят-ти предприятия, которые представляют интерес для органов ФК.

Контрольная функция БУ не реализуется в случае искажения (деформирования) данных БУ. Это может произойти в результате или случайных ошибок, или сознательных действий со стороны работников предприятия. Органы ФК обязаны выявлять искажения данных БУ и устранять их негативные последствия.

Финансовая служба в целом и бухгалтерия в частности зачастую воспринимаются другими подразделениями компании как источник непонятных и необоснованных требований к организации контроля над документооборотом и бизнес-процессами.

С одной стороны, подобное ошибочное восприятие и непонимание сути вполне обоснованных требований нередко порождают конфликт интересов между бухгалтерией и остальными подразделениями компании.

С другой стороны, сотрудники бухгалтерии нередко сами плохо разбираются в тонкостях организации и управления бизнес-процессами, а также особенностях внутренней и внешней коммуникации сотрудников других подразделений и не учитывают их, предъявляя свои требования.

Любые конфликты в этом случае приводят к нарушению сроков предоставления первичной документации и снижению достоверности учетных данных, что, в свою очередь, ведет к последующему искажению финансовой отчетности компании.

📌 Реклама Отключить

Система внутреннего контроля над своевременным и достоверным первичным учетом хозяйственных операций компании, которую должна внедрять бухгалтерия, включает пять основных компонентов:

  • Внутренняя среда
  • Оценка рисков
  • Операционный контроль
  • Информация и коммуникация
  • Мониторинг

Именно эти компоненты и могут стать основой для разработки плана организации эффективного взаимодействия бухгалтерии с другими подразделениями компании с целью предотвращения деструктивных конфликтов.

  1. Внутренняя среда компании определяет этические ценности, принципы делегирования полномочий и наделения ответственностью, стандарты управления персоналом, включая важность компетенций, профессионального уровня и развития сотрудников. Организация совещаний с представителями всех вовлеченных сторон помогут обсудить существующие проблемы, причины их возникновения и возможные способы их решения. Для того, чтобы такие встречи были результативными, к ним нужно тщательно готовиться и по их окончании обязательно подводить итоги и формализовывать достигнутые договоренности и планы совместной работы. 📌 Реклама Отключить
  2. Оценка рисков предполагает анализ проблем с учетом вероятности их возникновения и уровня влияния на бизнес-процессы компании. Определение и классификация рисков, связанных с искажением и несвоевременным формированием отчетности, позволит определить, какие действия необходимо будет предпринять для их уменьшения.
  3. Операционный контроль заключается в разработке и формализации соответствующих положений и регламентов. Для того, чтобы выявить и устранить проблемы в работе бухгалтерии и других подразделений, необходимо описать и утвердить структуру существующих функциональных связей и зон ответственности с каждым подразделением на каждом этапе их взаимодействия в том или ином бизнес-процессе, включая информационные потоки, документооборот, сроки исполнения и ответственных исполнителей с каждой стороны. 📌 Реклама Отключить
  4. Информация и коммуникация, если они правильно организованы, позволяют сотрудникам выполнять свои обязанности и быть осведомленными по всем ключевым вопросам бизнеса в рамках их компетенции и положения в компании. Иногда ситуация может доходить до абсурда, когда сотрудники подразделений считают работу выполненной, а бухгалтерия не закрывает транзакции в учете из-за ошибок или неполного комплекта документов и не уведомляет их о наличии проблемы.

Одной из серьезных проблем является то, что сотрудники подразделений месяцами не предоставляют первичную документацию в бухгалтерию и не реагируют на неоднократные напоминания. Совещания и рабочие встречи сотрудников могут быть организованы как тренинги, которые позволят сотрудникам не только узнать друг друга лучше, познакомиться с задачами и проблемами других подразделений компании, но и сдержать потенциальные конфликтные ситуации. На этих встречах необходимо объяснять, что качество сотрудничества коллег влияет не только на результаты работы отдельного подразделения, но и на деятельность всей компании. Нужно так же демонстрировать готовность бухгалтерии к учету всех интересов и поиску путей эффективного взаимодействия. 📌 Реклама Отключить

  1. Мониторинг планов работ и бизнес-процессов между бухгалтерией и другими подразделениями предполагает разработку и согласование операционных отчетов, которые могут помочь своевременно определить, почему и кем нарушаются утвержденные регламенты взаимодействия между подразделениями компании.

Не стоит ожидать, что такой план организации совместной работы бухгалтерии и других подразделений компании даст быстрый результат и позволит полностью избежать конфликтов. Но если уделить внимание постоянному совершенствованию процессов взаимодействия и решению проблем с коммуникацией и ответственностью всех вовлеченных сторон, удастся достичь прогресса в этом вопросе.

Эрика Колчина– преподаватель Русской Школы Управления, CIA, руководитель Внутреннего аудита и Внутреннего контроля, финансовый директор

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *