Справочно аналитическая документация

Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация

Носит вспомогательный характер и является основанием для создания распорядительных и организационно-правовых документов.

С помощью этой документации осуществляется вертикальные горизонтальные коммуникации.

Условно выделяют справочно-информационную документацию (протоколы, докладные и служебные записки, объяснительные записки, предложения, заявления, представления, переписка (письма, телефонограммы, факсограммы, телеграммы, электронные сообщения)).

К справочно-аналитической документации относят акты, справки, сводки, отзывы, списки, перечни.

Протокол

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протоколы оформляются на заседаниях, как постоянно действующих , так и временных коллегиальных органах.

Оформляются на основе черновых записей хода заседания, а также на основе стенограммы, звукозаписи и т.д.

В зависимости от вида заседания выделяют протоколы:

· краткие (оформленные по сокращенной схеме и в них фиксируются рассмотренные вопросы и принятые решения)

· полные (содержат весь ход обсуждения вопросов)

Оформляются не позднее 5 дней со дня заседания. Ответственность возлагается на секретаря коллегиального органа.

Протокол печатается на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов общего бланка. Дата и номер соответствуют дате и номеру совещания.

В заголовке указывается наименование коллегиального органа и вида его деятельности. Заголовок должен соответствовать виду документа (грамматически согласовываться).

Текст состоит из 2-х частей: вводной и основной.

В вводной фиксируется указание на председателя, секретаря, присутствующих (если менее 15 человек – указывается фамилия, инициалы; более 15 человек – составляется список приглашенных (указываются фамилия, инициалы, должность, место работы)). Вводная часть заканчивается повесткой дня. Повестка дня оформляется прописными буквами, вопросы о повестке дня располагаются по степени сложности и порядку обсуждения.

К каждому вопросу указываются фамилия и должность заказчика.

Основная часть оформляется по каждому вопросу повестки дня, строится по схеме: слушали – выступили — постановили.

В разделе СЛУШАЛИ фиксируется текст доклада по вопросу, если доклад прилагается к протоколу, то он должен быть оформлен в установленном порядке.

В разделе ВЫСТУПИЛИ указываются фамилии выступивших и краткий текст выступления. Он излагается в виде диалога.

В разделе ПОСТАНОВИЛИ записывается принятое решение, которое должно формулироваться кратко, срочно.

Каждый пункт должен содержать принятое решение, срок исполнения, ответственный исполнитель.

По каждому вопросу повестке дня записывать результаты голосования.

Участник собрания или заседания, высказывавшийся против принятого решения может представить особое мнение в письменной форме, председателю заседания.

Протоколы подписываются председателем и секретарем при наличии президиума, подписывается всеми членами президиума.

Протокол вместе со всеми материалами по подготовке заседания или собрания подшивается в дело.

К протоколу прикрепляется:

1. план работы по подготовке

2. повестка дня

3. извещение

4. список присутствующих и приглашенных

5. тексты докладов, выступлений и проекты решений по каждому вопросу

6. протокол редакционной и счетной комиссии

7. особое мнение участников заседания

Протоколы заседания формируются отдельно от протоколов собрания.

Докладная записка (служебная)

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она информирует руководство о фактах, событиях, явлениях, требующих принятие решения.

Цель докладной: побудить к действию руководство.

Виды докладной:

1) Внутренняя записка (представляется руководителю организации, либо подразделения, создается по инициативе работника с целью повышения эффективности деятельности организации; Оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов общего бланка; Текст докладной должен содержать вводную часть, причину содержания документа и основную, в которой указываются факты, события, явления и предложения. Подписывается составителем).

2) Внешняя записка (представляется руководителю вышестоящей организации; Составляется на общем бланке организации, текст строится по схеме: первая часть – факты, события, цели создания; вторая часть – излагает анализ сложившейся организации; третья часть – излагает возможные последствия и результаты. Подписывается руководителем организации).

Предложение

Предложение – документ, представляющий разновидность докладной записки и содержащий перечень конкретных предложений по определенным вопросам.

Составляется по заданию руководителя. Текст не содержит аналитической части, только вводную, в которой излагается обоснование и заключительную, в которой излагаются сами предложения. Подписывается составителем.

Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составленный работником организации и представленный вышестоящему должностному лицу. Оформляется на стандартном листе бумаги.

Текст состоит из 2 частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом ее написания; во второй излагаются причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Подписывается составителем. (Может быть написана от руки).

Заявление

Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Чаще всего составляется по кадровым вопросам. Адресуется руководителю организации. Оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением обязательных реквизитов (вид документа, дата, адресат, автор, текст). Текст начинается с изложения вопроса, затем излагаются детали этого вопроса. К заявлению прилагается приложение. Подписывается заявителем.

Представление

Представление –документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов (наименование подразделения, вид документа, дата, номер, адресат, заголовок, текст). Текст должен содержать информацию: ФИО, дата рождения, образование, занимаемая должность, место работы, стаж работы в данной области, общий стаж, оценка служебной должности, мотивы назначения, должность и подразделение, куда предлагают назначить ил перевести работника.

Подписывается руководителем подразделения, адресуется руководителю организации.

Письма

Служебные или деловые письма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста по почте.

Виды писем:

1. инструктивные

2. гарантийные (подписываются руководителем и главным бухгалтером по финансовым вопросам)

3. информационные

4. рекламные

5. коммерческие

6. рекламационные (претензии по качеству товаров и услуг)

7. письма-приглашения

8. поздравления

9. сопроводительные

Письма подготавливаются в определенной последовательности:

1. изучение вопроса, излагаемого в письме

2. сбор сведений информации

3. подготовка проекта письма

4. согласование и визирование

5. внесение дополнений, изменений в проект и окончательное оформление

6. подписание

7. регистрация

8. отправка (либо как простое письмо, либо заказное, либо ценное)

Оформляется на бланке письма. Текст должен быть лаконичным, корректным, не должен превышать 1-2стр. (в исключительных случаях до 5стр). Текст состоит из 2-3 частей. Первая часть – вводная, где указываются причины составления письма, вторая часть — основная, где излагается существо вопросов, третья часть – заключительная, в которой формулируется основная цель письма. Обязательные реквизиты: адресат, текст, дата, номер, подпись. Визируется заинтересованными лицами на втором экземпляре письма, остающимся в деле

Претензионные письма

Претензия – документ о нарушении конкретных обязательств и требований о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства. Предъявляется в отношении качества товара, услуг, объемов, сроков, поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта, содержит основу для предъявления претензий и доказательств.

Кроме основных реквизитов письма, в претензии указываются:

1) основания для предъявления претензии со ссылкой на нормативные акты.

2) требование заявителя, сумма претензии и ее расчет

3) банковские реквизиты заявителя

4) перечень прилагаемых документов к претензии

Претензии предъявляются в определенные сроки (2 месяца); подписываются руководителем организации; заверяется печатью.

Ответ на претензию

Ответ на претензию должен содержать следующие вопросы:

1. о принятии претензий к рассмотрению

2. об удовлетворении претензии полностью или частично (дата, номер платедного получения при оплате)

3. о неудовлетворении претензии

Ответ подписывается руководителем, заверяется печатью, оформляется в соответствии с АПК (арбитражный процессуальный кодекс)

Объем не должен превышать двух страниц. Оформляется заказным корреспондентом с уведомлением.

Оформление считается досудебным или претензионным порядком урегулирования разногласий между сторонами

Исковое заявление

Исковое заявление — письменное требование к суду вынести решение о признании субъективного права заявителя (истца) и о присуждении ответчика к совершению определенных действий.

Форма заявления определяется АПКРФ. В заявлении указываются:

· наименование арбитражного суда,

· вид документа,

· заголовок к тексту

· наименование лиц, участвовавших в деле

· текст с указанием обстоятельств, на которых основано исковое заявление

· доказательства

· цена иска и ее расчет

· требование истца

· сведения о соблюдении досудебного урегулирования споров

· приложения

Подписывается доверенным лицом.

Кассационная жалоба

Кассационная жалоба – письменное требование к суду об изменении решения, противоречащего признанию субъективного права заявителю.

Оформляется в соответствии с АПКРФ. Реквизиты:

· наименование адресата

· наименование адресанта

· вид документа

· заголовок

· текст (указывается требование лица, подавшего жалобу, формулируется указание на то, в чем заключается нарушение норм материального права, номер дела, дата принятия решения, предмет спора в суде)

· отметка о приложении

Подписывается доверенным лицом.

Телеграмма

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста.

Составляется при необходимости срочного решения вопроса, подразделяется на виды и категории.

Выделяют телеграммы категории президент РФ, высшее правительственное, правительственное.

По сроку прохождения к простым относят обычные телеграммы, доставляемые адресату в течение 6 часов. К срочным относят телеграммы, доставляемые в течение 3 часов.

Оформляется на бланке телеграммы, лиюо на стандартном листе бумаги, форматом А5 по установленной форме.

Обязательные реквизиты:

1) категория телеграммы

2) вид документа

3) телеграфный адрес получателя

4) текст (оформляется кратко, лаконично, без союзов и предлогов, если они не искажают содержание предмета, знаки пишутся сокращенно, цифры словами, после текста ставится точка (тчк)

5) дата, номер телеграммы

6) подпись (отдельной строкой, в расшифровке не указывать инициалы)

7) после подписи проводится черта, под ней пишется адрес отправителя, дата составления (прописными буквами, четко, без помарок на одной стороне листа).

Факсограмма

Факсограмма – обобщенное название различных документов, передаваемые по каналам факсимильной связи и получаемое на бумажном носителе копия документа.

Оформляется в соответствии с требованиями конкретных видов документов. При передаче не допускается волнистость, деформация, пятна, изгибы и т.д.

При соблюдении определенных процедур Факсограмма обладает юридической силой.

Телефонограмма

Телефонограмма используется для оперативной передачи информации информативного характера.

Оформляется на стандартном листе бумаги, либо записывается в журнале. Обязательные реквизиты:

1. сведения об отправителе, авторе документа (наименование организации кто передал (должность, инициалы, фамилия), дата, время передачи)

2. затем указывается наименование документа, дата и номер документа

3. текст (краткий, четкий, без труднопроизносимых слов), не более 50 слов. Подписывается руководителем.

4. при передаче текста записываются сведения о получателе телефонограммы (наименование, должность)

5. кто принял

6. дата приема и время окончания приема

Электронное сообщение

Электронное сообщение – документ, передаваемый электронной почтой по системе связи между ЭВМ, полученной в виде видеограммы на экране монитора или бумажной копией, отпечатанной на принтере.

Оформление справочно-аналитической документации

Акт

Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий, явлений.

Виды актов:

1. ревизии

2. приема и передачи

3. обследования

4. инвентаризации

5. расследований аварий и несчастных случаев

6. ликвидации помещения

7. приема сдачи

8. о выделении к уничтожению документов и дел

9. коммерческие

Акты, содержащие выводы и рекомендации относятся к актам расследования, проверок, ревизий.

Все акты составляются коллегиально. Утверждаются распорядительными документами, реже руководителем. Оформляется на основании черновых записей, содержащих фактические сведения, количественные показатели и т.д., выявленные проверяющими.

После тщательного изучения акт оформляется не позднее 5 дней после проверки на общем бланке организации. Вил документа пишется прописными буквами, далее дата и номер акта. Заголовок должен грамматически согласовываться со словом «АКТ». Текст состоит из 2 частей: вводной и основной. В водной части указывается основание для составления акта и кем составлен. В основной части излагаются фактические данные, выявленные комиссией, методы и сроки проделанной работы. При необходимости фиксируется вывод и заключение. Содержание основной части можно разделить на пункты или представить в виде таблицы. При необходимости в заключительной части акта предлагаются решения, выводы, заключение проверяющих.

В конце текста указывают количество составленных экземпляров текста и адресат каждого экземпляра. При наличии приложения оно оформляется в виде отметки о наличии.

Подписывается председателем и всеми членами комиссии.

Справка (по основной деятельности)

Справка – документ, составленный с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Справки по основной деятельности могут быть внешними и внутренними. Внешние составляются для представления людей в организации. Оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем.

Внутренние оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов: наименование акта структурного подразделения, вид документа (СПРАВКА), дата, номер, место издания.

Текст состоит из 2 частей: в первой указывается причина составления документа. Во второй излагаются конкретные сведения (вторая часть оформляется в виде таблицы, или связанного текста). Внутренние справки подписываются составителем.

Адресат справки оформляется по основной форме.

Справка составлена для подтверждения сведений. Оформляется на бланке формата А5. Указывается автор, справочные данные об организации, вид документа (СПРАВКА), дата, номер, заголовок, адресат, текст.

Подписывается руководителем и главным бухгалтером, либо начальником службы персонала. Заверяется печатью.

Сводка

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В ней излагается информация, полученная из разных источников по заранее установленным параметрам и связанные одной темой, в сводке можно приводить сведения об источнике информации.

Оформляется как справка, текст может быть в табличной форме.

Внутренняя сводка подписывается составителем, внешняя – руководителем.

Заключение

Заключение – документ, содержащий выводы, мнения комиссии или отдельных специалистов по конкретному документу или отдельному вопросу.

Составляется на проекты предложений, постановлений, научные работы и т.д.В заголовке указываются названия документа и вопрос, на который заключение подготовлено. Текст состоит из 2 частей. В первой излагается существо вопроса, его анализ, общая оценка документа или вопроса. Во второй даются конкретные замечания по документу или вопросу, а также излагаются выводы и предложения.

При направлении заключения в другие организации составляется сопроводительное письмо.

Отзыв

Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

Оформляется аналогично заключению.

Перечень

Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный с целью распространения на них определенных норм или требований.

Оформляется на общем бланке организации, текст в виде таблицы. Подписывается составителем. Утверждается руководителем или вышестоящим органом.

Порядок составления и формы перечня регламентируются инструкциями и методическими документами.

Список

Список – документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. Составляется в целях регистрации или информирования. Порядок составления и оформления аналогичен перечню.

Отчетная документация

Отчетная документация – документация, содержащая сведения о результатах деятельности организации за определенный период времени.

Она выполняет обратную функцию, позволяющую руководству сопоставить полученные результаты с плановыми.

Анализ отчетной документации дает возможность корректировать деятельность организации, совершенствовать ее структуру, кадровый состав, обеспеченность ресурсами и т.д.

Виды:

1. государственная статистическая отчетность

2. ведомственная отчетность

3. внутри учрежденческая отчетность

Отчет

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, а также сведений о выполнении мероприятий, сведений, заданий.

Представляется руководителем структурного подразделения. Государственная и ведомственная отчетность составляется на основе унифицированных форм.

Внутриучрежденческая отчетность составляется по свободной форме и оформляется как другие управленческие документы.

Составляется на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов общего бланка, в заголовке указывается наименование органа или должностного лица, о котором сообщается в документе. В отчете дается описание и заключение работы.

Отчет о работе структурного подразделения подписывается руководителем подразделения. Утверждается руководителем или вышестоящей организации.

К отчету прилагается пояснительная записка и другие справочные материалы. Срок хранения 5 лет или постоянное хранение.

Виды справочно-аналитических документов

Акт — это документ, составленный для подтверждения установленных фактов событий действий или явлений. Акты бывают: акты приема, передачи; акты ревизии; акты обследования, инвентаризации; акты расследования аварий и несчастных случаев; акты ликвидации; акты о выделении к уничтожению документов и дел; коммерческие акты.

Все акты составляются коллегиально (не менее 2-х человек), подписывается всеми членами, при необходимости акты подтверждаются распорядительными документами или руководителем. Оформляются на основании черновых записей, содержащих фактические сведения, не позднее 5 дней после события. Для оформления используется бланк документа. Заголовок должен грамматически согласовываться со словом АКТ.

Текст состоит из 2 частей:

  • 1) Во вводной части указывается основание для составления акта и кем составлен.
  • 2) В основной части фиксируются результаты проведенного мероприятия. Содержание основной части можно делить на пункты, либо представить в виде таблицы. В конце текста указывается количество составленных экземпляров текста акта и адресат каждого экземпляра. При наличии приложения оформляется отметка.

Коммерческие акты — это акты, фиксирующие те или иные нарушения договорных обязательств. Составляются по трафаретной форме.

Особенности оформления: категорически запрещено исправлять, подчищать и замазывать данные в тексте акта.

Справка — это документ, составленный с целью описания фактов основной деятельности организации или для подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Выделают: справки по основной деятельности; внешние (составляются для предоставления в другие организации, оформляются на общем бланке организации и подписываются руководителем); и внутренние (оформляются на стандартном листе бумаги, с нанесением реквизитов общего бланка, адресуются руководителю организации и подписываются составителем).

Текст справки состоит из 2 частей:

  • 1) Во вводной части указывается причина составления справки.
  • 2) В основной излагаются конкретные сведения, представленные в виде связанного текста или таблицы.

Справка, составленная по личному составу организации оформляется на стандартном листе бумаги А5 с нанесением обязательных реквизитов (наименование организации, справочные данные об организации (адрес и телефон обязательно), вид документа СПРАВКА, дата и номер справки, заголовок, адресат, текст, подписывается руководителем и главным бухгалтером либо начальником службы персонала, обязательно заверяется печатью). Оформляется в двух экземплярах.

Сводка — это документ, содержащий обобщённые сведения по какому-либо вопросу. В сводке излагается информация, полученная из разных источников по заранее установленным параметрам, связанная одной темой. В сводке можно приводить сведения об источнике информации. Оформляется как справка, текст чаще бывает в табличной форме.

Заключение — это документ, содержащий выводы мнения комиссии или отдельных специалистов по конкретному документу или отдельному вопросу. Составляется на проекты предложений, постановлений, научные работы и т.д. Оформляется на общем бланке, в заголовке указывается название документа и вопрос на который заключение подготовлено.

Текст состоит из 2 частей:

  • 1) Излагается существо вопроса, его анализ, общая оценка документа или вопроса
  • 2) Даются конкретные замечания по документу или вопросу, а также излагаются выводы и предложения. Подписывается составителем. При направлении заключения в другие организации составляется сопроводительное письмо, подписываемое руководителем.

Отзыв — это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. Оформляется аналогично заключению.

Перечень — это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленных с целью распространения на них определенных норм и правил. Оформляется на общем бланке организации, текст табличной формы, подписывается составителем, при необходимости утверждается руководителем.

Список — это документ, содержащий перечисление лиц предметов, объектов в определенном порядке. Составляется в целях регистрации или информирования. Порядок составления и оформления аналогичен перечню.

Справочно-информационная и справочно-аналитическая документация

Эффективность деятельности организаций и учреждений находится в прямой зависимости от наличия достоверной и своевременной информации. Лишенный информации государственный организм начинает работать вхолостую и теряет управляемость. Однако действенность управления обусловлена не только наличием информации, но и состоянием технологий ее накопления, обработки и рационального использования и хранения.

Важнейшее место среди источников информации о фактическом положении дел в системе управления занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Хотя по сравнению с организационно-распорядительными документами они выполняют служебную, вспомогательную роль и не содержат поручений, без них невозможен процесс подготовки, принятия и реализации обоснованных решений.

В отличие от организационно-распорядительных документов, идущих сверху вниз от управляющего органа к управляемому, справочно-информационные документы, наоборот, направляются по системе управления снизу вверх – от исполнителя к руководителю, от структурного подразделения к организации в лице ее руководителя или его заместителей или по горизонтальным связям – между соподчиненными организациями или структурными подразделениями, должностными лицами.

К справочно-информационным документам относятся:

  • • докладная записка;
  • • объяснительная записка;
  • • заявление;
  • • представление;
  • • предложение;
  • • протокол;
  • • служебное письмо и др.
  • • Докладная записка – документ справочно-информационного характера, адресованный руководителю или вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение вопроса, который отражает определенную сторону деятельности организации, с выводами и предложениями, или информацию о событиях, фактах, требующих принятия решения.

Докладная записка может быть внешней и внутренней.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящей организации. Она составляется на общем бланке организации и включает следующие реквизиты:

  • • наименование структурного подразделения;
  • • наименование вида документа;
  • • дата и номер документа;
  • • заголовок к тексту;
  • • подпись;
  • • резолюция;
  • • отметка об исполнении.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписи.

Внутренняя докладная записка инициируется работником или создается по заданию его непосредственного руководителя и адресуется руководителю подразделения. Она оформляется на стандартном листе бумаге с теми же реквизитами, что и внешняя докладная записка.

• Объяснительная записка – документ, составляемый работником для представления непосредственному руководителю с объяснением причин невыполнения какого-либо поручения, нарушения дисциплины или иных действий, событий или фактов.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги, ее обязательными реквизитами являются:

  • • наименование структурного подразделения;
  • • дата и номер документа;
  • • наименование вида документа;
  • • заголовок к тексту;
  • • подпись;
  • • резолюция;
  • • отметка об исполнении.

Допускается исполнение объяснительной записки рукописным способом.

• Заявление – документ, адресованный руководителю и содержащий просьбу, касающуюся принятия на работу, увольнения, предоставления отпуска и т.д.

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги, его обязательные реквизиты:

  • • наименование подразделения;
  • • название документа;
  • • дата и номер документа;
  • • инициалы, фамилия и должность заявителя;
  • • подпись автора заявления;
  • • резолюция.

• Представление – документ, в котором содержится предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Представление оформляется на стандартном листе бумаги, его обязательные реквизиты:

  • • наименование подразделения;
  • • название вида документа;
  • • дата, номер документа;
  • • адресат;
  • • заголовок.

В текст представления может быть включена следующая информация:

  • • фамилия, имя и отчество представляемого;
  • • дата рождения;
  • • образование;
  • • занимаемая должность;
  • • наименование структурного подразделения;
  • • стаж работы (в том числе общий, в данном подразделении и в настоящей должности);
  • • оценка служебной деятельности;
  • • оценка деловых и моральных качеств;
  • • повышение профессионального уровня;
  • • участие в общественной работе;
  • • мотивы назначения, перемещения или поощрения;
  • • должность и структурное подразделение, куда предлагается назначить или переместить работника.

Представление подписывает руководитель подразделения, адресуя его руководителю организации.

• Предложение – документ, который составляется по поручению руководителя и содержит предложения по определенному вопросу.

Текст предложения состоит из обоснования и перечня предложений.

Предложение составляется так же, как и докладная записка.

• Протокол – документ, с помощью которого документируются процедуры коллегиального принятия управленческих решений и сами решения.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Записи во время совещания (заседания), сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или службу документационного обеспечения управления (ДОУ) и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта № 14 или на общем бланке организации формата А4 и имеют следующие реквизиты:

  • • наименование документа;
  • • вид заседания (совещания);
  • • место проведения заседания (совещания);
  • • дата и номер протокола;
  • • подпись.

Наименование документа – ПРОТОКОЛ – печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.

Реквизит «Вид заседания» отделяется от предыдущего реквизита двумя междустрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру.

Реквизит «Место проведения заседания» выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» протокола линейкой.

Дата оформляется словесно-цифровым способом и отделяется двумя междустрочными интервалами от предыдущего реквизита.

Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя междустрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Постоянная информация вводной части (слова «председатель», «секретарь», «присутствовали») печатается прописными буквами непосредственно от края левого поля листа. Фамилии присутствующих, составляющие переменную информацию, располагаются в алфавитном порядке и печатаются через один интервал. Если их количество превышает 15 человек, составляется список присутствовавших.

Слова «повестка дня» печатают прописными буквами и располагают от левого края поля листа. Вопросы, перечисленные в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня, нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ

(РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью. При необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Образец оформления полного протокола

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрированным способом размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Образец оформления краткого протокола

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в федеральном органе исполнительной власти.

• Справка – документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации либо подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Например:

Внешние справки составляются для представления в вышестоящую или другую организацию, оформляются на общем бланке организации и включают в себя реквизиты:

  • • наименование организации;
  • • наименование вида документа;
  • • дата и номер документа;
  • • заголовок к тексту;
  • • адресат;
  • • отметка о наличии приложений;
  • • подпись.

Внутренние справки составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Заголовок отвечает на вопрос «О чем?» и включает указание периода времени, к которому относятся изложенные в ней сведения.

Текст справки может быть оформлен в виде таблицы, если он включает однородную систематизированную информацию. Если в справке содержатся сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем. Если справка содержит информацию финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью.

Внутренние справки подписываются заместителем структурного подразделения.

• Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения с организациями, частными лицами, сообщения или уведомления о чем-либо.

Около 4/5 всех входящих и исходящих документов в системе справочно-информационной документации организации занимает деловая переписка, выполняющая функцию связи между организациями.

Многообразие видов переписки обусловлено различными способами передачи информации для решения оперативных вопросов (почтовая связь, электронная связь), содержанием переписки (запросы, уведомления, соглашения, претензии, требования, напоминания, подтверждения, разъяснения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.).

Однако ко всем видам переписки предъявляются единые требования. Все письма оформляются на специальных бланках для писем.

Служебное письмо – один из наиболее распространенных на государственной службе документов передачи информации посредством пересылки по почте.

Служебное письмо оформляется на бланке для писем формата А4 или А5. Его обязательные реквизиты:

  • • наименование организации-автора;
  • • почтовые реквизиты организации;
  • • номер телефона, телетайпа, факса;
  • • дата и номер документа;
  • • ссылка на дату и номер входящего документа (для исходящих писем);
  • • адресат (кому направляется);
  • • заголовок к тексту, отвечающий на вопрос: «О чем?»;
  • • текст;
  • • подпись;
  • • отметка об исполнителе;
  • • отметка о наличии приложений (в сопроводительном письме).

Служебные письма визируются на втором экземпляре, который остается в архиве организации, руководителем соответствующего структурного подразделения и заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение.

На входящих письмах проставляются отметка о поступлении, резолюция руководителя организации или структурного подразделения, отметка о контроле (если исполнение письма контролировалось службой ДОУ, отметка об исполнении документа и направлении его в дело).

Важно запомнить!

При ведении международной деловой переписки необходимо соблюдать правила, установленные стандартом международной организацией ISO в отношении расположения и оформления некоторых реквизитов. Так, почтовый адрес частных лиц располагается в левой части поля документа и включает:

Оформление даты осуществляется в соответствии со стандартом ИСО 8601:2000 в последовательности:

  • • год – четырьмя цифрами;
  • • месяц – двумя цифрами от 01 до 12;
  • • день месяца – двумя цифрами от 01 до 31. Например: 2014-06-25.
  • • Телеграмма – группа различных по содержанию документов, передаваемых по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках или на обычном листе бумаги в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала.

Существуют различные категории и виды телеграмм. В соответствии с этим в верхней части телеграммы (кроме простой) пишется:

  • • Президент Российской Федерации;
  • • Высшая правительственная;
  • • Правительственная;
  • • Срочная.

Основные реквизиты телеграммы включают:

  • • служебный заголовок;
  • • указание категории телеграммы;
  • • отметку о виде телеграммы;
  • • телеграфный адрес получателя;
  • • текст телеграммы (составляемый без союзов, предлогов и знаков препинания, без переносов слов);
  • • подпись;
  • • регистрационный делопроизводственный номер и дату регистрации;
  • • адрес и наименование организации-отправителя;
  • • номер и дату документа, на который дается ответ (в ответных телеграммах);
  • • визу исполнителя;
  • • подпись руководителя организации;
  • • печать.

В тексте телеграммы используются сокращенные обозначения знаков препинания:

  • • точка – тчк;
  • • запятая – зпт;
  • • двоеточие – двтч;
  • • кавычки – квч;
  • • скобки – скб;
  • • номер – нр.

Обратный адрес пишется без сокращений, со всеми знаками препинания.

Раздел 13. Общие требования к составлению и оформлению основных видов справочно-аналитических документов

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 12

Лекция 5

Акт – документ, подтверждающий установленные акты, события, действия.

Существует множество разновидностей актов: приема-сдачи, обследования, испытаний, ликвидации организаций.

Акты могут не только фиксировать установленные акты и события, но и содержать рекомендации и предписания. Акты составляются коллегиально, чаще всего комиссиями, как постоянно действующими, так и специально создаваемыми. В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномоченным лицом или несколькими должностными лицами, Акт составляется в целях установления фактического состояния дел. Поэтому лица, составляющие акт, прежде всего, изучают вопросы, подлежащие отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта. Для актов с повторяющейся информацией разрабатываются бланки с трафаретным текстом или унифицированные формы бланков. Например, Госкомстатом 30.10.97 утвержден ряд унифицированных форм актов: акт на списание основных средств (форма № ОС-4), акт о приемке материалов (форма № М-7), акт приемки законченного строительством объекта (форма № КС-11) и др.

Обязательные реквизиты: наименование организации-автора, наименование вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подписи.

Заголовок к тексту должен согласовываться со словом «акт»: например, «акт проверки…», «акт ликвидации…», «акт обследования…», или отвечать на вопрос «о чем?»: например, «акт о списании…», «акт о выделении к уничтожению документов и дел…» и т.д.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывается основание для составления акта (распорядительный документ, нормативный документ, договор и т.д.), перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть акта словом «Основание», которое набирается через 2-3 интервала после заголовка с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указывается наименование документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Основание: приказ директора школы от 17.04.2000 №2 «О проведении инвентаризации».

С новой строки от левого поля с прописной буквы набирается слово «Составлен» и перечисляются должности и фамилии председателя и членов комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке с указанием полного наименования должности. В названии должности указывается и название организации.

В констатирующей части излагается суть проделанной комиссией работы и установленные факты, результаты, выводы, предложения. Заключение констатирующей части может быть оформлено в виде таблицы.

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативным документом, регламентирующим его составление. В этом случае после текста перед подписями указывается количество составленных экземпляров акта и их местонахождение. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту, если они имеются.

Акт вступает в действие после его подписания председателем и всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. При оформлении реквизита «подпись» должности перед фамилиями не указываются. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Некоторые разновидности актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства – министром. Акт о выделении к уничтожению документов и дел – руководителем организации. Утверждение оформляется в виде грифа.

Датой акта является не дата его оформления, а дата события, проверки, обследования, экспертизы и т. д.

Справка – документ, содержащий обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу или подтверждение каких-либо сведений.

По содержанию справки делятся на две разновидности:

1. Содержащие информацию служебного характера

2. Удостоверяющие юридические факты.

Относящиеся к первой группе справки могут быть внутренними и внешними. Внутренние справки составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган. Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Обязательные реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Заголовок к тексту справки отвечает на вопрос «О чем?». В состав заголовка может быть включен период времени или дата, на которую приводятся, содержащиеся в справке данные: «О проведение итогов конкурса в 2006 г.».

Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или должностным лицом, которое является ее составителем.

Внешние справки составляются для предоставления в другую, как правило, вышестоящую организацию. Поэтому внешние справки оформляются на общем бланке. Обязательные реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст справки состоит, как правило, из двух частей: вводной и основной. В первой части излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может быть оформлен в виде таблицы.

Справка должна объективно отражать состояние документа, поэтому ее составление требует тщательной проверки сведений и анализа полученных данных.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем. Справка, содержащая сведения финансового характера, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью.

Справки, составляемые для подтверждения юридических фактов, представляют собой самую многочисленную разновидность справок. Они выдаются при необходимости подтверждения места жительства, работы, учебы, размера заработной платы, наличия иждивенцев и т.д.

Справки биографического характера оформляются на бланках формата А5.Обязательные реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, текст, подпись, печать. Заголовок к тесту документов, оформленных на бланках формата А5, не составляется.

Текст справок обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки указывается наименование учреждения, куда она представляется. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащие ненужные слова типа «дана настоящая в том …», «действительно работает…». При выдаче справок биографического характера широко используются трафаретные тексты.

Справка подписывается двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером (о зарплате), руководителем и зав. отделом кадров (о работе ) и заверяется основной печатью организации. Датой справки является дата ее подписания и выдачи.

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу.

Сводка в отличие от справки выполняет, в основном, информационную функцию. Сводка содержит информацию по какому-либо вопросу, собранную из различных источников, которые могут указываться в ее тексте. Текст сводки может иметь табличную форму. Внутренняя сводка оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательные реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись. Внутренняя сводка подписывается составителем. Внешняя сводка оформляется на общем бланке. Обязательные реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись. Внешняя сводка подписывается руководителем организации. Датой сводки является дата ее подписания.

Заключение – документ, содержащий выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются, как правило, на проекты нормативно-правовых документов (постановлений, положений, инструкций и т.д.), научные работы, проекты стандартов.

Заключения оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательные реквизиты: наименование вида документа, дата, заголовок к тексту, текст, подпись.

Заголовок к тексту заключения должен содержать название документа или вопроса, по которому оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей. В первой содержится анализ и общая оценка документа или вопроса. Во второй – излагаются конкретные замечания, выводы и предложения. При отсутствии замечаний и предложений в заключении используется формула: «С проектом согласен» или «По проекту замечаний нет». Заключение подписывается составителем и заверяется основной печатью организации.

Направление заключения в другое учреждение осуществляется сопроводительном письмом на бланке организации за подписью ее руководителя.

Перечень – документ, содержащий систематизированные перечисления объектов, на которые распространяются определенные нормы или требования.

Текст перечня оформляется на общем бланке организации в виде таблицы.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами. Перечни подписываются составителем. Отдельные разновидности перечней требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. Например, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержденные Руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000.

Список – документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

Списки составляются в целях регистрации или информирования. Текст списка может излагаться в табличной форме.

Список может оформляться на бланке организации, если он направляется за пределы организации, и подписываться ее руководителем. Если список является внутренним документом, он оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается составителем.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *