Регистрация и индексация документов

Технология индексации документов

Доронина Л.А.

Индекс – условное обозначение, указывающее на место составления, хранения или содержание документа. Индексация — проставление порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их исполнения или составления и хранения. Индексация документов производится при их регистрации.

В российском делопроизводстве для всех видов обозначений, связанных с регистрацией документов применяется один вид знаков — арабские цифры.

При индексации документов используются:

  • ? список структурных подразделений с их условными обозначениями;
  • ? перечень документов, не подлежащих регистрации;
  • классификаторы постоянных корреспондентов;
  • ? номенклатура дел.

При разработке в отрасли типового классификатора структурных подразделений учитывается наличие различных наименований аналогичных структурных подразделений. Для их формулировок используются наиболее распространенные названия с указанием возможных вариантов их толкования.

При индексации документов также может использоваться классификатор исполнителейили только ответственных исполнителей, который представляет собой перечень фамилий руководителей структурных подразделений, которые отвечают за исполнение документов, поручений. Фамилии в классификаторе перечисляются в последовательности, соответствующей перечислению наименований структурных подразделений в действующих нормативах (типовая или примерная структура, структура и штатная численность, штатное расписание).

Индексации подлежат все регистрируемые документы, а также документация, которая не регистрируется, но группируется в дела по номенклатуре. Специфика исполнения, хранения и поиска внутренней документации требует проставления идентичного индекса на основном документе и на приложении к нему, особенно при регистрации распорядительных документов. Каждый массив документов должен имеет свой уникальный индекс. Ведь индекс документа выполняет не только учетную функцию, но и поисковую. Индексы проставляются на документах и в регистрационных формах. На приложениях к поступившим или отправляемым документам индексы не ставятся.

Индекс документа включает в себя несколько элементов.

Наиболее удобным считается индекс, состоящий из:

  • условного обозначения структурного подразделения, получившего на исполнение или составившего индексируемый документ;
  • номера дела по номенклатуре, в которое этот документ должен быть помещен после исполнения;
  • порядкового номера документа при регистрации.

Принятые в конкретной организации расположение составных частей индекса должно быть постоянным, а система индексов оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.

В соответствии с ГОСТ 6.30-2003 расположение составных частей индекса следующее: 124/02-03, где

124- порядковый номер

02- номер дела по номенклатуре

03- информация о корреспонденте, исполнителе и т.д. (например, 03- отдел кадров).

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел.

Так, индексом документов, формируемых в дела только по видам (приказы, протоколы, распоряжения) служит только порядковый номер в пределах регистрируемого массива. При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса. Например, индекс протоколов заседаний Совета директоров и протоколов заседаний Общего собрания акционеров может различаться:

№ 1 с/д – первый протокол заседания Совета директоров.

Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности, поэтому необходимо дополнять индекс приказов по личному составу буквенным обозначением, например, 28-К или 12 л/с (личный состав) К приказам по личному составу относятся приказы о приеме или о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о всех видах поощрений и увольнении, то есть те, на основании которых вносятся записи в трудовые книжки сотрудников.

Однако приказы по личному составу имеют различные сроки хранения. Документы с разными сроками хранения не могут помещаться в одно дело. Следовательно, внутри этой категории документов (приказы по личному составу) необходимо при индексации сделать различия. При регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например, И-167 (Иванов), К-21 (Котов), А-213 (Абрамов) и т.д. Все эти обращения, поступившие в результате в одно место, должны учитываться под одним регистрационным индексом первого полученного документа с добавлением порядкового номера. Например, Н-184/1, Н-184/2, Н-184/3 и т.д. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями (договоров, решений и т.п.) состоит их регистрационного номера документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. При регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить буквой П, например, 56-П, и т.д.

Индекс исходящего и внутреннего документа проставляется в бланке документа на уровне реквизита «дата».

ПРАВИЛЬНО НЕПРАВИЛЬНО

Отдел кадровПРОТОКОЛ

21.03.2004 № 15

Отдел кадровПРОТОКОЛ № 15

от 21.03.2004

Следует учесть, что порядковая нумерация документов возрастает в пределах года отдельно по поступающей и отправляемой документации. Отправляемая документация индексируется на подлиннике и копии, остающейся в организации.

Индекс входящего документа проставляется в регистрационном штампе в правом нижнем углу при поступлении документа в организацию.

Наименование организации

Вх. № ___________

Дата______________

Внутренние документы

  • •Академия управления при Президенте Республики Беларусь Система открытого образования
  • •Делопроизводство
  • •Тема 1. Предмет, содержание и задачи курса 12
  • •Тема 2. Понятие документа. Свойства документа. Классификация документов 23
  • •Тема 3. Государственное регулирование делопроизводства 42
  • •Тема 4. Структура документа. Требования к оформлению документов 58
  • •Тема 5. Системы документации. Оформление управленческих документов 89
  • •Тема 11. Системы электронного документооборота 200
  • •Введение
  • •Тема 1. Предмет, содержание и задачи курса
  • •Контрольные вопросы к теме 1
  • •Тема 2. Понятие документа. Свойства документа. Классификация документов
  • •Понятие документа
  • •Функции документов
  • •Способы документирования
  • •Текстовое документирование
  • •Техническое документирование
  • •Фото-, кино-, видеодокументирование
  • •Документы на машинных носителях
  • •Материальные носители информации
  • •Свойства документа
  • •Классификация документов по различным признакам
  • •Контрольные вопросы к теме 2
  • •Тема 3. Государственное регулирование делопроизводства
  • •Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне
  • •Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне Государственные стандарты на документацию
  • •Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне
  • •Государственные стандарты на документацию
  • •Общегосударственные классификаторы технико-экономической и социальной информации
  • •Ведомственные нормативные акты
  • •Унификация и стандартизация
  • •Контрольные вопросы к теме 3
  • •Тема 4. Структура документа. Требования к оформлению документов
  • •Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков
  • •Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков Общие требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств
  • •Требования к бланкам документов. Порядок разработки бланков Общие требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств Реквизиты организационно- распорядительных документов
  • •Особенности оформления отдельных реквизитов
  • •Контрольные вопросы к теме 4
  • •Тема 5. Системы документации. Оформление управленческих документов
  • •Организационно-распорядительная документация
  • •Организационные документы – уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.
  • •Распорядительные документы – постановления, решения, приказы, распоряжения и др.
  • •Информационно-справочные документы
  • •Документирование деятельности коллегиальных органов
  • •Система плановой документации
  • •Система отчетной документации
  • •Кадровая документация
  • •Основные виды документов по
  • •Система бухгалтерской документации
  • •Регистры бухгалтерского учета
  • •Контрольные вопросы к теме 5
  • •Тема 6. Организация работы с документами
  • •Понятие «документооборот» и его развитие
  • •Основные правила организации документооборота в организации (учреждении)
  • •Входящие документы
  • •Исходящие документы
  • •Внутренние документы
  • •Учет объема документооборота
  • •Регистрация документов Общие правила регистрации документов
  • •Индексация документов
  • •Формы регистрации документов и порядок их заполнения
  • •Форма журнальной регистрации исходящих документов
  • •Форма журнальной регистрации входящих документов
  • •Контроль исполнения документов
  • •Контрольные вопросы к теме 6
  • •Тема 7. Номенклатура дел, методика ее составления и применения в практической деятельности
  • •Номенклатура дел
  • •Виды номенклатур дел
  • •Требования к составлению номенклатуры
  • •Заголовки и их составление в номенклатуре дел
  • •Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
  • •Требования к заполнению формы номенклатуры дел
  • •Графа первая – «Индекс дела».
  • •Графа вторая – «Заголовок дела (тома, частей)».
  • •Графа третья – «Количество дел (томов, частей)».
  • •Графа четвертая – «Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню».
  • •Графа пятая – «Примечание».
  • •Установление сроков хранения дел
  • •Контрольные вопросы к теме 7
  • •Тема 8. Формирование и текущее хранение дел
  • •Формирование и оформление дел
  • •Организация оперативного хранения дел
  • •Контрольные вопросы к теме 8
  • •Тема 9. Подготовка дел к передаче и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения
  • •Экспертиза ценности документов
  • •Проведение экспертизы ценности
  • •Оформление дел
  • •Оформление обложки дела
  • •Составление описей
  • •Порядок передачи документов на хранение в архив
  • •Контрольные вопросы к теме 9
  • •Тема 10. Организация работы с документированной информацией ограниченного доступа
  • •Организация работы с документами, которые отнесены к государственным секретам
  • •Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию
  • •Права доступа к конфиденциальным документам организации
  • •Прием регистрация конфиденциальных документов
  • •Группировка исполненных документов в дела
  • •Использование документов, дел и изданий, снятие с дел грифа ограничения доступа
  • •Контрольные вопросы к теме 10
  • •Тема 11. Системы электронного документооборота
  • •Электронный и бумажный документооборот
  • •Электронно–цифровая подпись
  • •Иок (pki) – инфраструктура открытых ключей
  • •Организация систем электронного документооборота
  • •Основные понятия о системах электронного документооборота Назначение сэд
  • •Основные свойства сэд Открытость
  • •Высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением
  • •Особенности хранения документов
  • •Особенности маршрутизации документов
  • •Разграничение доступа
  • •Отслеживание версий и подверсий документов
  • •Наличие утилит просмотра документов разных форматов
  • •Аннотирование документов
  • •Поддержка различных клиентских программ
  • •Общая классификация сэд Концепция есм
  • •Примеры реализации систем электронного документооборота
  • •Общее описание
  • •Основные функции системы
  • •Документ в системе
  • •Контрольные вопросы к теме 11
  • •Глоссарий
  • •Вопросы к зачету
  • •Литература Литература:
  • •Делопроизводство в государственной службе
  • •220007, Г. Минск, ул. Московская, 17.

Регистрация и индексация документов

Регистрация документов осуществляется путем проставления регистрационного индекса и даты регистрации с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационно-контрольных формах (РКФ) – регистрационных карточках или журналах регистрации. В практической деятельности для регистрации входящей и исходящей документации используются две регистрационные формы: регистрационная карточка и журналы регистрации документов.

Регистрация в регистрационных карточках, как правило, осуществляется в государственных учреждениях с объемом документооборота свыше 600 документов в год. Регистрационные карточки изготавливаются типографским способом на бумаге установленных форматов (при ручной регистрации) или же заполняются компьютерным способом. Регистрационная карточка должна содержать следующую информацию о регистрируемом документе: дату регистрации, сведения о корреспонденте, дату поступления и индекс документа (для входящих документов), краткое содержание документа, сведения о резолюции или кому направлен документ, отметку об исполнении документа и т.д.

В организациях с объемом документооборота до 600 документов в год допускается регистрация документов в журналах. При этом входящие документы, исходящие и внутренние документы регистрируют в отдельных журналах регистрации. Содержание реквизитов в журналах регистрации, входящих и исходящих и внутренних документов аналогично содержанию реквизитов в регистрационно-контрольных карточках. При небольших объемах документации эти журналы могут вести на протяжении нескольких лет.

При регистрации все документы делятся на несколько групп, каждая из которых должна регистрироваться отдельно: 1) входящие документы; 2) исходящие документы, 3) внутренние документы и др.

Входящие и исходящие документы имеют регистрационные номера. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым номером структурного подразделения, номером дела по номенклатуре дел, кодом документа, корреспондента, исполнителя и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом. Регистрационный номер для поступающих документов проставляется в следующей последовательности: порядковый номер регистрации, номер дела по номенклатуре дел (индекс документа). Например, регистрационный номер поступившего письма: № 182/06-14, где -182 — порядковый номер письма в пределах регистрационного массива писем; 06-14 – индекс дела по номенклатуре дел.

Индексация документов – это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре дел и регистрационного номера документа. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Регистрационный номер отправленных писем проставляется в обратной последовательности.

Порядковая нумерация производится в пределах делопроизводственного года, который соответствует календарному – с 1 января по 31 декабря. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.

Регистрация и индексация документов.

Регистрация документов — важнейший этап работы с документами; определяется ГОСТом как фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи сведений о них в регистрационных формах.

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения.

Цель регистрации — учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Информация обо всех полученных сообщениях и документах фиксируется секретарем в специальных регистрационных формах. Этот процесс получил название первичного учета {регистрации) созданных, входящих и отправляемых документов.

Регистрация включает проверку полноты реквизитов документов, соответствие их содержания сопроводительным документам и внесение данных первичного учета в регистрационный журнал.

На всех без исключения документах в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп (реквизит 31 — «Отметка о поступлении»). Если корреспондент не вскрывает конверт, то штамп ставится на конверте.

Большое значение имеет определение категории документов, не подлежащих регистрации. В каждом учреждении должен быть подготовлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ. Утверждается этот перечень руководителем организации. Нерегистрируемые документы (телеграммы, поздравительные письма, рекламные освещения) направляются по назначению, предварительно на них ставится регистрационный штамп без заполнения.

Основной принцип регистрации — однократность, т.е. регистрируется документ один раз и в одном месте (в канцелярии, общем отделе либо секретарем).

На практике находят применение три системы регистрации:

1) централизованная, т.е. регистрация всех документов производится в канцелярии, на малых предприятиях — у секретаря. Эта форма считается наиболее эффективной;

  • 2) децентрализованная, т.е. регистрация осуществляется в структурном подразделении секретарем подразделения;
  • 3) смешанная, т.е. когда сочетаются централизованная и децентрализованная системы (чаще на крупных предприятиях).

Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации — это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации.

Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения, на них проставляется регистрационный штамп без заполнения, иногда в нем указывается дата. Перечень документов, не подлежащих регистрации, закрепляется в инструкции по делопроизводству организации. Разработан и приведен такой перечень в «Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь».

Перечень документов, не подлежащих регистрации:

  • 1) документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения;
  • 2) заявки, наряды, разнарядки;
  • 3) поздравительные письма и телеграммы;
  • 4) программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий;
  • 5) пригласительные билеты;
  • 6) печатные издания (книги, журналы, газеты);
  • 7) рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения);
  • 8) письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг;
  • 9) информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, проспекты изданий, авторефераты и др.);
  • 10) формы статистической отчетности и сопроводительная документация к ним.

При регистрации каждому документу присваивается условное обозначение — индекс. Как правило, индекс состоит из условного обозначения структурного подразделения и номера дела по номенклатуре.

Индексация документов в делопроизводстве — это проставление при регистрации их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место исполнения (составления) и хранения документов.

Индекс входящего, исходящего или внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа.

Индексации подлежат все регистрируемые документы, а также документация, которая не регистрируется, но группируется в дела по номенклатуре. Индексы проставляются на документах и в регистрируемых формах. Отправляемая документация индексируется в подлиннике и копии, остающейся в учреждении. На приложениях к поступившим или отправляемым документам индексы не ставятся.

Для всех условных обозначений применяется один вид знаков — арабские цифры. Наиболее удобным считается делопроизводственный индекс, состоящий из условного обозначения структурного подразделения, получившего на исполнение или составившего индексируемый документ, номера дела по номенклатуре, в которое этот документ должен быть помещен после исполнения, и порядкового номера документа при регистрации. Например, индекс 5-29/960 инициативного исходящего документа включает:

  • ? индекс структурного подразделения (5);
  • ? номер соответствующего дела по номенклатуре (29);
  • ? индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации (960).

На ответном документе проставляется ссылка на исходящий регистрационный индекс и дату документа-запроса. Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, который присваивается ему в пределах делопроизводств года и который после исполнения дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело, например: № 324/1-19.

Распорядительные документы, протоколы получают, как правило, в качестве индекса только порядковые номера с начала календарного года. Регистрационным индексом приказов (распоряжений) по личному составу является порядковый номер, присваиваемый ему в пределах календарного года, дополненный литерой «К» (для приказов со сроком хранения 75 лет) или «Л» (для приказов со сроком хранения 3 года), например: № 25-К, 26-Л.

Совместные распорядительные документы, протоколы совместных заседаний имеют составные индексы, например: №31/25.

Если готовится совместное письмо, индексы присваиваются по журналу регистрации, например: № 02-15/375-03-17/215.

Номера на эти документы ставят только в момент регистрации. Другие наиболее важные документы регистрируются на общих основаниях (справки, докладные записки, акты и др.), для них применяется простая порядковая нумерации в пределах вида документов. При регистрации обращений к порядковому регистрационному индексу добавляется первая буква фамилии заявителя, например П-13. Принятая система условных обозначений документов должна быть постоянной и закреплена в инструкции по делопроизводству организации или в другом документе.

В качестве регистрационных форм вне зависимости от регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или РКК либо регистрация документов ведется на компьютере.

По способу регистрации различают три формы:

  • ? журнальную;
  • ? карточную;
  • ? автоматизированную, компьютерную.

Журнальная форма регистрации удобна при сравнительно малом объеме документооборота, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. В организациях с небольшим объемом документооборота (до 600 документов в год) допускается регистрация документов в журналах регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Журнальная форма используется также для учета специальных видов документов (приказы, телефонограммы и т.д.).

В «Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь» приведены формы журнала регистрации документов.

Достоинство журнальной формы заключается в том, что она обеспечивает охрану документов (одна из задач регистрации). Недостатки — неизбежная повторная регистрация при передаче корреспонденции из канцелярии в структурные подразделения; очень сложно по журналам вести контроль за исполнением документов, вести справочную работу.

Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место или в том случае, когда в организации незначительное количество документов.

Примерная форма журнала регистрации входящих документов с образцом заполнения

Дата поступления и индекс документа

Корреспондент, дата и индекс поступившего документа

Резолюция или кому направлен документ

Отметка об исполнении

13.09.200Х № 74/5-8

СП «Кравира» 11.09.200Х № 3-6/91

О поставке фурнитуры

Кпименковой

Ю.А.

Подготовить ответ до 18.09.200Х

В дело № 5-8

Подготовлен ответ. Исх.

№ 5-8/156

Примерная форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов с образцом заполнения

Дата и индекс документа

Корреспондент

Краткое содержание документа

Отметка об исполнении документа

17.04.200Х № 5-8/156

СП «Кравира»

О заключении договора на поставку фурнитуры

В дело № 5-8 …

Наиболее распространенной и более удобной является карточная система регистрации, при которой сведения о документе заносятся в регистрационно-контрольную карточку. Правила заполнения ее основных реквизитов определены «Инструкцией по делопроизводству». Карточки помещают в контрольную картотеку.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

  • ? автор (корреспондент);
  • ? название документа;
  • ? дата документа;
  • ? индекс документа;
  • ? дата поступления документа (для входящих документов);
  • ? индекс поступления документа (для входящих документов);
  • ? заголовок документа или его краткое содержание;
  • ? резолюция;
  • ? срок исполнения;
  • ? отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

В случае необходимости состав этих реквизитов может

быть дополнен следующими графами: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, количество листов основного документа и приложения и др. На верхнем поле РКК находится цифровая шкала, на которой кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления срока фактического исполнения документа.

Образец регистрационно-контрольной карточки

Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, так как можно сразу отпечатать несколько экземпляров карточек и разложить по картотекам, используя различные признаки классификации, например по предприятиям-контрагентам, по видам контрактов и т.д. Недостатком карточной регистрационной системы является вероятность потерь карточек.

Для введения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для их хранения. РКК заполняется в два этапа: первый — до рассмотрения документа руководителем, второй — после проставления на документе резолюции. Количество экземпляров заполняемых РКК определяется учреждением. Как правило, таких карточек две. Заполнив карточки, одну из них помещают в сроковую картотеку, а другую — вместе с документом передают исполнителю.

Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют. Организация по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф.

Для регистрации документов в автоматизированном режиме можно использовать систему электронного документооборота «ДЕЛО».

Система «ДЕЛО» — комплексное промышленное решение, позволяющее автоматизировать делопроизводство и внедрить электронный документооборот как в отдельно взятых организациях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Функции системы «ДЕЛО»:

  • ? регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних), в том числе обращений граждан;
  • ? ввод резолюций и контроль за их исполнением;
  • ? создание, согласование и подписание проектов документов в электронной форме;
  • ? маршрутизация и контроль за движением документов, рассылка по спискам;
  • ? поиск документов с возможностью сохранения поискового запроса;
  • ? работа с взаимосвязанными документами;
  • ? сканирование и прикрепление электронных образцов документов, возможность поточного сканирования, полнотекстовой поиск по прикрепленным файлам;
  • ? электронная цифровая подпись (ЭЦП) прикрепленных файлов документов;
  • ? обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП и шифрования;
  • ? справочно-аналитическая работа, формирование отчетов;
  • ? Web-доступ к базе данных.

Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера (ПК) можно использовать те же графы регистрационного журнала или карточки (рис. 6). Поиск документов на ПК осуществляется последовательным просмотром («пролистыванием») журнала по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой в организации. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть неразрывно связаны и осуществляться с помощью тех же журналов и карточек или автоматизированных систем регистрации.

Для каждого документа в системе формируется РКК, в которую заносятся сведения о документе. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, распоряжения, договоры, акты и т.д. Состав реквизитов РКК: корреспондент, краткое

Рис. 6. Образец регистрационной карточки на ПК содержание, дата создания, регистрационный номер документа, подпись, тематика, гриф доступа, отметка о наличии приложений, номенклатура, состав документа, резолюция и др. Некоторые реквизиты, например резолюции и отчеты об их исполнении, адресаты, корреспонденты, могут иметь множественное значение.

Вопросы и задания

  • 1. Какова цель регистрации документов?
  • 2. Сравните системы регистрации документов, существующие на практике.
  • 3. Когда регистрируются различные категории документов?
  • 4. Расскажите, для чего нужна и как производится индексация документов в делопроизводстве.
  • 5. Какие формы регистрации документов вы знаете? Приведите примеры.
  • 6. В каких случаях возможно применение журнальной формы регистрации, а в каких применение автоматизированной системы регистрации документов?
  • 7. Какие недостатки имеет журнальная форма регистрации документов?
  • 8. Назовите общие правила регистрации документов.
  • 9. Какие документы не подлежат регистрации СДОУ?
  • 10. Расскажите о порядке заполнения основных реквизитов РКК.

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Читинский государственный университет

Институт переподготовки и повышения квалификации

Кафедра политологии и управления

по предмету: «Делопроизводство»

на тему: «Регистрация и индексация документов»

2006 г.

Введение

Регистрация и учет документов

Порядок обработки поступающих документов

Порядок обработки отправляемых документов

Передача документов внутри организации

Учет количества документов

Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации

Правила регистрации и индексирования документов

Виды регистрационных учетных форм

Справочная картотека

Список литературы

Введение

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Регистрация и учет документов

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Порядок обработки поступающих документов

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время. Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Порядок обработки отправляемых документов

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Передача документов внутри организации

Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

Учет количества документов

Учет должен производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.

Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации

В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организации отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и др.

Правила регистрации и индексирования документов

Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном централизованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению – в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии – в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, – в службе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.

Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа) , заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела). Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы.

Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительная и вычислительная техника.

В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки:

· справочные;

· контрольно-справочные;

· по географии поступающих документов;

· по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

· тематические (приказы, решения) и др.

Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированных на машинных носителях.

Виды регистрационных учетных форм

В практической деятельности используют различные регистрационные учетные формы: журнальную, карточную, компьютерную.

Журнальную форму регистрации используют организации и структурные подразделения, где документооборот менее 500–600 документов в год.

Все листы журналов нумеруют в правом верхнем углу, начиная со второго. Все листы прошивают прочными нитками. Концы ниток выводят на последний пронумерованный лист (оборотная сторона). Используя бумажный квадрат по диаметру больше круглой печати, склеивают середины концов нитки. Сверху ставят печать организации с захватом части квадрата или непосредственно в середину квадрата. На этой же странице делают надпись, заверяющую правильность оформления. Например:

«В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 90 (девяносто) листов».

Надпись заверяет личной подписью делопроизводитель (секретарь), указывая должность, и проводя расшифровку личной подписи (фамилия, инициалы).

После окончания записей в журнале, делают надпись, например такого, содержания, «В данном журнале зарегистрировано 372 документа с №1 по №372. Случайно пропущен номер 41». Запись заверяют подписью.

Все журналы имеют номера по номенклатуре дел.

На обложке журнала должно быть написано: название журнала, название организации, регистрационный номер по номенклатуре дел, в правом нижнем углу – начато 00.00.00 и окончено 00.00.00. Числа начала и окончания журнала ставят по регистрации первого и последнего документа в журнале (в пределах календарного года).

Журнальная форма регистрации имеет свои технологические недостатки:

– формальный характер закрепления документа за валовым порядковым номером;

– сложности ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы;

– сложности обязательной многократной регистрации документов;

– отсутствие возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.

Для регистрации документов применяют единую регистрационно-контрольную карточку.

Изготовляют карточки типографским способом на бумаге формата А5 (148×210 мм). Для более быстрой ориентации можно применять цветовые различия по категориям документов. В этом случае карточки изготовляют с цветными полосами по верхнему полю. Возможен цветной бланк карточки: для входящих документов – зеленого, исходящих – синего, внутренних – желтого цвета.

Регистрационные графы на карточке, в журнале и компьютере существенных различий не имеют.

Организация, регламентирует в инструкции по делопроизводству:

– расположение реквизитов на карточке;

– зоны для записи;

– порядок использования оборотной стороны карточки;

– состав дополнительных реквизитов (определяет организация);

– количество заполненных экземпляров карточек (определяется числом справочных, контрольных и контрольно-справочных картотек, которые имеют канцелярии и структурные подразделения).

Справочная картотека

Справочная картотека состоит из 2-х частей и содержит:

– карточки на неисполненные документы, в т.ч. направленные в структурные подразделения для ознакомления и изучения;

– карточки на исполненные документы.

Картотека неисполненных документов включает следующие группы карточек:

– на поступившие документы;

– на документы, систематизированные по корреспондентам;

– на документы внутреннего пользования, сгруппированные по структурным подразделениям, руководителям, специалистам;

– на документы, объединенные датой поступления.

Часть картотеки на исполненные документы формируют по схеме номенклатуры дел или по направлениям деятельности организации. Внутри разделов карточки располагают по датам Поступления.

Справочный отдел контрольно-справочной картотеки по исполненным предложениям, заявлениям, жалобам строят по алфавиту фамилий заявителей.

Работа с картотеками предполагает:

– своевременное поступление карточек на вновь зарегистрированные документы;

– регулярное выполнение операций по ведению картотеки;

– внесение в карточки дополнительных сведений (резолюций, отметок о передаче специалистам, об исполнении и т.д.);

– внесение изменений в записи;

– перестановку карточек из одного раздела картотеки в другой.

При правильном ведении картотек справочная и поисковая работа осуществляется оперативно и эффективно.

Список литературы

2. Документы и делопроизводство: справочное пособие. Сост. Лихачев М.Т. ‑ М.: «Экономика», 1991.

3. «Основы делопроизводства» – требования к тексту документа, Л.П. Салазкина, Кемерово, 1997 г.

При регистрации поступающих документов в регистрационном штампе проставляются дата и индекс поступления

Для поступающих в организацию документов

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *